Dịch catalog và bảng thông số sản phẩm cho thị trường nước ngoài khác dịch tài liệu quảng bá ở chỗ: mỗi dòng trong bảng thông số là một cam kết kỹ thuật mà người mua dùng để đặt hàng, so sánh và khiếu nại. Bản dịch phải giữ nguyên mã hàng, đổi đơn vị đúng quy ước của thị trường nhận, dịch vật liệu và dung sai chính xác, và đặc biệt cẩn trọng với mọi câu nói sản phẩm "đạt" tiêu chuẩn hay chứng nhận nào.
Phần lời giới thiệu, khẩu hiệu trong catalog có thể cần chuyển ngữ sáng tạo; phần đó thuộc về việc viết lại nội dung tiếp thị. Bài này tập trung vào phần thông tin sản phẩm: thông số, quy cách, vật liệu, đóng gói, cảnh báo, bảo hành, là phần mà sai một chữ có thể thành tranh chấp thương mại.
Các ví dụ dưới đây dùng số liệu giả định để minh hoạ cách xử lý, không phải thông số của sản phẩm cụ thể nào.
Mã hàng, tên model và những thứ không bao giờ dịch
Mã hàng là định danh, không phải chữ. Mã sản phẩm, mã model, mã màu, mã vật liệu (ví dụ ký hiệu mác thép không gỉ) phải chép nguyên, kể cả chữ hoa chữ thường, dấu gạch và khoảng trắng. Người mua đặt hàng bằng mã, và hệ thống của họ so mã từng ký tự.
Tên thương hiệu và tên dòng sản phẩm giữ nguyên. Nếu tên dòng sản phẩm có nghĩa tiếng Việt, có thể chú thích nghĩa ở lần đầu, nhưng không thay tên. Đổi tên giữa catalog tiếng Việt và tiếng Anh tạo ra hai sản phẩm trong mắt khách hàng.
Ký hiệu tiêu chuẩn chép đúng. Ký hiệu tiêu chuẩn kỹ thuật (TCVN, ISO, EN, ASTM…) kèm số hiệu và năm phải chép đúng như bản gốc. Người dịch không tự đổi sang tiêu chuẩn tương đương của nước khác.
Mã HS không thuộc phạm vi dịch. Nếu catalog có mã HS, người dịch giữ nguyên như bản gốc; việc phân loại mã HS là nghiệp vụ hải quan của doanh nghiệp, không phải của người dịch.
Mọi chỗ không chắc, hỏi lại. Một ký tự trong mã bị mờ, hai bảng ghi hai thông số khác nhau cho cùng một model: người dịch đánh dấu và hỏi lại, không chọn hộ khách.
Đơn vị đo: đổi hay giữ, và đổi thế nào
Thị trường nhận quyết định đơn vị. Nhiều nước dùng hệ mét, nhưng một số thị trường và một số ngành vẫn quen đơn vị khác (inch, pound, psi, độ F). Bảng dưới là cách xử lý thường dùng; doanh nghiệp quyết định phương án, người dịch thực hiện nhất quán.
| Tình huống | Cách xử lý thường dùng | Rủi ro nếu làm sai |
|---|---|---|
| Thị trường dùng hệ mét | Giữ nguyên đơn vị, chỉ đổi dấu thập phân và phân cách | Ít rủi ro, chủ yếu sai dấu phẩy, dấu chấm |
| Thị trường quen đơn vị khác | Ghi đơn vị gốc, kèm quy đổi trong ngoặc | Quy đổi làm tròn thành sai dung sai |
| Thông số có dung sai (±) | Quy đổi cả giá trị danh nghĩa và dung sai, ghi rõ cách làm tròn | Sản phẩm đạt theo bản gốc nhưng "không đạt" theo bản dịch |
| Kích cỡ quần áo, giày | Giữ hệ cỡ gốc, kèm bảng quy đổi do doanh nghiệp duyệt | Khách đổi trả hàng loạt |
| Áp suất, nhiệt độ, công suất | Giữ đơn vị gốc, quy đổi khi thị trường yêu cầu | Nhầm đơn vị dẫn tới dùng sai điều kiện vận hành |
Nguyên tắc an toàn: bản gốc là giá trị chuẩn, quy đổi là giá trị tham khảo, và ghi rõ điều đó ở chú thích bảng. Quy đổi nên được bộ phận kỹ thuật duyệt, vì việc làm tròn đến bao nhiêu chữ số là quyết định kỹ thuật, không phải ngôn ngữ. Ví dụ giả định: dung sai ±0,5 mm quy đổi ra inch rồi làm tròn quá tay có thể ra một con số chặt hoặc lỏng hơn thông số thật.
Tuyên bố chứng nhận và chất lượng: chỗ có thể thành trách nhiệm pháp lý
Câu "sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao" trong tiếng Việt là lời giới thiệu chung. Dịch thành "certified to international standards" là một tuyên bố cụ thể: có chứng nhận, theo tiêu chuẩn quốc tế. Nếu doanh nghiệp không có chứng nhận tương ứng, câu dịch đó có thể bị coi là quảng cáo sai sự thật ở thị trường nhận. Người dịch phải giữ đúng mức độ của bản gốc: "đạt tiêu chuẩn" khác "được chứng nhận", "thử nghiệm theo" khác "phù hợp với".
Các dấu hợp chuẩn, hợp quy và chứng nhận chỉ được nhắc khi doanh nghiệp có giấy tờ chứng minh còn hiệu lực cho đúng sản phẩm đó. Người dịch nên hỏi lại khi bản gốc ghi tên một chứng nhận mà không nêu số giấy, phạm vi, hay khi một chứng nhận áp cho nhà máy bị viết như thể áp cho sản phẩm. Khác biệt giữa chứng nhận hệ thống quản lý và chứng nhận sản phẩm là điểm hay bị nhập nhằng.
Cũng cần phân biệt báo cáo thử nghiệm với chứng nhận. Một phiếu kết quả thử nghiệm từ phòng thí nghiệm cho biết mẫu đã được thử theo phương pháp nào và cho kết quả gì, tại thời điểm thử. Nó không tự động có nghĩa sản phẩm "được chứng nhận" theo tiêu chuẩn đó. Câu "tested according to" và "certified to" mang trách nhiệm khác nhau; người dịch chọn đúng câu theo giấy tờ doanh nghiệp thực có, và khi bản gốc tiếng Việt viết mập mờ, nên hỏi lại thay vì chọn câu mạnh hơn.
Với thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, đồ chơi trẻ em, thông tin về thành phần, chất gây dị ứng, công dụng và cảnh báo chịu quy định riêng ở thị trường nhận. Bản dịch catalog không thay được hồ sơ đăng ký sản phẩm hay nhãn theo quy định; doanh nghiệp cần chuyên gia tuân thủ của thị trường đó kiểm phần nội dung.
Vật liệu, màu sắc, quy cách đóng gói: những chữ nhỏ hay sai
Một số lỗi lặp đi lặp lại trong catalog dịch từ tiếng Việt:
- Vật liệu gọi theo thói quen thị trường: "inox" là cách gọi chung trong tiếng Việt, cần dịch đúng mác vật liệu theo bản gốc kỹ thuật thay vì chỉ ghi "stainless steel" chung chung khi bảng thông số có mác cụ thể.
- Gỗ: tên gỗ thương mại tiếng Việt có thể ứng với nhiều loài; khi bán sang thị trường có quy định về nguồn gốc gỗ, nên ghi cả tên khoa học nếu doanh nghiệp có thông tin chính xác.
- Màu sắc: tên màu sáng tạo ("xanh rêu đậm") nên giữ mã màu đi kèm; người mua đặt theo mã, không theo tên.
- Quy cách đóng gói: "thùng", "kiện", "bao", "cuộn" phải dịch đúng đơn vị đóng gói thật (carton, pallet, bag, roll), kèm số lượng mỗi đơn vị.
- Khối lượng: phân biệt khối lượng tịnh, khối lượng cả bì; trên catalog xuất khẩu, nhầm hai chỉ số này ảnh hưởng tới chào giá vận chuyển.
- Bảo hành: thời hạn và điều kiện bảo hành dịch đúng như chính sách thật; không dịch "bảo hành dài hạn" thành một con số năm cụ thể nếu bản gốc không có.
Phần lớn những lỗi này không phải lỗi ngôn ngữ mà lỗi thiếu thông tin. Người dịch catalog cần quyền hỏi bộ phận kỹ thuật, và doanh nghiệp cần một đầu mối trả lời nhanh.
Hiểu lầm phổ biến khi dịch catalog
Nhiều quyết định sai về dịch catalog xuất phát từ những giả định nghe hợp lý. Bảng dưới đối chiếu các giả định đó với thực tế làm hồ sơ xuất khẩu.
| Hiểu lầm | Thực tế |
|---|---|
| Bảng thông số toàn số, không cần dịch | Nhãn cột, đơn vị, chú thích, điều kiện thử nghiệm đều là chữ, và thường là nơi sai nhiều nhất |
| Dịch càng hay càng bán được | Phần thông tin sản phẩm cần chính xác trước; câu hay mà sai thông số là rủi ro khiếu nại |
| Tiếng Anh dùng được cho mọi thị trường | Một số thị trường, kênh bán lẻ yêu cầu thông tin cho người dùng cuối bằng ngôn ngữ địa phương |
| Người dịch biết sản phẩm như người bán | Người dịch cần bảng thuật ngữ, bản vẽ, mẫu thật hoặc ảnh chi tiết để hiểu đúng bộ phận, vật liệu |
| Dịch một lần dùng mãi | Mỗi lần đổi thông số, vật liệu, chứng nhận phải cập nhật cả hai ngôn ngữ cùng lúc |
| Catalog cũ đã dịch thì chỉ cần sửa vài chỗ | Sửa rải rác dễ để lại thông số cũ ở trang khác; cần rà lại theo mã hàng |
Điểm chung của các hiểu lầm trên là coi bản dịch catalog như một sản phẩm phụ của bản tiếng Việt. Thực tế, với người mua nước ngoài, bản dịch là catalog; họ không bao giờ thấy bản gốc. Mọi sai lệch trong bản dịch được hiểu là thông tin chính thức của doanh nghiệp.
Chuẩn bị tệp và quy trình dàn trang
Catalog thường được thiết kế bằng phần mềm dàn trang. Gửi đúng tệp giúp tiết kiệm nhiều thời gian và tránh lỗi gõ lại:
- Xuất tệp trao đổi từ phần mềm dàn trang hoặc gửi tệp nguồn, kèm phông chữ có hỗ trợ ngôn ngữ đích.
- Tách bảng thông số ra bảng tính nếu có thể, để dịch nhãn mà giữ nguyên số liệu.
- Đánh dấu chữ nằm trong ảnh (ảnh sản phẩm có ghi chú, sơ đồ kích thước) để thiết kế xử lý riêng.
- Dịch, rồi dàn trang lại; kiểm chữ tràn khung, ngắt dòng sai ở mã hàng, số bị tách khỏi đơn vị.
- Bộ phận kỹ thuật đối chiếu bảng thông số bản dịch với bản gốc, từng dòng.
- Người đọc bản ngữ hoặc người dịch thứ hai soát bản in thử trước khi phát hành.
Với catalog cập nhật thường xuyên, lưu bảng thuật ngữ và bộ nhớ dịch giúp lần cập nhật sau chỉ dịch phần mới, giữ thống nhất với bản cũ.
Khi nào catalog cần bản dịch có xác nhận
Catalog dùng để chào hàng thường không cần xác nhận. Nhưng khi catalog hoặc bảng thông số được nộp kèm hồ sơ dự thầu, hồ sơ đăng ký sản phẩm hay hồ sơ nhập khẩu, nơi nhận có thể yêu cầu bản dịch có xác nhận của đơn vị dịch hoặc bản dịch có chứng thực. Khi đó bản dịch phải bám sát bản gốc tuyệt đối, không được biên tập lại cho "thuận" như bản dùng để chào hàng.
Vì vậy nhiều doanh nghiệp giữ hai phiên bản: bản thông tin kỹ thuật dịch sát, dùng cho hồ sơ; và bản catalog tiếp thị đã biên tập theo thị trường. Hai bản phải khớp nhau về mọi thông số; chỉ phần lời văn giới thiệu được khác.
Yêu cầu cụ thể về hình thức xác nhận do cơ quan hoặc khách hàng nhận quyết định, nên bạn cần hỏi trước. Nếu doanh nghiệp cần dịch bảng thông số hoặc catalog kỹ thuật, có thể gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang, kèm thị trường đích và mục đích sử dụng; Dịch Việt sẽ đề xuất cách xử lý đơn vị và thuật ngữ trước khi dịch.
Câu hỏi thường gặp
Có cần dịch catalog sang ngôn ngữ của từng nước không hay tiếng Anh là đủ?
Tuỳ thị trường và kênh bán. Nhiều nhà nhập khẩu làm việc bằng tiếng Anh, nhưng một số thị trường yêu cầu thông tin sản phẩm cho người dùng cuối bằng ngôn ngữ địa phương. Hỏi nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối trước, vì họ biết yêu cầu tại chỗ.
Người dịch có tự quy đổi đơn vị được không?
Có thể làm phép tính, nhưng cách làm tròn và việc có hiện quy đổi hay không nên do bộ phận kỹ thuật duyệt. Quy đổi sai dung sai có thể làm sản phẩm bị coi là không đạt thông số dù không có gì thay đổi.
Bản tiếng Anh do nhà cung cấp linh kiện gửi có dùng thẳng được không?
Nếu là thông số của chính linh kiện đó và doanh nghiệp được phép dùng, có thể trích, nhưng phải khớp với thông số sản phẩm hoàn chỉnh của mình. Không ghép thông số linh kiện thành thông số sản phẩm khi chưa được kiểm.
Dịch máy có dùng được cho catalog hàng nghìn mã không?
Có thể dùng hỗ trợ cho phần mô tả lặp lại, nhưng phải có bảng thuật ngữ, khoá mã hàng không cho dịch, và người soát hiểu sản phẩm. Lỗi dịch máy ở thông số thường trông rất hợp lý, nên khó phát hiện nếu không đối chiếu từng dòng.
Catalog có cần ghi xuất xứ hàng hoá không?
Thông tin xuất xứ trên catalog phải đúng với thực tế và với hồ sơ xuất xứ của lô hàng. Cách ghi và yêu cầu cụ thể tuỳ quy định thị trường nhận; người dịch chỉ dịch đúng nội dung doanh nghiệp cung cấp, không tự thêm cụm như "made in" nếu bản gốc không có.
Ảnh sản phẩm có chữ tiếng Việt thì sao?
Nên thay bằng ảnh không chữ hoặc làm lại phần chữ trong tệp thiết kế. Để nguyên chữ tiếng Việt trong ảnh của catalog tiếng Anh làm người mua phân vân thông tin nào là đúng, nhất là khi chữ trong ảnh ghi kích thước.
