Dịch hồ sơ dự thầu quốc tế bắt đầu từ việc đọc điều khoản ngôn ngữ trong hồ sơ mời thầu: ngôn ngữ nào là ngôn ngữ của hồ sơ dự thầu, tài liệu bổ trợ bằng ngôn ngữ khác có được nộp không, và có phải kèm bản dịch hay không. Từ đó mới chọn được phần nào phải dịch toàn văn, phần nào dịch đoạn liên quan, phần nào giữ nguyên.
Với nhiều dự án dùng hồ sơ mẫu của các ngân hàng phát triển, quy định thường gặp là tài liệu bổ trợ và tài liệu in sẵn có thể bằng ngôn ngữ khác nếu kèm bản dịch chính xác các đoạn liên quan, và khi đó bản dịch được dùng để giải thích hồ sơ. Nói cách khác, bên mời thầu chấm theo bản dịch, không theo bản gốc. Một câu dịch sai trong chứng chỉ năng lực có thể làm hồ sơ không đạt dù bản gốc hoàn toàn đúng.
Bài này dành cho bộ phận đấu thầu của doanh nghiệp: cách đọc điều khoản ngôn ngữ, phân loại tài liệu cần dịch, giữ thuật ngữ khớp với hồ sơ mời thầu và lên lịch dịch ngược từ ngày đóng thầu.
Đọc điều khoản ngôn ngữ trước khi giao dịch bất cứ trang nào
Hồ sơ mời thầu quốc tế thường tách phần chỉ dẫn chung (Instructions to Bidders, ITB) và bảng dữ liệu riêng của gói thầu (Bid Data Sheet, BDS). Ngôn ngữ của hồ sơ dự thầu thường được nêu ở ITB và cụ thể hoá trong BDS. Bộ phận đấu thầu cần đọc cả hai, vì BDS có thể thay đổi hoặc bổ sung điều khoản chung, kể cả việc cho phép nộp song ngữ.
Những câu hỏi phải trả lời được trước khi giao dịch: ngôn ngữ chính của hồ sơ là gì; thư từ trao đổi trong quá trình thầu dùng ngôn ngữ nào; tài liệu bổ trợ (giấy chứng nhận, báo cáo tài chính, catalog) có được nộp nguyên ngôn ngữ gốc không; nếu có, cần dịch toàn văn hay chỉ đoạn liên quan; bản dịch có cần xác nhận hay chứng thực không. Mỗi câu trả lời thay đổi khối lượng dịch đáng kể.
Nếu điều khoản không rõ, đường đúng là gửi yêu cầu làm rõ theo cách thức và thời hạn hồ sơ mời thầu quy định, thay vì tự suy đoán. Câu trả lời làm rõ thường được gửi cho mọi nhà thầu, nên câu hỏi nên viết trung tính, không lộ chiến lược dự thầu của công ty.
Phân loại tài liệu: dịch toàn văn, dịch đoạn liên quan hay giữ nguyên
Một bộ hồ sơ dự thầu gồm nhiều loại tài liệu với mức độ rủi ro khác nhau. Phân loại sớm giúp dồn người dịch giỏi nhất vào chỗ quyết định kết quả chấm thầu.
| Loại tài liệu | Thường xử lý | Vì sao |
|---|---|---|
| Đơn dự thầu, bảng giá, các biểu mẫu | Lập trực tiếp bằng ngôn ngữ hồ sơ | Là cam kết pháp lý, không nên đi qua bản dịch |
| Đề xuất kỹ thuật, biện pháp thi công, phương pháp luận | Viết thẳng bằng ngôn ngữ hồ sơ hoặc dịch toàn văn có biên tập | Phần được chấm điểm, cần văn phong mạch lạc |
| Giấy chứng nhận đăng ký, giấy phép, chứng chỉ | Dịch toàn văn, có xác nhận nếu được yêu cầu | Dùng để đánh giá tư cách hợp lệ |
| Báo cáo tài chính đã kiểm toán | Dùng bản tiếng Anh của kiểm toán viên, nếu không có thì dịch | Dùng để đánh giá năng lực tài chính |
| Hợp đồng tương tự, biên bản nghiệm thu | Dịch đoạn liên quan: bên ký, giá trị, phạm vi, thời gian, xác nhận hoàn thành | Chứng minh kinh nghiệm |
| Catalog, tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất | Thường giữ nguyên nếu đã bằng ngôn ngữ hồ sơ; dịch đoạn thông số được đối chiếu | Chấm theo thông số đáp ứng |
| Bằng cấp, chứng chỉ nhân sự chủ chốt | Dịch toàn văn | Chứng minh trình độ nhân sự |
"Đoạn liên quan" không phải là chỗ để cắt bớt thông tin bất lợi. Nếu hợp đồng tương tự có điều khoản chậm tiến độ hay phạt, mà đoạn đó liên quan tới tiêu chí đánh giá, nó phải được dịch. Bên mời thầu có quyền yêu cầu bản dịch đầy đủ, và một bản dịch chọn lọc bị phát hiện sẽ làm giảm uy tín cả bộ hồ sơ.
Giữ thuật ngữ khớp với hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là bảng thuật ngữ đầu tiên. Nếu hồ sơ mời thầu gọi một hạng mục là "Employer's Requirements", đề xuất kỹ thuật không nên gọi là "Owner's Specifications". Người chấm thầu dò theo tiêu chí; dùng đúng chữ của họ giúp họ tìm thấy câu trả lời ở đúng chỗ.
Tên hạng mục trong bảng khối lượng phải trùng khớp. Bảng giá và bảng khối lượng thường có tên hạng mục, mã hạng mục và đơn vị tính cố định. Mọi tài liệu thuyết minh nhắc tới hạng mục đó phải dùng đúng tên và mã, không dịch lại theo cách khác.
Tên nhà thầu, liên danh, nhân sự thống nhất trên mọi trang. Tên công ty theo đăng ký, tên liên danh theo thoả thuận liên danh, họ tên nhân sự theo hộ chiếu hoặc bằng cấp. Một nhân sự xuất hiện với hai cách viết tên ở bảng kê và ở bằng cấp là đủ để bị yêu cầu làm rõ.
Đơn vị đo và định dạng số theo hồ sơ mời thầu. Nếu hồ sơ dùng hệ mét và dấu phẩy phân cách hàng nghìn, toàn bộ tài liệu dịch phải theo. Đặc biệt kiểm các số liệu doanh thu, giá trị hợp đồng, công suất, vì đây là các ngưỡng đánh giá đạt hay không đạt.
Văn phong đề xuất kỹ thuật là văn phong cam kết. Câu "nhà thầu sẽ cố gắng" dịch thành "will endeavour to" là một mức cam kết khác hẳn "will". Người viết và người dịch cần thống nhất mức cam kết với bộ phận kỹ thuật, không để người dịch tự quyết.
Lên kế hoạch dịch ngược từ thời điểm đóng thầu
Thời gian từ khi phát hành hồ sơ mời thầu đến lúc đóng thầu thường ngắn, và phần dịch hay bị dồn vào cuối. Cách lập lịch ngược dưới đây giúp tránh tình trạng người dịch làm đêm cuối với tài liệu chưa chốt:
- Từ ngày đóng thầu, trừ lùi thời gian in ấn, ký, đóng dấu, đóng quyển, niêm phong và vận chuyển (hoặc tải lên hệ thống nếu nộp điện tử).
- Trừ tiếp thời gian chứng thực hoặc hợp pháp hoá nếu tài liệu dịch cần hình thức đó; đây thường là khâu bạn ít kiểm soát nhất.
- Trừ thời gian người thứ hai đọc soát và bộ phận kỹ thuật duyệt đề xuất kỹ thuật bản dịch.
- Phần còn lại là thời gian dịch. Giao trước các tài liệu đã cố định (giấy phép, bằng cấp, báo cáo tài chính) ngay khi quyết định dự thầu.
- Đề xuất kỹ thuật thường chốt muộn nhất; chia theo chương để dịch song song với lúc kỹ thuật hoàn thiện.
- Lập bảng theo dõi: tên tài liệu, phân loại, người dịch, ngày giao, ngày soát, trạng thái chứng thực.
Nếu có văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu (addendum) phát hành giữa chừng, rà lại bảng thuật ngữ và các phần đã dịch có liên quan. Văn bản sửa đổi đôi khi đổi chính tên tiêu chí hoặc biểu mẫu.
Bằng chứng kinh nghiệm và năng lực: dịch sao cho người chấm tìm thấy ngay
Phần chứng minh kinh nghiệm thường là nơi nhà thầu Việt Nam mất điểm không phải vì thiếu kinh nghiệm, mà vì người chấm không tìm thấy thông tin trong bản dịch. Một số cách trình bày giúp bản dịch làm đúng việc của nó:
- Đặt bản dịch ngay sau bản gốc của từng tài liệu, cùng số trang hoặc mã tham chiếu, thay vì gom tất cả bản dịch ra cuối quyển.
- Với hợp đồng tương tự, dùng một trang tóm lược song ngữ do nhà thầu lập (tên dự án, chủ đầu tư, giá trị, thời gian, phạm vi, vai trò của nhà thầu) và đánh dấu đoạn tương ứng trong bản dịch hợp đồng.
- Giá trị hợp đồng ghi đúng đơn vị tiền của hợp đồng gốc; nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu quy đổi, ghi rõ tỷ giá và nguồn tỷ giá theo đúng quy định trong hồ sơ mời thầu.
- Vai trò của nhà thầu (thầu chính, thầu phụ, thành viên liên danh) phải dịch đúng như văn bản gốc; người chấm thầu đánh giá rất khác giữa các vai trò này.
- Biên bản nghiệm thu, xác nhận hoàn thành dịch đủ ngày ký và người ký, vì đó là căn cứ tính thời gian kinh nghiệm.
- Bằng cấp nhân sự chủ chốt dịch tên ngành, tên trường, xếp loại theo đúng văn bằng, không quy đổi sang hệ thống bằng cấp nước khác.
Mỗi tiêu chí đánh giá nên có một dòng trong bảng đối chiếu nội bộ: tiêu chí, tài liệu chứng minh, trang trong hồ sơ, trang bản dịch. Bảng này không nộp, nhưng giúp người soát cuối thấy ngay tiêu chí nào chưa có bằng chứng được dịch.
Những lỗi dịch làm hồ sơ bị đánh giá thấp hoặc không hợp lệ
Lỗi phổ biến nhất là số liệu không khớp giữa bản dịch và bản gốc: giá trị hợp đồng tương tự, doanh thu bình quân, số năm kinh nghiệm. Nguyên nhân thường là gõ lại số thay vì sao chép, hoặc đổi dấu phân cách nửa chừng. Bên mời thầu thấy chênh lệch sẽ yêu cầu làm rõ, và theo nguyên tắc chung của đấu thầu, làm rõ không được phép thay đổi bản chất hồ sơ.
Lỗi thứ hai là dịch xác nhận hoàn thành thành câu mạnh hơn bản gốc. Biên bản nghiệm thu ghi "nghiệm thu đưa vào sử dụng" mà bản dịch ghi "completed to the full satisfaction of the Employer" là thêm ý không có. Người chấm thầu có kinh nghiệm thường so sánh bản gốc, và một câu thêm thắt khiến họ nghi ngờ những phần còn lại.
Lỗi thứ ba là bỏ sót tài liệu cần dịch vì nghĩ "ai cũng hiểu", ví dụ chứng chỉ có sẵn vài dòng tiếng Anh nhưng phần nội dung chính bằng tiếng Việt. Bộ phận đấu thầu nên rà cuối cùng bằng một danh mục đối chiếu từng tiêu chí đánh giá với tài liệu chứng minh và bản dịch tương ứng.
Khi nào nên dùng người dịch có kinh nghiệm đấu thầu
Không phải mọi tài liệu đều cần người dịch chuyên đấu thầu. Giấy phép, bằng cấp, báo cáo tài chính có thể giao cho người dịch giấy tờ có kinh nghiệm. Nhưng đề xuất kỹ thuật và phần thuyết minh năng lực nên do người hiểu cách đánh giá hồ sơ dịch hoặc biên tập, vì cách sắp ý, cách trả lời đúng tiêu chí, cách dùng mức cam kết ảnh hưởng trực tiếp tới điểm.
Với gói thầu lớn, cách làm hiệu quả là một người điều phối dịch nắm bảng thuật ngữ, nhiều người dịch chia tài liệu, và một người soát cuối đọc toàn bộ theo góc nhìn của bên chấm thầu. Bộ phận đấu thầu nên cử một đầu mối trả lời câu hỏi thuật ngữ trong ngày, vì chậm trả lời là chậm cả chuỗi.
Quy định về đấu thầu, hình thức xác nhận bản dịch và yêu cầu của từng nhà tài trợ thay đổi theo thời gian và theo dự án, nên bạn cần đọc hồ sơ mời thầu cụ thể và hỏi bên mời thầu khi chưa rõ. Nếu doanh nghiệp cần phương án dịch cho một gói thầu, có thể gửi yêu cầu kèm danh mục tài liệu cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký trên trang.
Câu hỏi thường gặp
Có được nộp đề xuất kỹ thuật song ngữ không?
Chỉ khi hồ sơ mời thầu cho phép. Nếu cho phép, cần ghi rõ bản nào được dùng để giải thích khi có khác biệt. Nộp song ngữ khi không được yêu cầu làm tăng khối lượng đọc của bên chấm thầu và tạo rủi ro mâu thuẫn giữa hai bản, nên thường không có lợi.
Nộp thầu qua mạng thì bản dịch có cần chứng thực không?
Phụ thuộc yêu cầu của hồ sơ mời thầu và quy định của hệ thống đấu thầu điện tử áp dụng. Nhiều hệ thống chấp nhận bản scan tài liệu và yêu cầu xuất trình bản gốc hoặc bản có chứng thực ở giai đoạn sau. Kiểm điều khoản này sớm để không phải chứng thực gấp vào cuối.
Thư giới thiệu của chủ đầu tư cũ có cần dịch không?
Nếu được dùng làm bằng chứng kinh nghiệm thì nên dịch toàn văn, vì nội dung thường ngắn và mỗi câu đều là đánh giá. Giữ đúng mức độ khen ngợi của bản gốc, không làm mạnh thêm, và mô tả đủ chữ ký, con dấu, ngày tháng.
Bản dịch hồ sơ dự thầu có dùng lại được cho gói thầu sau không?
Phần tài liệu cố định như giấy phép, bằng cấp, báo cáo tài chính năm đó có thể dùng lại nếu chưa hết hiệu lực và nơi nhận chấp nhận. Nên lưu bản dịch cùng bảng thuật ngữ thành thư viện hồ sơ, đánh dấu ngày dịch và phiên bản bản gốc để biết khi nào cần dịch lại.
Nhà thầu liên danh với đối tác nước ngoài thì ai lo phần dịch?
Thoả thuận liên danh nên ghi rõ thành viên đứng đầu chịu trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, gồm cả bảng thuật ngữ chung. Mỗi thành viên chịu trách nhiệm tài liệu năng lực của mình, nhưng bản dịch cuối cùng phải qua một người soát thống nhất tên gọi và định dạng.
Có nên để người dịch đọc toàn bộ hồ sơ mời thầu không?
Người điều phối dịch nên đọc ít nhất chỉ dẫn nhà thầu, bảng dữ liệu, tiêu chí đánh giá và yêu cầu kỹ thuật. Không đọc những phần này, người dịch không biết câu nào là câu trả lời cho tiêu chí nào, và rất dễ dịch đúng chữ nhưng lệch trọng tâm.
