Dịch giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sang tiếng Anh là dịch đúng và đủ những gì đang in trên tờ giấy: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu hoặc thành viên (tuỳ loại hình), vốn điều lệ, ngày đăng ký lần đầu và lần thay đổi gần nhất, cơ quan cấp, chữ ký và con dấu. Bản dịch không được "cập nhật", rút gọn hay làm đẹp nội dung, kể cả khi thông tin đã cũ.
Tờ giấy này thường đi đầu bộ hồ sơ gửi ngân hàng nước ngoài, đối tác nhập khẩu, bên mời thầu hay cơ quan cấp phép ở nước khác. Vì vậy chỉ một chỗ lệch nhỏ, như tên tiếng Anh khác với tên trên hoá đơn hay vốn điều lệ ghi sai dấu phân cách, cũng đủ khiến bên nhận gửi câu hỏi ngược lại và hồ sơ đứng yên vài tuần.
Bài này đi qua từng mục theo thứ tự thường gặp trên giấy chứng nhận, kèm cách dịch đang được dùng phổ biến và những lỗi mà người làm dịch hồ sơ doanh nghiệp, trong đó có Dịch Việt, hay phải sửa lại cho khách.
Bản dịch phải bám đúng tờ giấy, không bám trí nhớ về công ty
Nguyên tắc đầu tiên nghe hiển nhiên nhưng hay bị bỏ qua: bản dịch là bản phản chiếu của một văn bản cụ thể, có ngày cấp cụ thể. Nếu công ty đã đổi địa chỉ nhưng chưa đăng ký thay đổi, bản dịch vẫn phải ghi địa chỉ cũ như trên giấy. Nếu người đại diện đã nghỉ việc mà giấy chưa cập nhật, bản dịch vẫn ghi tên người đó. Việc sửa thông tin thuộc về thủ tục đăng ký thay đổi, không thuộc về người dịch.
Điều này đặc biệt quan trọng sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025. Nhiều giấy chứng nhận cấp trước đó vẫn ghi phường, xã, quận, huyện và tỉnh cũ. Người dịch giữ nguyên địa danh như trên giấy; nếu bên nhận cần biết địa danh hiện hành, có thể thêm ghi chú của người dịch (translator's note) tách biệt, ghi rõ đó là thông tin bổ sung chứ không phải nội dung văn bản gốc. Gộp hai thứ vào một dòng là cách nhanh nhất để bản dịch bị coi là không trung thực.
Tương tự với tên cơ quan cấp. Giấy cấp khi còn Sở Kế hoạch và Đầu tư thì dịch đúng tên cơ quan đó (thường là Department of Planning and Investment, kèm Business Registration Office cho phòng đăng ký kinh doanh). Không tự đổi sang tên cơ quan sau sáp nhập, vì người thẩm định ở nước ngoài đối chiếu bản dịch với hình ảnh bản gốc, và họ có thể tra được tên cơ quan in trên con dấu.
Dịch từng mục: bảng đối chiếu thường dùng
Bảng dưới gom các mục chính trên giấy chứng nhận và cách dịch đang được dùng rộng rãi trong hồ sơ gửi ra nước ngoài. Không có một bản dịch "chính thức" duy nhất do nhà nước ban hành cho các nhãn này, nên điều quan trọng nhất là nhất quán trong toàn bộ hồ sơ.
| Mục trên giấy | Cách dịch thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Enterprise Registration Certificate | Thêm loại hình nếu giấy ghi rõ, vd "... – Joint Stock Company" |
| Mã số doanh nghiệp | Enterprise code (Enterprise ID number) | Mã này đồng thời là mã số thuế; có thể chú thích một lần "also the tax code" |
| Đăng ký lần đầu / Đăng ký thay đổi lần thứ | First registration / Amendment No. … | Giữ đúng số lần và ngày, không làm tròn |
| Tên công ty viết bằng tiếng Việt | Company name in Vietnamese | Giữ nguyên tiếng Việt, có dấu như trên giấy |
| Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài | Company name in foreign language | Chép đúng từng ký tự, không dịch lại |
| Tên công ty viết tắt | Abbreviated name | Chép nguyên |
| Địa chỉ trụ sở chính | Head office address | Giữ tên riêng không dấu hoặc có dấu theo quy ước thống nhất |
| Vốn điều lệ | Charter capital | Chú ý dấu phân cách hàng nghìn và chữ viết bằng chữ |
| Người đại diện theo pháp luật | Legal representative | Kèm chức danh, giấy tờ pháp lý cá nhân như trên giấy |
| Chủ sở hữu công ty (TNHH một thành viên) / Thành viên hợp danh | Company owner / General partner | Chỉ có ở một số loại hình; không tự thêm thành viên, cổ đông nếu giấy không ghi |
Một chi tiết hay bị hỏi: ngành nghề kinh doanh không còn in trên giấy chứng nhận theo mẫu hiện nay; danh sách ngành nghề nằm trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp và được thể hiện ở văn bản khác, như giấy xác nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nếu bên nhận yêu cầu ngành nghề, bạn cần xin văn bản đó rồi dịch riêng, không chèn ngành nghề vào bản dịch giấy chứng nhận.
Tên công ty, mã số và vốn điều lệ: ba chỗ hay sai nhất
Tên tiếng nước ngoài đã đăng ký thì chép, không dịch lại. Nếu giấy có dòng tên bằng tiếng nước ngoài, đó là tên pháp lý của công ty bằng ngôn ngữ đó. Người dịch không được "dịch hay hơn", không đổi Co., Ltd thành LLC, không thêm hay bớt dấu chấm phẩy. Mọi hồ sơ khác (hợp đồng, hoá đơn, tài khoản ngân hàng) cũng nên dùng đúng chuỗi ký tự này để bên nhận đối chiếu được.
Công ty chưa đăng ký tên tiếng nước ngoài thì ghi rõ là bản dịch. Khi giấy không có tên tiếng nước ngoài, người dịch vẫn phải chuyển tên sang tiếng Anh để người đọc hiểu, nhưng nên giữ thêm tên tiếng Việt gốc trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu. Như vậy bên nhận không nhầm bản dịch tên là tên đã đăng ký.
Mã số là chuỗi định danh, không phải con số để định dạng. Mã số doanh nghiệp phải chép đủ chữ số, kể cả số 0 đầu và phần đuôi của mã chi nhánh nếu có. Tuyệt đối không chèn dấu phẩy hay khoảng trắng để "dễ đọc", vì người thẩm định sẽ tra mã này trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Vốn điều lệ phải khớp cả bằng số lẫn bằng chữ. Tiếng Việt dùng dấu chấm phân cách hàng nghìn, tiếng Anh dùng dấu phẩy. Bản dịch để nguyên dấu chấm sẽ khiến người đọc nước ngoài hiểu sai giá trị tới hàng nghìn lần. Phần bằng chữ cũng phải dịch đủ và khớp với phần bằng số; nếu bản gốc tự nó có sai lệch giữa hai phần, người dịch giữ nguyên và ghi chú, không tự chọn một.
Đơn vị tiền ghi rõ. Nên dịch "đồng" thành "VND" và giữ nguyên cách viết của bản gốc nếu có kèm ngoại tệ quy đổi. Không tự quy đổi sang đô la Mỹ trong bản dịch.
Người đại diện, chức danh và thông tin cá nhân
Phần người đại diện theo pháp luật thường gồm họ tên, chức danh, ngày sinh, quốc tịch, loại và số giấy tờ pháp lý cá nhân, địa chỉ liên lạc. Họ tên người Việt nên viết in hoa không dấu hoặc có dấu theo đúng cách đã dùng trên hộ chiếu của người đó nếu hồ sơ có kèm hộ chiếu. Nguyên tắc chung là tên người phải khớp với giấy tờ tuỳ thân sẽ nộp cùng bộ, vì ngân hàng và cơ quan nước ngoài đối chiếu từng ký tự.
Chức danh là chỗ dễ dịch theo thói quen. "Giám đốc" dịch là Director là phổ biến, nhưng ở các nước theo hệ thống thông luật, Director thường được hiểu là thành viên hội đồng quản trị chứ không phải người điều hành. Nếu công ty có cả Chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, cách dịch Chairman of the Board of Directors và General Director (hoặc Chief Executive Officer nếu điều lệ dùng chức danh này) giúp người đọc không lẫn hai vai trò. Điều cần tránh là dùng hai cách dịch khác nhau cho cùng một chức danh ở hai văn bản trong cùng bộ hồ sơ.
Loại giấy tờ cá nhân cũng cần dịch đúng tên gọi đang in: căn cước công dân, căn cước hay hộ chiếu. Không tự đổi sang tên loại giấy mới nếu bản gốc ghi loại cũ; số giấy tờ chép nguyên. Ngày tháng nên chuyển sang dạng không gây nhầm lẫn, ví dụ viết tháng bằng chữ, vì người Mỹ đọc 03/04 là ngày 4 tháng 3.
Con dấu, chữ ký, mã QR và phần không phải chữ
Giấy chứng nhận không chỉ có chữ in. Một bản dịch đạt yêu cầu phải mô tả được mọi dấu hiệu trên bản gốc theo cách người đọc hiểu đó là gì và nằm ở đâu:
- Con dấu: mô tả trong ngoặc vuông, vd [Seal: Business Registration Office – Department of Planning and Investment of … Province], dịch phần chữ trên dấu nếu đọc được.
- Chữ ký: ghi [Signed] kèm họ tên, chức danh người ký in bên dưới; không cố "đọc" chữ ký tay.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: dịch đầy đủ ở đầu văn bản như bản gốc.
- Mã QR hoặc mã vạch: ghi [QR code] để người đọc biết bản gốc có mã kiểm tra.
- Chữ viết tay, gạch xoá: ghi chú vị trí và nội dung nếu đọc được, ghi [illegible] nếu không đọc được — không đoán.
- Phần chứng thực nếu bản gốc là bản sao có chứng thực: dịch cả lời chứng thực, số chứng thực và dấu của nơi chứng thực.
Thiếu những mô tả này, người thẩm định nhìn bản dịch không biết văn bản có dấu đỏ hay không, có ai ký hay không, và họ thường yêu cầu dịch lại. Phần lời chứng của người dịch và chứng thực chữ ký người dịch (nếu bên nhận yêu cầu) được đặt sau phần dịch, theo hình thức của nơi chứng thực.
Lỗi hay gặp và cách tránh
Phần lớn hồ sơ bị hỏi lại không phải vì dịch sai nghĩa, mà vì không khớp với các giấy tờ khác trong cùng bộ. Đối chiếu trước khi nộp tiết kiệm nhiều thời gian hơn sửa sau.
| Lỗi | Hậu quả thường gặp | Cách tránh |
|---|---|---|
| Tên tiếng Anh trên bản dịch khác tên trên hợp đồng, hoá đơn | Ngân hàng nghi là hai pháp nhân khác nhau | Lấy tên đã đăng ký làm chuẩn cho mọi văn bản |
| Dùng giấy chứng nhận cũ, chưa phải lần thay đổi gần nhất | Thông tin không khớp tra cứu trực tuyến | Dịch bản mới nhất, kiểm số lần đăng ký thay đổi |
| Để nguyên dấu chấm trong vốn điều lệ | Hiểu sai giá trị vốn | Đổi dấu phân cách theo tiếng Anh, kiểm lại phần bằng chữ |
| Họ tên người đại diện viết khác hộ chiếu | Yêu cầu giải trình hoặc giấy tờ bổ sung | Chép theo hộ chiếu nộp kèm |
| Tự thêm ngành nghề, địa chỉ mới vào bản dịch | Bản dịch bị coi là không trung thực | Ghi chú của người dịch tách riêng, hoặc xin văn bản gốc khác |
| Bỏ sót dấu, chữ ký, mã QR | Bị yêu cầu dịch lại đầy đủ | Mô tả mọi yếu tố phi chữ trong ngoặc vuông |
Chuẩn bị gì trước khi gửi dịch
Bạn nên gửi bản scan màu rõ nét của giấy chứng nhận mới nhất, đủ cả mặt sau nếu có, kèm bản tên tiếng nước ngoài công ty đang dùng trên hợp đồng và hoá đơn để người dịch đối chiếu. Nếu bộ hồ sơ còn có điều lệ, danh sách thành viên hay báo cáo tài chính, gửi cùng lúc để một người hoặc một nhóm dịch giữ thống nhất tên, chức danh và cách viết địa chỉ.
Hãy hỏi trước nơi nhận cần bản dịch ở hình thức nào: bản dịch có xác nhận của đơn vị dịch, bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch, hay bản dịch phải đi kèm hợp pháp hoá lãnh sự. Mỗi hình thức kéo theo thứ tự làm và số bản khác nhau; biết sớm thì tránh phải làm lại. Yêu cầu cụ thể về lệ phí, thời hạn và cơ quan tiếp nhận thay đổi theo từng thời điểm, nên bạn cần kiểm tại cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đại diện của nước nhận.
Nếu bạn cần dịch giấy chứng nhận cùng các hồ sơ pháp lý khác của công ty, có thể gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang; Dịch Việt sẽ hỏi lại mục đích sử dụng và nơi nhận trước khi báo phương án.
Câu hỏi thường gặp
Có cần dịch cả giấy xác nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp không?
Chỉ khi bên nhận cần thông tin không có trên giấy chứng nhận, phổ biến nhất là ngành nghề kinh doanh hoặc danh sách cổ đông sáng lập. Nhiều ngân hàng và đối tác hỏi ngành nghề để đánh giá rủi ro, nên nếu hồ sơ đi mở tài khoản hay đăng ký nhà cung cấp, chuẩn bị luôn văn bản này sẽ đỡ một vòng hỏi lại.
Tên công ty tiếng Anh tự đặt trên website có dùng trong bản dịch được không?
Không nên nếu tên đó chưa được đăng ký. Bản dịch giấy tờ pháp lý phải phản ánh tên pháp lý. Tên giao dịch trên website có thể nhắc trong thư giới thiệu, nhưng trong bản dịch giấy chứng nhận chỉ dùng tên đã đăng ký hoặc bản dịch tên kèm tên tiếng Việt gốc.
Giấy chứng nhận của chi nhánh dịch có khác công ty mẹ không?
Khác ở tên văn bản và một số mục: giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh ghi tên chi nhánh, mã số chi nhánh, người đứng đầu chi nhánh và thông tin doanh nghiệp chủ quản. Người dịch cần giữ rõ quan hệ chi nhánh thuộc công ty nào, tránh để người đọc hiểu chi nhánh là pháp nhân độc lập.
Bản dịch cũ còn dùng được khi công ty vừa đăng ký thay đổi không?
Thường là không, vì bản dịch gắn với một lần đăng ký cụ thể. Bên nhận tra cứu trực tuyến sẽ thấy thông tin mới và yêu cầu bản dịch tương ứng. Nếu thay đổi chỉ ở một mục, việc dịch lại thường nhanh, nhưng vẫn phải là bản dịch của văn bản mới.
Có nên dịch sang tiếng Anh rồi từ tiếng Anh sang ngôn ngữ thứ ba không?
Nên tránh với giấy tờ pháp lý. Mỗi lần chuyển qua ngôn ngữ trung gian là thêm một lớp diễn giải, và nhiều cơ quan chỉ chấp nhận bản dịch trực tiếp từ bản gốc. Nếu nơi nhận ở Nhật, Hàn hay Đức, hãy hỏi họ có chấp nhận tiếng Anh không trước khi dịch sang ngôn ngữ của họ.
Bản dịch có cần giữ đúng bố cục bản gốc không?
Không cần giống từng milimét, nhưng nên giữ thứ tự các mục, tiêu đề và vị trí tương đối của dấu, chữ ký. Người thẩm định thường đặt bản gốc và bản dịch cạnh nhau để dò; bố cục tương ứng giúp họ kiểm nhanh và ít nghi ngờ hơn.
