Bản dịch thường là đủ khi người đọc chỉ cần hiểu nội dung: tài liệu tham khảo, trao đổi nội bộ, xét sơ bộ không đòi xác nhận. Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch là cần khi nơi nhận đòi bản dịch có giá trị pháp lý ở Việt Nam. Còn khi nơi nhận ở nước ngoài, câu trả lời phụ thuộc họ chấp nhận bản dịch của ai, có khi không phải cả hai loại trên.
Chọn sai theo chiều nào cũng tốn: chọn thừa thì mất tiền và thời gian chứng thực cho thứ không ai đòi, chọn thiếu thì hồ sơ bị trả. Bài này không giải thích lại bản chất pháp lý của việc chứng thực; nó giúp bạn quyết định theo mục đích nộp.
Ba loại bản dịch ở góc người đặt dịch
Ở mức thực hành, khi đặt dịch giấy tờ bạn thường chọn giữa ba loại sau.
| Loại | Ai bảo đảm | Dùng khi |
|---|---|---|
| Bản dịch thường | Người dịch hoặc nơi dịch, không có xác nhận của cơ quan nào | Đọc hiểu, tham khảo, xét sơ bộ, nơi nhận nói rõ không cần xác nhận |
| Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch | Người dịch chịu trách nhiệm nội dung; nơi chứng thực xác nhận chữ ký và tư cách người dịch | Nộp cơ quan, toà án, trường học tại Việt Nam; nhiều hồ sơ nộp ra nước ngoài |
| Bản dịch theo chuẩn của nước nhận | Người dịch được nước nhận công nhận, hoặc người dịch kèm cam đoan theo mẫu nước nhận | Nơi nhận nói rõ chỉ chấp nhận người dịch của hệ thống họ hoặc yêu cầu cam đoan riêng |
Loại thứ ba hay bị bỏ qua. Có nước chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam nếu kèm cam đoan đủ nội dung; có nước chỉ chấp nhận bản dịch của người dịch trong danh sách của họ, khi đó bản dịch có chứng thực ở Việt Nam chưa chắc đã dùng được. Cách duy nhất để biết là đọc hướng dẫn của nơi nhận.
Chọn theo mục đích: bảng tra nhanh
Bảng dưới là định hướng thường gặp, không thay hướng dẫn cụ thể của nơi bạn nộp. Khi hai nguồn mâu thuẫn, luôn theo yêu cầu viết của nơi nhận.
| Mục đích | Thường cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hiểu nội dung một hợp đồng trước khi ký | Bản dịch thường | Bản dịch để đọc; giá trị pháp lý nằm ở bản hợp đồng các bên ký |
| Nộp hồ sơ xét tuyển sơ bộ của trường nước ngoài | Tuỳ trường | Nhiều trường cho nộp bản scan trước, bản có xác nhận khi nhập học |
| Nộp cơ quan nhà nước, toà án tại Việt Nam giấy tờ tiếng nước ngoài | Bản dịch có chứng thực | Giấy tờ nước ngoài thường phải hợp pháp hoá lãnh sự trước, trừ trường hợp được miễn |
| Hồ sơ visa, định cư nộp cơ quan nước ngoài | Theo hướng dẫn của nước đó | Có nước chấp nhận bản dịch Việt Nam có chứng thực, có nước yêu cầu người dịch được họ công nhận |
| Hồ sơ việc làm cho doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam | Thường là bản dịch thường hoặc có chứng thực tuỳ công ty | Hỏi phòng nhân sự; cơ quan cấp phép lao động có thể có yêu cầu riêng |
| Tài liệu nội bộ, đào tạo, tham khảo kỹ thuật | Bản dịch thường | Chất lượng thuật ngữ quan trọng hơn hình thức xác nhận |
Với hồ sơ tại Việt Nam, chuẩn mực tương đối rõ. Phần khó là hồ sơ nộp ra nước ngoài, vì mỗi nước, thậm chí mỗi loại thị thực, có quy định riêng về bản dịch.
Khi nơi nhận ở nước ngoài: đọc đúng từ khoá trong hướng dẫn
Hướng dẫn của cơ quan nước ngoài thường dùng những cụm từ có nghĩa cụ thể, khác với cách người Việt hiểu chữ “công chứng”. Ví dụ, trong tiếng Anh, “certified translation” thường chỉ bản dịch kèm cam đoan của người dịch về năng lực và độ chính xác, không nhất thiết có cơ quan nhà nước xác nhận. “Sworn translation” ở nhiều nước châu Âu lục địa chỉ bản dịch của người dịch đã tuyên thệ trước toà hoặc được cơ quan nhà nước bổ nhiệm. “Notarized translation” lại thường chỉ việc công chứng viên xác nhận chữ ký của người dịch.
Một số nước có hệ thống công nhận người dịch rất rõ. Úc có tổ chức NAATI cấp chứng nhận cho người dịch; với nhiều loại hồ sơ, cơ quan Úc yêu cầu bản dịch làm tại Úc phải do người dịch có chứng nhận này thực hiện, còn bản dịch làm ngoài Úc thì có yêu cầu riêng về thông tin người dịch. Canada với nhiều hồ sơ chấp nhận bản dịch của người dịch được chứng nhận, hoặc bản dịch kèm bản khai có tuyên thệ của người dịch. Đức và nhiều nước châu Âu thường cần người dịch được toà án công nhận cho giấy tờ chính thức. Đây là ví dụ để hiểu cơ chế; yêu cầu cụ thể cần kiểm hướng dẫn hiện hành của nước đến.
Vì vậy khi đọc hướng dẫn, hãy chụp đúng câu nói về bản dịch và gửi nguyên văn cho nơi dịch. Đừng tự chuyển ý thành “cần dịch công chứng”; chính bước tự diễn giải này làm mất thông tin quan trọng.
Những trường hợp không cần chứng thực mà người ta vẫn làm
Bản dịch để đọc hiểu trước khi ký. Bạn muốn hiểu hợp đồng thuê nhà bằng tiếng Anh trước khi ký: bản dịch thường là đủ. Chứng thực không làm bản dịch chính xác hơn; nó chỉ xác nhận chữ ký người dịch.
Hồ sơ xét sơ bộ. Nhiều trường đại học, chương trình học bổng, nhà tuyển dụng nước ngoài chỉ cần bản scan và bản dịch ở vòng đầu, rồi mới đòi bản có xác nhận khi đã trúng tuyển. Đọc kỹ thông báo để không chứng thực sớm những giấy có thể không cần dùng.
Tài liệu kỹ thuật, quy trình nội bộ. Hướng dẫn vận hành máy, quy trình sản xuất, tài liệu đào tạo cần chính xác thuật ngữ, nhất quán, dễ dùng. Không ai đòi chứng thực, và chứng thực cũng không giúp gì cho mục đích đó.
Thư từ, trao đổi thương mại. Thư chào hàng, biên bản họp, email với đối tác: bản dịch thường, chú trọng giọng văn đúng ngữ cảnh kinh doanh.
Giấy tờ chưa chắc sẽ nộp. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ nhưng chưa biết nơi nhận cụ thể, hãy dịch thường để chuẩn bị, chứng thực sau khi đã biết yêu cầu.
Ngược lại: những trường hợp chọn thiếu hay gặp
Lỗi chọn thiếu thường xảy ra khi người đặt dịch nghĩ “cứ nộp thử bản thường, cần thì làm sau”. Với một số hồ sơ, “làm sau” nghĩa là mất lịch hẹn, phải nộp lại từ đầu, hoặc hồ sơ bị xét theo bản thiếu và bị từ chối.
Hồ sơ nộp cơ quan nhà nước Việt Nam có giấy tờ tiếng nước ngoài, như đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, ghi chú ly hôn, thủ tục cấp phép lao động, gần như luôn cần bản dịch có chứng thực, và giấy tờ nước ngoài thường cần hợp pháp hoá lãnh sự trước khi dịch. Đây là trường hợp mà chọn bản dịch thường gần như chắc chắn bị trả.
Một lỗi tinh tế hơn là chọn đúng loại nhưng thiếu thành phần đi kèm. Ví dụ nơi nhận ở nước ngoài chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam nhưng yêu cầu thêm cam đoan của người dịch bằng ngôn ngữ của họ, kèm thông tin liên lạc, trình độ người dịch. Bản dịch có chứng thực nhưng thiếu cam đoan theo mẫu vẫn có thể bị yêu cầu bổ sung.
Khi phân vân, chi phí chọn thừa thường thấp hơn chi phí chọn thiếu. Nhưng cách rẻ nhất vẫn là hỏi một câu trước khi đặt.
Một bộ hồ sơ, nhiều loại bản dịch: tách cho hợp lý
Không phải mọi giấy trong cùng một bộ hồ sơ đều cần cùng một loại bản dịch. Một hồ sơ du học điển hình có văn bằng, bảng điểm, giấy tờ tài chính, thư giới thiệu, bài luận cá nhân. Trường có thể yêu cầu bản dịch có xác nhận cho văn bằng và bảng điểm, nhưng chấp nhận bản dịch thường hoặc bản tiếng Anh do người viết tự soạn cho thư giới thiệu. Bài luận thì vốn viết thẳng bằng ngôn ngữ đích, không phải dịch.
Tương tự, hồ sơ doanh nghiệp gửi đối tác nước ngoài thẩm định có thể chỉ cần bản dịch có chứng thực cho giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, còn hồ sơ năng lực và catalog là bản dịch thường, chú trọng thuật ngữ và trình bày.
Tách đúng giúp bạn giảm chi phí và thời gian, nhưng phải dựa trên yêu cầu viết của nơi nhận, không dựa trên cảm giác “giấy này chắc không quan trọng”. Cách làm gọn là lập một bảng nhỏ: tên giấy, nơi nhận yêu cầu loại bản dịch nào, số bộ. Gửi bảng này cùng yêu cầu đặt dịch, nơi dịch sẽ báo giá đúng từng dòng.
Nếu một giấy nào đó không rõ yêu cầu, xếp nó vào loại cao hơn hoặc hỏi lại nơi nhận. Đừng để một giấy duy nhất thiếu xác nhận kéo cả bộ hồ sơ bị trả.
Ba câu hỏi để quyết định trong năm phút
Trước khi đặt dịch, trả lời ba câu sau theo thứ tự. Câu trả lời thường đã đủ để chọn đúng loại.
- Ai đọc bản dịch này? Nếu chỉ bạn hoặc đồng nghiệp đọc để hiểu, chọn bản dịch thường. Nếu một cơ quan, trường, toà án hay đối tác dùng nó để ra quyết định, đi tiếp câu 2.
- Nơi nhận viết gì về bản dịch? Tìm câu cụ thể trong hướng dẫn. Nếu nói rõ loại, theo đúng loại đó. Nếu không nói gì, hỏi họ bằng email và lưu câu trả lời.
- Nơi nhận ở đâu? Ở Việt Nam: bản dịch có chứng thực là chuẩn phổ biến. Ở nước ngoài: kiểm họ có chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam không, có cần chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá kèm theo không.
Nếu sau ba câu vẫn chưa rõ, hãy gửi đoạn hướng dẫn của nơi nhận cho Dịch Việt trong mẫu đăng ký; người tiếp nhận sẽ đọc và đề xuất loại bản dịch trước khi báo giá.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch có chứng thực có chính xác hơn bản dịch thường không?
Không nhất thiết. Chứng thực xác nhận chữ ký và tư cách người dịch, không phải là bước kiểm lại nội dung. Độ chính xác phụ thuộc người dịch và khâu rà soát. Một bản dịch thường của người dịch giỏi có thể chính xác hơn một bản có chứng thực làm vội.
Nơi nhận ghi “bản dịch chính thức” thì là loại nào?
Cụm từ này không có nghĩa thống nhất. Ở Việt Nam, người ta thường hiểu là bản dịch có chứng thực. Ở nước ngoài, có thể là bản dịch của người dịch được họ công nhận. Hãy hỏi lại nơi nhận để tránh làm sai loại.
Có thể chứng thực bản dịch đã làm trước đó dưới dạng bản dịch thường không?
Thường được, nếu người dịch đủ điều kiện ký bản dịch đó trước người thực hiện chứng thực và bản dịch đáp ứng quy định về hình thức. Người dịch sẽ rà lại và chịu trách nhiệm về nội dung trước khi ký. Hỏi nơi dịch cụ thể về cách làm.
Bản dịch làm ở nước ngoài có dùng được tại Việt Nam không?
Tuỳ trường hợp. Thường bản dịch đó cần được hợp pháp hoá lãnh sự để dùng tại Việt Nam, hoặc bạn dịch lại tại Việt Nam từ giấy tờ gốc đã hợp pháp hoá. Kiểm yêu cầu của cơ quan Việt Nam nơi bạn nộp.
Cam đoan của người dịch là gì và khi nào cần?
Đó là văn bản người dịch ký, nêu mình đủ năng lực và đã dịch chính xác, đầy đủ bản gốc, kèm tên, thông tin liên lạc, ngày ký. Một số nước yêu cầu cam đoan này kèm bản dịch nộp hồ sơ. Nội dung cam đoan nên theo đúng mẫu hoặc mô tả của nơi nhận.