Giấy tờ do Hàn Quốc hoặc Nhật Bản cấp, muốn nộp cơ quan Việt Nam, thường phải được bộ ngoại giao nước cấp xác nhận dành cho nước không dùng Apostille, rồi được cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó hợp pháp hoá, sau đó dịch sang tiếng Việt có chứng thực. Cả Hàn Quốc và Nhật Bản đều dùng Apostille, nhưng Việt Nam chưa tham gia Công ước tại thời điểm viết, nên giấy chỉ có Apostille thường chưa được nhận.
Hai nước có hai khâu xác nhận mang tên riêng: phía Hàn Quốc là xác nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao, phía Nhật Bản là xác nhận con dấu công (công ấn) của Bộ Ngoại giao. Bài này đi qua chuỗi của từng nước, những giấy hay gặp trong hồ sơ kết hôn, khai sinh cho con, lao động, và các điểm dịch dễ sai: niên hiệu Nhật, cấu trúc sổ hộ tịch, tên Hangul và Kanji.
Chuỗi xác nhận của hai nước
Bảng mô tả chuỗi thường gặp với giấy do cơ quan nhà nước hai nước cấp. Giấy tư nhân (giấy uỷ quyền, cam kết) thường phải qua công chứng viên trước. Cách nộp, nơi nộp có thể thay đổi; kiểm hướng dẫn của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước cấp.
| Khâu | Hàn Quốc | Nhật Bản |
|---|---|---|
| Giấy tư nhân | Công chứng tại văn phòng công chứng Hàn Quốc | Công chứng tại văn phòng công chứng viên Nhật; một số nơi có dịch vụ một cửa gộp các khâu xác nhận |
| Xác nhận của nước cấp | Xác nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Hàn Quốc (dành cho nước không dùng Apostille) | Xác nhận công ấn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (dành cho nước không dùng Apostille) |
| Hợp pháp hoá | Đại sứ quán Việt Nam tại Seoul hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam phụ trách khu vực | Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo hoặc tổng lãnh sự quán Việt Nam phụ trách khu vực |
| Tại Việt Nam | Dịch sang tiếng Việt, chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch | Như bên trái |
Lỗi hay gặp nhất là xin nhầm Apostille thay cho loại xác nhận dành cho nước không dùng Apostille. Khi đặt giấy ở bộ ngoại giao nước cấp, nói rõ giấy dùng tại Việt Nam. Có Apostille rồi mới biết thì hỏi cơ quan đại diện Việt Nam cách xử lý, đừng tự gửi về.
Giấy do cơ quan đại diện Hàn Quốc, Nhật Bản tại Việt Nam cấp
Một số giấy người Hàn, người Nhật cần cho thủ tục tại Việt Nam lại được cấp ngay tại Việt Nam, bởi đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán của nước họ. Ví dụ quen thuộc là giấy xác nhận đủ điều kiện kết hôn của công dân Nhật, có thể do cơ quan hộ tịch ở Nhật hoặc cơ quan đại diện Nhật ở nước ngoài cấp. Giấy do cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam cấp hoặc chứng nhận đi theo con đường khác: thường được cơ quan lãnh sự Việt Nam hợp pháp hoá trong nước, không phải gửi về Seoul hay Tokyo.
Đây là lối tắt đáng kể với người đang ở Việt Nam, nhưng không phải giấy nào cũng làm được theo cách này: nó phụ thuộc vào việc cơ quan đại diện nước đó có cấp hoặc chứng nhận loại giấy bạn cần không, và cơ quan Việt Nam nơi nhận có chấp nhận không. Hỏi cả hai phía trước khi chọn.
Với giấy hộ tịch gốc (sổ hộ tịch Nhật, giấy chứng nhận quan hệ gia đình Hàn Quốc), giấy thường phải xin ở nước cấp. Người Hàn, người Nhật ở Việt Nam có thể xin bản giấy qua người thân, qua dịch vụ trực tuyến của nước họ, hoặc qua cơ quan đại diện tuỳ quy định; sau đó vẫn phải đi chuỗi xác nhận và hợp pháp hoá.
Giấy hộ tịch hay gặp và cách hiểu khi dịch
Hệ thống hộ tịch của Hàn Quốc và Nhật Bản không giống Việt Nam. Người dịch phải hiểu mỗi giấy chứng minh điều gì để chọn tên gọi tiếng Việt đúng chức năng, kèm tên gốc.
| Giấy (tên gốc) | Chứng minh điều gì | Lưu ý khi dịch |
|---|---|---|
| 기본증명서 (Hàn) | Thông tin nhân thân cơ bản: họ tên, ngày sinh, các thay đổi | Dịch theo chức năng "giấy chứng nhận thông tin cơ bản", giữ tên gốc |
| 가족관계증명서 (Hàn) | Quan hệ gia đình: cha mẹ, vợ chồng, con | Dịch đủ từng người, đúng quan hệ |
| 혼인관계증명서 (Hàn) | Tình trạng và lịch sử hôn nhân | Hay dùng để chứng minh đang độc thân hoặc đã ly hôn |
| 戸籍謄本 (Nhật) | Bản sao toàn bộ sổ hộ tịch của một hộ: các thành viên, sự kiện sinh, kết hôn, ly hôn | Dịch toàn bộ, kể cả các mục đã bị gạch (thành viên đã rời sổ) |
| 戸籍抄本 (Nhật) | Trích một phần sổ hộ tịch, thường chỉ một người | Ghi rõ là bản trích |
| 婚姻要件具備証明書 (Nhật) | Công dân Nhật đủ điều kiện kết hôn theo luật Nhật | Giấy then chốt trong hồ sơ kết hôn tại Việt Nam |
Sổ hộ tịch Nhật và các giấy hộ tịch Hàn Quốc thường ghi cả lịch sử: ai đã kết hôn, ly hôn, chuyển đi, chuyển đến, có khi kèm ghi chú bằng văn phong hành chính rất cô đặc. Bản dịch phải giữ đủ các dòng lịch sử này. Bỏ dòng "đã ly hôn ngày…" vì cho rằng không liên quan là làm sai nội dung chứng minh của giấy.
Niên hiệu Nhật và ngày tháng trong giấy hai nước
Giấy Nhật ghi năm theo niên hiệu. Đổi sang dương lịch bằng cách cộng thêm: năm Reiwa cộng 2018 (Reiwa 1 là 2019), năm Heisei cộng 1988 (Heisei 1 là 1989), năm Shōwa cộng 1925 (Shōwa 1 là 1926). Một người sinh năm Shōwa 60 là sinh năm 1985.
Năm chuyển niên hiệu có hai tên. Năm 2019 vừa là Heisei 31 (đến cuối tháng 4) vừa là Reiwa 1 (từ tháng 5); năm 1989 vừa là Shōwa 64 (vài ngày đầu tháng 1) vừa là Heisei 1. Đổi theo ngày cụ thể, không theo năm, thì không sai.
Ghi năm gốc trong ngoặc lần đầu. Ví dụ "ngày 12 tháng 3 năm 1985 (Shōwa 60)". Người đối chiếu thấy ngay số gốc; người đọc Việt Nam không phải tự tính.
Giấy Hàn Quốc thường dùng dương lịch. Nhưng thứ tự năm – tháng – ngày, nhiều khi viết bằng dấu chấm. Khi dịch sang tiếng Việt, đổi sang ngày – tháng – năm và rà từng con số; đảo nhầm tháng với ngày ở đây hay xảy ra hơn người ta nghĩ.
Tên người: Hangul, Kanji và chữ Latin
Tên trong bản dịch tiếng Việt sẽ được cơ quan Việt Nam ghi vào sổ hộ tịch hoặc giấy phép; sai ở đây là sai trên giấy tờ Việt Nam cấp sau đó.
- Chuẩn là tên Latin trên hộ chiếu. Tên người Hàn, người Nhật trên giấy hộ tịch nước họ viết bằng Hangul hoặc Kanji; cơ quan Việt Nam ghi tên theo hộ chiếu. Bản dịch ghi tên Latin đúng như hộ chiếu, kèm tên gốc trong ngoặc.
- Không tự chuyển tự. Một tên Hangul có thể có nhiều cách viết Latin; một tên Kanji có thể đọc nhiều cách. Người dịch tự chuyển tự dễ ra tên khác với hộ chiếu, dù "đúng" theo một quy tắc nào đó.
- Không đọc Kanji theo âm Hán Việt. Tên Nhật viết Kanji không được dịch thành tên Hán Việt; đó là một tên khác hẳn.
- Người thân trong sổ không có hộ chiếu kèm theo (cha mẹ, anh chị em trong sổ hộ tịch) — giữ tên gốc, kèm phiên Latin theo một hệ thống nhất quán và ghi chú là phiên âm của người dịch.
- Người Việt trong giấy Hàn, Nhật (vợ hoặc chồng người Việt đã được ghi vào sổ) — tên có thể bị ghi bằng Katakana hoặc Hangul; bản dịch ghi lại tên tiếng Việt có dấu theo giấy tờ Việt Nam của người đó, kèm cách ghi trong giấy gốc.
Ba hồ sơ hay gặp và giấy thường cần
Danh mục cụ thể do cơ quan Việt Nam nơi nhận quy định; dưới đây là các nhóm giấy thường xuất hiện, để bạn chuẩn bị xin cùng một đợt ở nước cấp thay vì gửi đi gửi lại:
- Đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Phía người Hàn: giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân, có khi kèm giấy chứng nhận thông tin cơ bản. Phía người Nhật: giấy xác nhận đủ điều kiện kết hôn, có khi kèm bản sao sổ hộ tịch. Cả hai thường có giới hạn thời gian kể từ ngày cấp.
- Đăng ký khai sinh cho con tại Việt Nam khi cha hoặc mẹ là người Hàn, người Nhật: giấy tờ chứng minh nhân thân và quan hệ hôn nhân của cha mẹ; tên con sẽ đi theo bản dịch tên cha hoặc mẹ, nên khâu đối chiếu tên với hộ chiếu càng quan trọng.
- Giấy phép lao động, công nhận trình độ: văn bằng, giấy xác nhận kinh nghiệm do công ty Hàn, Nhật cấp, lý lịch tư pháp của nước họ. Giấy do công ty cấp là giấy tư nhân, thường phải qua công chứng viên trước khi vào chuỗi xác nhận.
- Ghi chú kết hôn, ly hôn đã làm ở Hàn Quốc hoặc Nhật Bản vào sổ hộ tịch Việt Nam: giấy hộ tịch thể hiện việc kết hôn hoặc ly hôn, bản án hoặc quyết định nếu ly hôn qua toà.
Xin tất cả trong một lần ở nước cấp và đưa qua chuỗi xác nhận cùng lúc giúp tiết kiệm đáng kể, nhất là khi người cần giấy đang ở Việt Nam và phải nhờ người thân bên kia làm thay.
Lỗi hay gặp và cách tránh
Tổng hợp những lỗi làm hồ sơ kết hôn, khai sinh, lao động của người Hàn, người Nhật tại Việt Nam phải bổ sung:
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Xin Apostille thay vì xác nhận dành cho nước không dùng Apostille | Cơ quan Việt Nam không nhận | Nói rõ giấy dùng tại Việt Nam khi nộp ở bộ ngoại giao nước cấp |
| Bỏ các dòng lịch sử trong sổ hộ tịch | Bản dịch không đầy đủ, sai nội dung chứng minh | Dịch toàn văn, kể cả mục đã gạch |
| Đổi niên hiệu sai ở năm chuyển giao | Ngày sinh hoặc ngày kết hôn lệch | Đổi theo ngày cụ thể, ghi năm gốc trong ngoặc |
| Tên Latin trong bản dịch khác hộ chiếu | Sai trên giấy Việt Nam cấp sau đó | Lấy hộ chiếu làm chuẩn, kèm tên gốc |
| Giấy cấp quá lâu trước ngày nộp | Không còn trong thời gian nơi nhận chấp nhận | Tính cả thời gian xác nhận, hợp pháp hoá, gửi giấy |
Dịch Việt dịch giấy tờ tiếng Hàn, tiếng Nhật sang tiếng Việt và chuẩn bị bản dịch có chứng thực theo yêu cầu cơ quan nhận; bạn gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký, kèm ảnh chụp giấy và hộ chiếu. Quy định xác nhận, hợp pháp hoá ở mỗi nước có thể thay đổi — kiểm hướng dẫn hiện hành của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước cấp.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ Hàn Quốc có Apostille có cần làm gì thêm để dùng ở Việt Nam không?
Thường cần. Vì Việt Nam chưa tham gia Công ước Apostille tại thời điểm viết, giấy cần xác nhận của Bộ Ngoại giao Hàn Quốc dành cho nước không dùng Apostille rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam. Nếu đã lỡ làm Apostille, hỏi cơ quan đại diện Việt Nam cách xử lý.
Có thể hợp pháp hoá giấy Nhật tại Hà Nội thay vì ở Tokyo không?
Với giấy do cơ quan hộ tịch ở Nhật cấp, thường phải đi chuỗi ở Nhật. Với giấy do Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, cơ quan lãnh sự Việt Nam có thể hợp pháp hoá trong nước. Hỏi cả hai phía cho đúng loại giấy.
Sổ hộ tịch Nhật nhiều trang, có cần dịch các thành viên không liên quan không?
Có, nếu bạn nộp toàn bộ bản sao sổ hộ tịch. Bản dịch phải đầy đủ như giấy nộp. Nếu chỉ cần thông tin một người, hỏi nơi nhận có chấp nhận bản trích (chỉ một người) không; dịch bản trích ngắn hơn nhiều.
Người Hàn có cần giấy độc thân riêng để kết hôn tại Việt Nam không?
Giấy chứng minh tình trạng hôn nhân của người Hàn thường là giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân, có khi kèm giấy khác theo yêu cầu. Danh mục cụ thể do cơ quan đăng ký hộ tịch Việt Nam quy định; hỏi trước để xin đủ một lần.
Năm Heisei 31 và Reiwa 1 có phải cùng một năm không?
Đều thuộc năm 2019. Heisei 31 dùng cho khoảng thời gian đến hết tháng 4 năm 2019, Reiwa 1 từ tháng 5 năm 2019. Khi dịch, đổi theo ngày cụ thể ghi trên giấy và kèm năm gốc trong ngoặc.
Bản dịch tiếng Việt có thể làm ở Hàn Quốc hoặc Nhật Bản không?
Có thể, nhưng khi nộp cơ quan Việt Nam, bản dịch làm ở nước ngoài thường cũng phải được xác nhận và hợp pháp hoá, nên ít tiện. Phổ biến hơn là mang giấy đã hợp pháp hoá về Việt Nam rồi dịch, chứng thực tại đây.
