Duyệt bản nháp là lúc rẻ nhất để sửa một bản dịch: trước khi in, ký và chứng thực. Bạn bắt được phần lớn lỗi nghiêm trọng mà không cần giỏi ngoại ngữ, bằng cách so từng họ tên với hộ chiếu, từng con số với bản gốc, từng ngày tháng theo đúng thứ tự, và so chéo các giấy trong cùng bộ với nhau.
Lỗi văn phong hiếm khi làm hồ sơ bị trả. Lỗi làm hồ sơ bị trả gần như luôn là lỗi “đối chiếu được”: tên lệch một chữ, số căn cước sai một chữ số, ngày sinh đảo ngày với tháng, tên trường dịch hai kiểu ở hai giấy. Đó cũng là những thứ chỉ bạn biết chắc. Danh mục dưới đây đi theo đúng thứ tự một người soát hồ sơ làm.
Tám điểm soát trên bản nháp, theo thứ tự
Đặt bản gốc (hoặc ảnh chụp) bên trái, bản nháp bên phải, đi từ trên xuống dưới từng trang. Ghi số thứ tự điểm đã soát ra một tờ giấy riêng để không bỏ sót.
- Số trang. Bản nháp có tương ứng đủ các trang và mặt sau có nội dung của bản gốc không.
- Họ tên từng người. So từng chữ cái với hộ chiếu: thứ tự họ, tên đệm, tên; có dư hay thiếu khoảng trắng không.
- Ngày tháng năm. Ngày sinh, ngày cấp, ngày hết hạn. Kiểm tên tháng nếu được viết bằng chữ; kiểm thứ tự nếu viết bằng số.
- Số hiệu. Số căn cước, số hộ chiếu, số văn bằng, số vào sổ, số quyết định. Đọc ngược từng chữ số từ phải sang trái để không bị mắt tự sửa.
- Địa danh. Nơi sinh, quê quán, địa chỉ: đúng tên ghi trên giấy gốc, không tự đổi.
- Tên cơ quan, trường, công ty. Khớp cách viết đã dùng trong các giấy khác của bộ hồ sơ và trong hồ sơ đã nộp trước.
- Điểm số, xếp loại. Với bảng điểm: đếm số môn, so vài môn ngẫu nhiên, so điểm trung bình và xếp loại.
- Phần mô tả dấu, chữ ký, ghi chú. Mỗi con dấu, chữ ký, dòng viết tay trên bản gốc có chỗ tương ứng trên bản nháp không; ghi chú của người dịch có tách bạch khỏi nội dung dịch không.
Tám điểm này mất khoảng năm đến mười phút cho một giấy ngắn. Với bảng điểm dài, nên soát toàn bộ phần tên, số hiệu, điểm trung bình, và soát ngẫu nhiên phần điểm từng môn. Phần lời chứng, dấu giáp lai, cách đóng ghép chưa có trên bản nháp; chúng chỉ xuất hiện ở bản hoàn chỉnh.
Họ tên: nguồn lỗi số một
Tên người Việt qua bản dịch sang chữ Latinh không dấu có ba kiểu lệch thường gặp. Kiểu thứ nhất là mất hoặc thêm chữ: “Nguyen Thi Thu Ha” thành “Nguyen Thu Ha” vì người dịch nhìn sót tên đệm. Kiểu thứ hai là sai thứ tự: đưa tên lên trước họ theo thói quen phương Tây, trong khi hộ chiếu ghi họ trước. Kiểu thứ ba là ghép hoặc tách sai: “Thuha” thay vì “Thu Ha”, hoặc ngược lại.
Chuẩn để so là hộ chiếu, vì hộ chiếu là giấy tờ cơ quan nước ngoài coi là gốc để nhận diện bạn. Nếu chưa có hộ chiếu, chuẩn là cách viết không dấu bạn đã chọn và đã báo trước cho nơi dịch. Mọi giấy trong bộ hồ sơ phải dùng cùng một cách viết.
Với hồ sơ có nhiều người, như khai sinh có tên cha mẹ, hãy kiểm cả tên của họ. Tên cha mẹ trên khai sinh của con phải khớp với tên trên hộ chiếu của chính cha mẹ nếu họ cũng có mặt trong hồ sơ, ví dụ hồ sơ bảo lãnh gia đình.
Một trường hợp đặc biệt là người đã đổi tên hoặc giấy tờ cũ ghi tên khác giấy tờ mới. Bản dịch phải theo đúng giấy gốc, không tự “sửa cho khớp”. Thay vào đó bạn cần bổ sung giấy tờ chứng minh việc thay đổi và dịch luôn giấy đó.
Ngày tháng, con số và những lỗi “mắt tự sửa”
Mắt người có xu hướng đọc cái mình chờ đợi chứ không đọc cái được viết. Lỗi số trên bản dịch vì vậy thường lọt qua chính người dịch và cả người duyệt nháp.
| Kiểu lỗi | Ví dụ giả định | Cách kiểm hiệu quả |
|---|---|---|
| Đảo ngày và tháng | Bản gốc 05/08 (5 tháng 8) dịch thành August 5 hay May 8 | Ưu tiên bản dịch viết tên tháng bằng chữ; nếu viết số, xem ghi chú định dạng |
| Hoán vị hai chữ số | Số giấy tờ 0794 thành 0749 | Đọc ngược từ phải sang trái, hoặc nhờ người thứ hai đọc to |
| Thiếu một chữ số | Số hiệu 12 chữ số còn 11 | Đếm số chữ số hai bên |
| Nhầm năm cấp với năm sinh | Ngày cấp lấy nhầm dòng | So từng nhãn: ngày sinh, ngày cấp, ngày hết hạn |
| Điểm số bị làm tròn | Điểm 7,25 thành 7,3 | So vài điểm có hai chữ số thập phân |
| Dấu thập phân | Dấu phẩy Việt Nam đổi sang dấu chấm | Không phải lỗi nếu nhất quán và đúng quy ước ngôn ngữ đích |
Dòng cuối là ví dụ về một khác biệt không phải lỗi. Bản dịch sang tiếng Anh thường đổi “7,25” thành “7.25” theo quy ước tiếng Anh. Điều cần kiểm là giá trị không đổi và cách viết nhất quán trên mọi trang.
Đối chiếu chéo: soát cả bộ, không chỉ từng giấy
Vì sao cần. Cán bộ xét hồ sơ ở nước ngoài không đọc từng giấy riêng lẻ; họ đặt các giấy cạnh nhau để dựng lại câu chuyện về bạn. Mỗi bản dịch có thể đúng khi đứng một mình, nhưng nếu tên trường ở bằng khác tên trường ở bảng điểm, chức danh ở hợp đồng khác chức danh ở xác nhận công tác, câu chuyện bị đứt.
Lập bảng tên riêng của bộ. Trên một tờ giấy, liệt kê mọi tên riêng xuất hiện từ hai lần trở lên: họ tên các thành viên, tên trường, tên ngành, tên công ty, chức danh, địa chỉ. Bên cạnh mỗi tên ghi cách viết đã chốt. Soát từng bản nháp theo bảng này.
So ngày tháng giữa các giấy. Ngày tốt nghiệp trên bằng và trên bảng điểm, ngày bắt đầu làm việc trên hợp đồng và trên xác nhận công tác, ngày kết hôn trên giấy chứng nhận và trên tờ khai. Lệch một ngày cũng đủ để bị hỏi.
So với giấy tờ đã nộp trước. Nếu bạn từng nộp hồ sơ cho cùng nơi nhận, cách viết tên và tên trường lần này nên giống lần trước. Hồ sơ của bạn có thể đã nằm trong hệ thống của họ.
Ghi chú khi giấy gốc tự lệch. Đôi khi chính giấy gốc lệch nhau, như khai sinh ghi tên đệm khác hộ chiếu. Bản dịch vẫn phải theo đúng từng giấy gốc; việc của bạn là chuẩn bị giấy giải thích, không phải yêu cầu người dịch sửa cho khớp.
Bảng điểm và văn bằng: những điểm cần soát riêng
Bảng điểm là loại giấy dễ sai nhất vì khối lượng số lớn và trình bày dạng bảng. Ngoài việc so điểm, hãy kiểm số môn: đếm số dòng môn học trên bản gốc và bản dịch, hai con số phải bằng nhau. Một môn bị bỏ sót khi dàn bảng là lỗi khó thấy nếu chỉ đọc lướt, nhưng cán bộ xét tuyển đếm tín chỉ sẽ thấy ngay tổng không khớp.
Kiểm tiếp số tín chỉ hoặc số tiết từng môn và dòng tổng. Nếu bản gốc có tổng tín chỉ tích luỹ, điểm trung bình tích luỹ, xếp loại, ba con số này phải xuất hiện đủ trên bản dịch. Thang điểm cũng cần được thể hiện: bản dịch nên giữ nguyên thang điểm gốc, ví dụ thang 10, và nếu có ghi chú về thang điểm thì ghi chú đó phải nằm ngoài phần nội dung dịch.
Với văn bằng, chú ý tên ngành, tên chuyên ngành, hình thức đào tạo và xếp loại tốt nghiệp. Tên ngành nên khớp với cách dịch trên bảng điểm đi kèm; một bằng ghi “Business Administration” mà bảng điểm cùng bộ ghi “Management of Business” sẽ khiến người xét hồ sơ phải hỏi lại. Nếu trường có bản tiếng Anh chính thức của tên ngành, bản dịch nên dùng đúng tên đó.
Cuối cùng, kiểm năm học và kỳ học. Giấy tờ Việt Nam ghi năm học kiểu “2021–2022”, học kỳ I, II; bản dịch phải giữ đúng cách chia này để người đọc hiểu được tiến trình học.
Không biết ngoại ngữ thì kiểm phần nội dung thế nào
Bạn không cần đọc hiểu toàn văn để kiểm nội dung ở mức tối thiểu. Một cách đơn giản là đếm cấu trúc: bản gốc có bao nhiêu mục, bao nhiêu dòng trong bảng, bao nhiêu đoạn; bản dịch có tương ứng không. Một mục bị bỏ sót thường làm lệch cấu trúc rõ đến mức nhìn là thấy.
Cách thứ hai là kiểm các từ khoá bạn biết. Hầu hết mọi người biết tên tiếng Anh của tháng, của các xếp loại cơ bản, của từ “nam”, “nữ”. Bạn dò những từ đó ở đúng vị trí tương ứng. Với các ngôn ngữ khác, nếu có người quen biết tiếng, nhờ họ đọc lướt phần thông tin cá nhân là đủ hữu ích.
Cách thứ ba là dùng công cụ dịch máy để dịch ngược bản dịch về tiếng Việt, chỉ nhằm phát hiện chỗ nghĩa lệch hẳn, ví dụ “ly hôn” thành “kết hôn”. Đừng dùng kết quả dịch máy để yêu cầu sửa từng chữ; câu chữ của bản dịch hành chính có quy ước riêng mà dịch máy không phản ánh.
Với văn bản pháp lý hay chuyên ngành mà nội dung là trọng tâm, như hợp đồng hay hồ sơ bệnh án, việc kiểm nội dung nên giao cho người có chuyên môn trong lĩnh vực đó, không phải người đặt dịch tự làm.
Ghi chú sửa bản nháp thế nào cho nhanh
Cách bạn ghi chú quyết định tốc độ sửa. Một tin nhắn “bản dịch sai rồi” buộc nơi dịch phải hỏi lại; một tin nhắn có đủ các thông tin dưới đây được xử lý ngay:
- Tên giấy và số trang có lỗi, vị trí dòng hoặc ô trong bảng.
- Nội dung trên bản gốc (chụp cận vùng đó).
- Nội dung trên bản dịch hiện tại và nội dung đúng bạn đề nghị.
- Căn cứ cho đề nghị sửa: ảnh trang hộ chiếu, ảnh giấy tờ khác cùng bộ, hoặc đoạn yêu cầu của nơi nhận.
- Mức độ gấp: hạn nộp còn bao lâu, cần nhận lại bản sửa trước thời điểm nào.
- Bạn đã soát hết bộ chưa, hay mới soát một phần; gom mọi ghi chú vào một lần gửi để người dịch sửa một lượt.
Mục cuối giúp cả hai bên. Ghi chú rải rác qua ba lần nhắn dễ lạc một ý, và người dịch phải mở lại tệp ba lần. Một danh sách gom đủ, đánh số, được sửa một lượt và gửi lại một bản nháp mới để bạn soát nhanh lần cuối. Nếu bạn cần Dịch Việt soát giúp một bản nháp hay bản dịch nhận từ nơi khác trước khi nộp, có thể gửi yêu cầu kèm ảnh bản gốc qua mẫu đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Bản nháp gửi dạng tệp nào thì dễ duyệt nhất?
Tệp PDF giữ đúng bố cục, dễ đặt cạnh bản gốc; tệp văn bản cho phép bạn ghi chú trực tiếp. Trên điện thoại, PDF thường dễ xem hơn. Dù dạng nào, hãy ghi chú bằng chữ kèm số trang, số dòng thay vì chỉ khoanh tròn trên ảnh chụp.
Tên trên bản dịch đúng theo khai sinh nhưng khác hộ chiếu thì sao?
Bản dịch phải đúng nội dung giấy gốc, nên nếu khai sinh ghi khác hộ chiếu thì đó là chênh lệch của chính giấy tờ, không phải lỗi dịch. Bạn cần bổ sung giấy tờ giải thích sự khác biệt theo hướng dẫn của nơi nhận.
Bản dịch có ghi chú của người dịch có bị coi là không chính xác không?
Không, nếu ghi chú được tách bạch rõ và chỉ để giải thích thuật ngữ hay phần không đọc được. Ghi chú giúp cán bộ nước ngoài hiểu đúng bản chất giấy tờ Việt Nam. Vấn đề chỉ phát sinh khi ghi chú lẫn vào nội dung như một phần của giấy gốc.
Không có thời gian duyệt nháp thì có bỏ qua được không?
Được, nhưng bạn chấp nhận phát hiện lỗi muộn, khi sửa phải in và chứng thực lại. Nếu bận, ít nhất hãy soát ba thứ: họ tên, ngày sinh và số giấy tờ. Đó là ba chỗ lỗi hay gặp và dễ làm hồ sơ bị hỏi lại nhất.
Đã duyệt nháp nhưng nơi nhận vẫn yêu cầu sửa thì làm sao?
Đề nghị nơi nhận ghi rõ điểm cần sửa bằng văn bản hoặc email, rồi chuyển nguyên văn cho nơi dịch. Có khi yêu cầu của họ là về hình thức, như cần thêm cam đoan của người dịch, chứ không phải nội dung sai.
Duyệt nháp xong có cần kiểm lại bản hoàn chỉnh không?
Có, nhưng nhanh hơn nhiều: so bản hoàn chỉnh với bản nháp đã duyệt xem các điểm đã sửa có được giữ không, rồi xem phần chỉ có ở bản hoàn chỉnh như lời chứng, dấu, cách đóng ghép. Làm ngay khi nhận để còn thời gian xử lý.
