Không có một thứ tự đúng cho mọi hồ sơ: thứ tự đúng là thứ tự mà cơ quan nơi bạn nộp muốn. Có nơi chỉ cần bản gốc tiếng Việt được hợp pháp hoá rồi tự dịch ở nước họ; có nơi muốn bản dịch làm tại Việt Nam, được chứng thực chữ ký người dịch, rồi cả bản dịch đó đi qua chứng nhận lãnh sự và đại sứ quán; có nơi không cần dấu lãnh sự nào, chỉ soát bản dịch.
Câu hỏi quyết định chỉ có một: cơ quan nhận muốn xác thực cái gì — con dấu trên bản gốc, chữ ký của người dịch, hay cả hai. Trả lời được câu đó thì thứ tự tự hiện ra. Bài này trình bày bốn cách sắp xếp thường gặp, cách nhận ra nơi nhận đang theo cách nào, và những lỗi thứ tự mà đội ngũ Dịch Việt gặp nhiều nhất khi khách mang hồ sơ bị trả về làm lại.
Phần định nghĩa chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự và Apostille đã có nhiều tài liệu giải thích; ở đây chỉ bàn chỗ chúng giao với việc dịch.
Dấu lãnh sự xác nhận con dấu, không xác nhận nội dung bản dịch
Điểm hay bị hiểu nhầm nhất là nghĩ rằng một bản dịch đã qua lãnh sự thì "được nhà nước công nhận là dịch đúng". Thực tế, cơ quan lãnh sự chỉ đối chiếu con dấu và chữ ký trên giấy với mẫu đã lưu: chữ ký này đúng là của người có thẩm quyền, con dấu này đúng là của cơ quan đó. Họ không đọc lại bản dịch để xem thuật ngữ có chuẩn không, tên người có viết khớp hộ chiếu không.
Hệ quả thực tế rất rõ: một bản dịch sai vẫn có thể đi trót lọt qua chứng nhận lãnh sự và đại sứ quán, rồi bị chính cơ quan nhận ở nước ngoài trả lại vì tên trường dịch lệch, ngày sinh đảo thứ tự, hoặc thiếu một dòng ghi chú. Lúc đó toàn bộ chuỗi dấu phải làm lại từ đầu, vì không ai sửa được nội dung một tờ giấy đã đóng dấu.
Tương tự, khi bạn chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan chứng thực xác nhận chữ ký đó là của người dịch đủ điều kiện; trách nhiệm về độ chính xác nội dung thuộc về người dịch. Vì thế khâu kiểm bản dịch phải xong trước khi bước vào bất kỳ khâu đóng dấu nào. Đây là lý do một quy trình nghiêm túc luôn có bước đối chiếu bản dịch với khách (tên, ngày, số giấy) rồi mới chứng thực.
Bốn cách sắp thứ tự thường gặp
Bảng dưới gom các yêu cầu hay gặp thành bốn mô hình. Một nước có thể dùng mô hình khác nhau cho từng loại hồ sơ, nên hãy xem đây là khung để hỏi, không phải quy tắc theo nước.
| Mô hình | Thứ tự | Bản dịch làm ở đâu | Dấu hiệu nhận ra |
|---|---|---|---|
| A. Hợp pháp hoá bản gốc, dịch ở nước đến | Bản gốc hoặc bản sao chứng thực → chứng nhận lãnh sự → hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện nước đến → mang sang dịch | Người dịch được công nhận hoặc tuyên thệ tại nước đến | Nơi nhận nói "bản dịch phải do dịch giả được công nhận tại nước sở tại thực hiện" |
| B. Dịch tại Việt Nam, cả bản dịch đi qua chuỗi dấu | Dịch → chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch → chứng nhận lãnh sự → hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện | Tại Việt Nam | Nơi nhận yêu cầu "bản dịch đã được hợp pháp hoá" |
| C. Hợp pháp hoá bản gốc, dịch tại Việt Nam, bản dịch không qua lãnh sự | Bản gốc qua chuỗi dấu → dịch toàn bộ kể cả các dấu → chứng thực bản dịch | Tại Việt Nam | Nơi nhận chỉ yêu cầu hợp pháp hoá "giấy tờ gốc", bản dịch kèm xác nhận của người dịch |
| D. Không cần dấu lãnh sự | Bản sao → bản dịch kèm lời cam kết hoặc chứng thực | Tại Việt Nam hoặc nước đến tuỳ quy định | Nơi nhận chỉ nêu yêu cầu với người dịch, không nhắc hợp pháp hoá |
Ví dụ giả định để thấy các mô hình trộn lẫn thế nào: một bộ hồ sơ du học gồm bằng tốt nghiệp, bảng điểm và giấy khai sinh. Trường yêu cầu bằng và bảng điểm đã hợp pháp hoá kèm bản dịch làm tại Việt Nam (mô hình B), còn giấy khai sinh chỉ cần bản dịch có xác nhận của người dịch (mô hình D). Nếu làm cả ba theo mô hình B cho chắc, bạn trả thêm một lượt chứng nhận và hợp pháp hoá không ai đòi; nếu làm cả ba theo D, hai giấy quan trọng nhất bị trả.
Mô hình B tốn nhiều khâu nhất nhưng gọn cho người nộp: cầm sang nước ngoài là dùng được ngay. Mô hình A thường rẻ hơn ở phía Việt Nam nhưng phải chờ dịch ở nước đến. Chọn nhầm giữa A và B là lỗi tốn kém nhất, vì bạn trả tiền cho một bản dịch mà nơi nhận không công nhận.
Khi bản gốc đã có dấu lãnh sự thì bản dịch phải dịch cả dấu
Dịch toàn văn nghĩa là dịch cả phần không phải nội dung chính. Ở mô hình A và C, bản gốc mang thêm dấu chứng nhận lãnh sự của phía Việt Nam và tem hoặc dấu hợp pháp hoá của đại sứ quán. Những dấu này có chữ — tên cơ quan, số chứng nhận, ngày, chức danh người ký. Nơi nhận coi đó là một phần của giấy tờ, nên bản dịch thiếu phần dấu thường bị đánh giá là bản dịch không đầy đủ.
Thứ tự dịch phải theo đúng thứ tự trang. Dấu nằm mặt sau hay trên trang ghim thêm thì bản dịch cũng ghi rõ vị trí, ví dụ "[Mặt sau: dấu chứng nhận lãnh sự …]". Người đọc ở nước ngoài cần đối chiếu được từng dấu với bản gốc mà không phải đoán.
Dấu viết tay, chữ ký không đọc được thì ghi chú, không bịa. Chữ ký được dịch là "[đã ký]", con dấu tròn không đọc được chữ thì ghi "[con dấu, không đọc được]". Tự điền một cái tên đoán ra từ chữ ký là sai nguyên tắc dịch giấy tờ.
Vì vậy, hợp pháp hoá xong rồi mới dịch ở mô hình C. Nếu dịch trước khi bản gốc có đủ dấu, bạn sẽ phải dịch bổ sung phần dấu sau — thêm một lần chứng thực, thêm chi phí và thêm nguy cơ hai phần dịch lệch thuật ngữ với nhau.
Năm câu cần hỏi nơi nhận trước khi đặt dịch
Thay vì đoán theo kinh nghiệm của người khác, hãy hỏi thẳng cơ quan nhận (trường, công ty, cơ quan hộ tịch, cơ quan xuất nhập cảnh) hoặc đọc kỹ danh mục hồ sơ của họ. Năm câu sau đủ để xác định mô hình:
- Giấy tờ này có phải hợp pháp hoá lãnh sự không, hay nước đó có thoả thuận miễn với Việt Nam, hay họ không yêu cầu cho loại hồ sơ này?
- Cần hợp pháp hoá bản gốc, bản dịch, hay cả hai? Câu chữ trong danh mục như "legalized translation" khác với "legalized original with translation".
- Bản dịch phải do ai làm? Dịch giả tuyên thệ ở nước đến, dịch giả có chứng chỉ của hiệp hội nghề, hay bản dịch có chứng thực tại Việt Nam là đủ?
- Nộp bản gốc hay bản sao? Nhiều nơi giữ lại giấy tờ, nên nếu chỉ có một bản gốc (bằng tốt nghiệp chẳng hạn) thì nên làm chuỗi dấu trên bản sao chứng thực nếu nơi nhận chấp nhận.
- Có yêu cầu về thời gian không? Một số giấy (lý lịch tư pháp, xác nhận tình trạng hôn nhân) chỉ được chấp nhận trong một khoảng ngắn kể từ ngày cấp; tính lùi từ hạn nộp để không phải xin lại.
Ghi câu trả lời lại bằng văn bản (email, ảnh chụp trang danh mục). Khi hồ sơ bị trả, đó là căn cứ để biết lỗi nằm ở khâu nào.
Lỗi thứ tự hay gặp và cách tránh
Phần lớn hồ sơ phải làm lại không vì dịch sai chữ mà vì sai thứ tự hoặc thiếu một khâu:
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Dịch và chứng thực bản dịch xong mới phát hiện nơi nhận chỉ công nhận dịch giả nước họ | Mất chi phí dịch, vẫn phải dịch lại ở nước đến | Hỏi câu "bản dịch do ai làm" trước khi đặt dịch |
| Bản dịch được chứng thực ở nơi mà cơ quan lãnh sự chưa có mẫu chữ ký | Không chứng nhận lãnh sự được, phải chứng thực lại | Hỏi trước bản dịch chứng thực ở đâu thì đi tiếp được khâu lãnh sự |
| Dịch bản gốc khi chưa có dấu lãnh sự, sau đó nơi nhận đòi dịch cả dấu | Thêm một lần dịch và chứng thực | Với mô hình C, chỉ dịch sau khi chuỗi dấu hoàn tất |
| Ghim bản dịch vào bản sao không đúng bản đã hợp pháp hoá | Nơi nhận không đối chiếu được, trả hồ sơ | Bản dịch phải đóng giáp lai với đúng tờ giấy sẽ nộp |
| Tên người trên bản dịch khác chính tả hộ chiếu | Bị nghi là hai người khác nhau | Lấy hộ chiếu làm chuẩn phiên âm cho mọi giấy trong bộ |
| Giấy có hạn dùng bị làm quá sớm | Hết hạn trong lúc chờ lịch hẹn | Lập lịch ngược từ ngày nộp, làm giấy có hạn sau cùng |
Sắp lịch một bộ hồ sơ nhiều giấy
Một bộ hồ sơ thật thường gồm năm đến mười giấy, mỗi giấy có thể theo mô hình khác nhau. Cách sắp lịch gọn nhất:
- Lập bảng: mỗi dòng một giấy, ghi mô hình (A/B/C/D), số bản cần, giấy có giới hạn thời gian hay không.
- Xin các giấy chưa có. Giấy có hạn dùng ngắn xin sau cùng, nhưng vẫn phải đủ thời gian cho các khâu dấu.
- Chốt cách viết tên người, tên trường, địa danh cho cả bộ trước khi dịch giấy đầu tiên, để mười bản dịch dùng một cách viết.
- Dịch và kiểm với người nộp những giấy theo mô hình B, rồi mới chứng thực.
- Đưa các giấy cần dấu đi chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá cùng một đợt, kiểm lại từng dấu khi nhận về.
- Dịch các giấy theo mô hình C sau khi dấu đã đủ; dịch cả phần dấu.
- Sao chụp toàn bộ bộ hồ sơ hoàn chỉnh trước khi nộp, giữ bản lưu.
Nếu bạn gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang, hãy đính kèm danh mục hồ sơ của nơi nhận (ảnh chụp hoặc tệp). Dịch Việt đọc danh mục đó để đề xuất mô hình cho từng giấy trước khi báo các bước, thay vì dịch hết rồi mới hỏi. Thủ tục lãnh sự và nơi tiếp nhận có thể thay đổi; luôn kiểm thông tin hiện hành của cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện nước đến.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch đã chứng thực ở Việt Nam có dùng được ở mọi nước không?
Không. Chứng thực chữ ký người dịch là thủ tục trong nước, có giá trị với cơ quan Việt Nam. Muốn nước ngoài công nhận, bản dịch đó thường còn phải đi qua chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá, hoặc nơi nhận phải chấp nhận bản dịch làm ở nước ngoài. Có nơi chỉ công nhận dịch giả của nước họ.
Có thể hợp pháp hoá bản sao thay cho bản gốc không?
Thường được, nếu bản sao là bản sao chứng thực hợp lệ và nơi nhận chấp nhận bản sao. Cách này giúp giữ lại bản gốc khi nơi nhận không trả hồ sơ. Tuy vậy, một số loại giấy hoặc một số nơi nhận đòi bản gốc, nên hỏi trước khi làm chuỗi dấu.
Một bản dịch nhiều trang thì đóng dấu thế nào?
Các trang của bản dịch và giấy tờ kèm theo thường được ghim chung và đóng dấu giáp lai để không tách rời, thay trang được. Khi hợp pháp hoá cả bộ, dấu lãnh sự đóng trên trang có chữ ký của cơ quan chứng thực. Không tự tháo ghim sau khi đã đóng dấu.
Nếu phát hiện lỗi trong bản dịch sau khi đã hợp pháp hoá thì sửa được không?
Không sửa trực tiếp được trên tờ đã đóng dấu. Cách duy nhất là làm bản dịch mới, chứng thực lại và đi lại các khâu dấu cần thiết. Vì vậy khâu đối chiếu tên, ngày tháng, số giấy với người nộp trước khi chứng thực là khâu đáng đầu tư thời gian nhất.
Dịch cả con dấu và chữ ký trên giấy tờ có bắt buộc không?
Với giấy tờ nộp cơ quan nhà nước nước ngoài, bản dịch thường phải đầy đủ, tức là thể hiện cả con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề, dấu lãnh sự. Chữ ký dịch là "đã ký", phần không đọc được ghi rõ không đọc được. Bỏ qua phần này dễ bị coi là bản dịch thiếu.
Nước đến đã tham gia Công ước Apostille thì thứ tự có đơn giản hơn không?
Chỉ khi cả nước cấp giấy và nước nhận đều là thành viên. Tại thời điểm viết, Việt Nam chưa là thành viên Công ước Apostille, nên giấy tờ Việt Nam đi nước thành viên vẫn thường phải chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá như cũ, trừ khi có thoả thuận miễn riêng. Hãy kiểm lại tình trạng hiện hành.
