Doanh nghiệp có quản lý hoặc chủ sở hữu nước ngoài thường cần quy trình nội bộ, hướng dẫn công việc (SOP), sổ tay nhân viên và nội quy ở hai ngôn ngữ: một cho người ban hành và kiểm soát, một cho người thực hiện. Dịch các tài liệu này đúng cách nghĩa là xác định bản nào có giá trị pháp lý, giữ thuật ngữ thống nhất giữa hai bên, và viết sao cho người làm việc ở xưởng đọc một lần là hiểu và làm đúng.
Khác với hồ sơ gửi ra ngoài, tài liệu nội bộ được đọc hằng ngày bởi hàng trăm người có trình độ đọc rất khác nhau. Một bản dịch đúng từng chữ nhưng dài dòng, đầy từ Hán Việt hoặc cấu trúc câu tiếng Anh, sẽ không được đọc. Một bản dịch dễ đọc nhưng lệch nghĩa với bản gốc thì tạo ra hai quy trình chạy song song mà không ai biết.
Bài này dành cho phòng nhân sự, phòng chất lượng và ban quản lý doanh nghiệp có vốn nước ngoài tại Việt Nam, cũng như doanh nghiệp Việt Nam có chuyên gia nước ngoài làm việc.
Bản nào có giá trị: câu hỏi phải trả lời trước khi dịch
Với tài liệu nội bộ thuần tuý như quy trình sản xuất hay hướng dẫn vận hành máy, doanh nghiệp tự quyết định bản nào là bản gốc. Nhưng một số tài liệu chạm tới quan hệ lao động, như nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, chịu quy định của pháp luật lao động Việt Nam về nội dung, thủ tục ban hành và có thể cả việc đăng ký với cơ quan quản lý lao động. Văn bản được đăng ký và phổ biến cho người lao động bằng tiếng Việt là văn bản người lao động dựa vào; bản tiếng nước ngoài nên được coi là bản dịch để tham khảo.
Rủi ro thực tế nằm ở chỗ hai bản trôi xa nhau. Quản lý nước ngoài sửa bản tiếng Anh, quên cập nhật bản tiếng Việt; hoặc ngược lại, phòng nhân sự sửa bản tiếng Việt cho hợp luật mà bản tiếng Anh vẫn giữ nội dung cũ. Khi có tranh chấp kỷ luật, hai bên cầm hai văn bản khác nhau.
Vì vậy, mỗi tài liệu song ngữ nên ghi rõ ở trang đầu: bản ngôn ngữ nào ưu tiên khi có khác biệt, số phiên bản, ngày hiệu lực, người duyệt. Thủ tục và yêu cầu cụ thể đối với nội quy lao động thay đổi theo văn bản pháp luật hiện hành, nên doanh nghiệp cần kiểm với cơ quan quản lý lao động nơi đặt trụ sở hoặc hỏi luật sư lao động.
Loại tài liệu nội bộ và cách xử lý bản dịch
Không phải tài liệu nào cũng cần cùng một mức đầu tư. Bảng dưới gợi ý cách tiếp cận theo loại tài liệu và người đọc chính.
| Tài liệu | Người đọc chính | Cách xử lý gợi ý |
|---|---|---|
| Nội quy lao động, quy chế kỷ luật | Toàn bộ người lao động | Bản tiếng Việt là bản ban hành; bản dịch cho quản lý nước ngoài, dịch sát từng điều |
| Sổ tay nhân viên | Nhân viên mới, quản lý | Song ngữ hai cột hoặc hai quyển cùng số phiên bản; văn phong thân thiện, rõ ràng |
| Quy trình hệ thống (chất lượng, môi trường, an toàn) | Quản lý, đánh giá viên | Song ngữ, giữ đúng mã quy trình, mã biểu mẫu |
| Hướng dẫn công việc tại vị trí (SOP) | Công nhân, kỹ thuật viên | Viết lại bằng tiếng Việt dễ hiểu dựa trên bản gốc, kiểm khớp từng bước, kèm hình ảnh |
| Biểu mẫu, phiếu kiểm tra | Người điền và người kiểm | Nhãn song ngữ ngắn, giữ bố cục để đối chiếu |
| Thông báo nội bộ | Toàn bộ nhân viên | Song ngữ, ngắn, ưu tiên tiếng Việt ở trên |
Điểm đáng chú ý là SOP tại vị trí: đây là chỗ dịch sát nhất lại kém hiệu quả nhất. Câu tiếng Anh dạng "Ensure that the guard is in the closed position prior to initiating the cycle" dịch sát thành "Đảm bảo rằng tấm chắn ở vị trí đóng trước khi khởi động chu trình" vẫn hiểu được, nhưng "Đóng tấm chắn. Rồi mới bấm chạy máy." mới là câu công nhân làm theo. Hai câu phải cùng nghĩa, và người duyệt phải xác nhận điều đó.
Viết bản tiếng Việt cho người thực hiện đọc được
Một câu, một hành động. Mỗi bước bắt đầu bằng động từ, không gộp ba thao tác vào một câu dài. Nếu bản gốc gộp, bản tiếng Việt tách ra nhưng giữ đúng thứ tự.
Dùng từ người trong xưởng đang dùng. Mỗi nhà máy có từ gọi riêng cho máy móc, bộ phận, khu vực. Người dịch cần đi xưởng hoặc hỏi tổ trưởng để biết "jig" ở đây gọi là gì, "line" là chuyền hay dây chuyền. Dùng từ trong từ điển mà công nhân không dùng là tạo ra khoảng cách giữa giấy và việc.
Thống nhất thuật ngữ an toàn. Các mức cảnh báo (nguy hiểm, cảnh báo, chú ý) phải dùng cố định, không đổi lẫn. Biển báo và tài liệu dùng cùng từ.
Con số và đơn vị nổi bật. Nhiệt độ, áp suất, thời gian, mô-men siết là thông tin quyết định chất lượng. Đặt riêng một dòng, ghi đơn vị rõ, không giấu trong câu.
Hình ảnh thay chữ khi có thể. Ảnh chụp thao tác đúng, thao tác sai đặt cạnh nhau truyền tải tốt hơn nhiều đoạn văn, và không cần dịch. Chữ trong ảnh cần tránh hoặc làm song ngữ.
Thử với người đọc thật. Cho hai ba người ở vị trí đó đọc và làm theo bản mới trước khi ban hành. Chỗ nào họ hỏi lại là chỗ cần viết lại.
Sổ tay nhân viên: dịch cả giọng văn, không chỉ dịch chính sách
Sổ tay nhân viên của nhiều tập đoàn được viết với giọng thân mật, gọi người đọc là "you", dùng câu khẩu hiệu về văn hoá công ty. Dịch sát sang tiếng Việt thường cho ra những câu vừa cứng vừa lạ, kiểu "Bạn được khuyến khích trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình". Phần giá trị và văn hoá nên được chuyển ngữ tự nhiên, có thể viết lại câu, miễn giữ đúng ý; phần chính sách, quyền lợi, kỷ luật thì phải dịch chính xác, không được biên tập lại theo cảm nhận.
Cách xưng hô cũng là một quyết định: "bạn", "anh chị", "người lao động" hay "nhân viên". Văn bản có giá trị ràng buộc thường dùng "người lao động" cho khớp với hợp đồng và nội quy; phần giới thiệu văn hoá có thể dùng "bạn" cho gần gũi. Quan trọng là doanh nghiệp chọn và người dịch giữ cố định trong cả quyển.
Sổ tay hay có các ví dụ tình huống lấy từ bối cảnh nước công ty mẹ: ngày lễ, cách tính giờ, thói quen giao tiếp. Người dịch nên đánh dấu những ví dụ không hợp với Việt Nam để phòng nhân sự thay bằng ví dụ địa phương, thay vì dịch nguyên một tình huống người đọc không gặp bao giờ.
Thuật ngữ nhân sự dễ lệch giữa tiếng Anh và tiếng Việt
Một số khái niệm nhân sự trong tài liệu của công ty mẹ không trùng khít với khái niệm trong pháp luật lao động Việt Nam. Người dịch cần đánh dấu để phòng nhân sự xử lý, thay vì chọn một từ nghe giống:
- Probation: thử việc ở Việt Nam có quy định riêng về thời gian và điều kiện; sổ tay của công ty mẹ có thể mô tả khác.
- Termination, dismissal, layoff: tương ứng với các trường hợp chấm dứt hợp đồng, sa thải, cho thôi việc vì lý do kinh tế; mỗi trường hợp có điều kiện pháp lý khác nhau.
- Annual leave, sick leave, PTO: nghỉ hằng năm, nghỉ ốm và các chế độ khác ở Việt Nam có nguồn chi trả và điều kiện khác nhau; không gộp thành một khái niệm "ngày nghỉ có lương".
- Overtime: làm thêm giờ chịu giới hạn và cách tính theo quy định; tài liệu dịch không nên tự nêu hệ số hay giới hạn nếu bản gốc không dựa trên luật Việt Nam.
- At-will employment: khái niệm không áp dụng trong pháp luật lao động Việt Nam; nếu sổ tay gốc có, cần phòng nhân sự và luật sư quyết định bỏ hay sửa, không dịch nguyên.
- Grievance procedure: thủ tục khiếu nại nội bộ, nên gắn với cơ chế đối thoại tại nơi làm việc và tổ chức đại diện người lao động nếu có.
Nguyên tắc là: người dịch dịch đúng, nhưng không "Việt hoá" nội dung pháp lý. Việc điều chỉnh chính sách cho phù hợp pháp luật Việt Nam là việc của phòng nhân sự và luật sư; người dịch đánh dấu những chỗ có thể không phù hợp.
Giữ hai bản luôn khớp: quy trình kiểm soát phiên bản
Tài liệu nội bộ sống lâu và thay đổi nhiều. Cách tổ chức dưới đây giúp hai ngôn ngữ không trôi xa nhau:
- Mỗi tài liệu một mã, một số phiên bản dùng chung cho cả hai ngôn ngữ.
- Mọi yêu cầu sửa đổi đi qua một đầu mối (thường là phòng chất lượng hoặc nhân sự), không sửa trực tiếp trên một bản.
- Sửa bản gốc, đánh dấu thay đổi, rồi chuyển phần thay đổi cho người dịch; không dịch lại toàn bộ.
- Người duyệt song ngữ kiểm cặp đoạn thay đổi trước khi ban hành.
- Ban hành đồng thời cả hai bản, thu hồi bản cũ ở mọi vị trí treo, kể cả bản in ở xưởng.
- Lưu bảng thuật ngữ nội bộ và cập nhật khi có từ mới.
Đánh giá viên hệ thống quản lý chất lượng thường kiểm tài liệu tại vị trí làm việc. Thấy bản tiếng Việt ở chuyền khác phiên bản với bản tiếng Anh trong hệ thống là một phát hiện về kiểm soát tài liệu, dù nội dung chỉ lệch một bước nhỏ.
Tài liệu cho người lao động nước ngoài và ngôn ngữ thứ ba
Một số doanh nghiệp có quản lý người Hàn, người Nhật, người Trung Quốc hay người Đài Loan, nhưng tài liệu công ty mẹ bằng tiếng Anh. Khi đó có thể có ba ngôn ngữ trong một tài liệu. Cách làm ổn định là chọn một ngôn ngữ nguồn (thường là bản ban hành) và dịch trực tiếp từ đó sang các ngôn ngữ khác, tránh chuỗi dịch nối tiếp qua ngôn ngữ trung gian làm sai lệch dồn.
Với chuyên gia, nhà quản lý nước ngoài làm việc tại Việt Nam, sổ tay nhân viên bằng ngôn ngữ của họ giúp họ hiểu chính sách áp dụng cho mình. Tuy vậy, các quyền và nghĩa vụ theo pháp luật Việt Nam vẫn dựa trên văn bản tiếng Việt và hợp đồng lao động, nên bản dịch cần có câu nói rõ điều đó.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn hoá bộ tài liệu nội bộ song ngữ, Dịch Việt có thể bắt đầu từ bảng thuật ngữ và một vài quy trình mẫu để thống nhất văn phong trước khi làm cả bộ; bạn có thể gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang.
Câu hỏi thường gặp
Nội quy lao động có bắt buộc phải có bản tiếng nước ngoài không?
Không có yêu cầu chung như vậy. Nội quy được ban hành và phổ biến cho người lao động bằng tiếng Việt. Bản tiếng nước ngoài phục vụ quản lý và chủ sở hữu nước ngoài, nên ghi rõ đó là bản dịch tham khảo, và cập nhật cùng lúc với bản tiếng Việt.
Có nên làm tài liệu song ngữ hai cột hay hai quyển riêng?
Hai cột giúp đối chiếu dễ và khó trôi phiên bản, hợp với quy trình, biểu mẫu, nội quy. Hai quyển riêng dễ đọc hơn với sổ tay nhân viên dài. Dù chọn cách nào, hai bản phải chung mã và số phiên bản.
Có thể dùng dịch máy cho SOP để tiết kiệm thời gian không?
Có thể dùng làm bản nháp cho người dịch hoặc kỹ sư hiểu quy trình, nhưng bản ban hành phải được người hiểu thao tác thực tế soát và viết lại cho người thực hiện. Dịch máy thường dịch sát cấu trúc câu, thứ làm SOP khó đọc nhất.
Công nhân đọc không quen chữ thì tài liệu viết thế nào?
Ưu tiên hình ảnh, ký hiệu và hướng dẫn trực tiếp tại chỗ bởi tổ trưởng. Tài liệu chữ vẫn cần có để kiểm soát, nhưng huấn luyện thực hành và kiểm tra bằng thao tác quan trọng hơn. Đây là quyết định về đào tạo, không chỉ về dịch thuật.
Tài liệu của công ty mẹ có chính sách không phù hợp luật Việt Nam thì người dịch làm gì?
Người dịch dịch đúng nội dung và đánh dấu chỗ nghi không phù hợp kèm giải thích ngắn về khác biệt khái niệm. Quyết định sửa chính sách thuộc về doanh nghiệp, sau khi hỏi ý kiến phòng nhân sự và luật sư lao động.
Bao lâu nên rà lại bộ tài liệu song ngữ?
Nên rà định kỳ cùng chu kỳ xem xét của hệ thống quản lý, và rà ngay khi có thay đổi pháp luật lao động, thay đổi quy trình sản xuất hay thay đổi cơ cấu tổ chức. Rà theo bảng thuật ngữ giúp phát hiện nhanh chỗ hai bản dùng từ khác nhau.
