Hồ sơ xin visa cần dịch mọi giấy tờ bằng tiếng Việt mà cơ quan xét duyệt không đọc được, thường gồm bốn nhóm: giấy tờ nhân thân (khai sinh, kết hôn hoặc độc thân, xác nhận cư trú), giấy tờ tài chính (xác nhận số dư, sao kê, sổ tiết kiệm, giấy chứng nhận nhà đất), giấy tờ công việc (hợp đồng lao động, xác nhận công việc, đơn nghỉ phép, đăng ký kinh doanh) và giấy tờ về mục đích chuyến đi. Hộ chiếu, vé máy bay, đặt phòng hay thư mời do phía nước ngoài lập thường đã có sẵn ngôn ngữ nơi nhận, không phải dịch.
Ngôn ngữ đích phổ biến nhất là tiếng Anh, nhưng một số nước chấp nhận hoặc ưu tiên ngôn ngữ của họ. Hình thức bản dịch cũng khác nhau: nơi cần bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch, nơi cần lời cam kết của người dịch, nơi chỉ cần bản dịch rõ ràng. Bài này giúp bạn lập danh mục trước khi gửi dịch, để không dịch thừa giấy không cần, cũng không thiếu giấy làm hồ sơ bị trả.
Nguyên tắc chung: giấy nào phải dịch, dịch sang tiếng gì
Viên chức xét visa chỉ đánh giá được những gì họ đọc được. Một tờ xác nhận số dư rất đẹp nhưng chỉ có tiếng Việt, với họ, gần như một tờ giấy trắng có con dấu. Vì vậy nguyên tắc đầu tiên rất đơn giản: giấy nào nộp kèm mà không phải bằng ngôn ngữ nơi nhận chấp nhận thì phải có bản dịch đi kèm. Bản dịch không thay bản gốc hay bản sao; hai thứ luôn đi thành cặp để người xét đối chiếu được.
Ngôn ngữ đích do nơi nhận quyết định, không do người nộp chọn. Phần lớn cơ quan đại diện các nước tại Việt Nam nhận tiếng Anh; một số nước châu Âu, châu Á có thể yêu cầu hoặc chấp nhận thêm ngôn ngữ của họ. Danh mục hồ sơ đăng trên trang của cơ quan đại diện hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực là nguồn để tra, và nên tra lại ngay trước khi nộp vì danh mục thay đổi theo thời kỳ.
Điều thứ ba là hình thức. Có ba mức thường gặp: bản dịch thường có thông tin người dịch; bản dịch kèm lời cam kết của người dịch về tính đầy đủ và chính xác; bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Nếu danh mục không ghi rõ, phương án an toàn là bản dịch có chứng thực, vì nó thoả cả hai mức dưới. Giấy tờ dùng cho định cư, đoàn tụ thường có yêu cầu chặt hơn visa ngắn hạn, kể cả việc ai được phép dịch.
Bảng danh mục giấy tờ hay phải dịch theo từng nhóm
Bảng dưới gom các giấy tờ phổ biến trong hồ sơ visa của người Việt. Cột cuối là chỗ hay sai khi dịch, để bạn kiểm lại bản dịch khi nhận.
| Nhóm | Giấy tờ thường gặp | Chỗ dễ sai khi dịch |
|---|---|---|
| Nhân thân | Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, quyết định ly hôn, giấy xác nhận thông tin về cư trú | Tên không khớp hộ chiếu, quan hệ gia đình dịch sai, địa danh cũ – mới lẫn lộn |
| Tài chính | Xác nhận số dư, sổ tiết kiệm, sao kê tài khoản, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, hợp đồng cho thuê nhà | Dấu phân cách hàng nghìn, đơn vị tiền, kỳ hạn và tình trạng phong toả |
| Công việc | Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc và thu nhập, đơn nghỉ phép được duyệt, đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, quyết định hưởng lương hưu | Tên công ty không theo tên tiếng nước ngoài đã đăng ký, chức danh không nhất quán |
| Học tập | Giấy xác nhận đang học, thẻ học sinh sinh viên (với người đi du lịch, thăm thân) | Tên trường, cấp học, năm học |
| Mục đích chuyến đi | Thư mời của người thân, giấy tờ của người bảo lãnh nếu bằng tiếng Việt, lịch trình tự lập | Thư mời viết tay tiếng Việt thường bị bỏ quên không dịch |
Không phải nước nào cũng đòi đủ các nhóm trên. Visa du lịch ngắn hạn tập trung vào tài chính và ràng buộc quay về; visa đoàn tụ, định cư nặng về nhân thân và bằng chứng quan hệ. Dùng bảng như danh sách gợi nhớ, rồi đối chiếu với danh mục chính thức của nước bạn nộp.
Theo loại visa: mỗi diện cần dịch thêm gì
Du lịch tự túc. Trọng tâm là chứng minh bạn có khả năng chi trả và có lý do quay về. Giấy cần dịch nhiều nhất là tài chính và công việc. Nếu bạn đi cùng con nhỏ, thêm giấy khai sinh của con để chứng minh quan hệ cha mẹ con; nếu con đi với một trong hai người, nhiều nơi yêu cầu thêm giấy đồng ý của người còn lại, giấy này cũng phải dịch.
Thăm thân. Ngoài tài chính và công việc của người đi, hồ sơ cần chứng minh quan hệ với người mời: khai sinh của bạn và người mời nếu là anh chị em ruột, giấy kết hôn nếu là con dâu con rể. Chuỗi quan hệ càng xa, càng nhiều giấy phải nối lại với nhau, và tên cha mẹ trên các giấy phải khớp nhau trong bản dịch.
Công tác. Thư cử đi công tác của công ty, giấy đăng ký doanh nghiệp, đôi khi hợp đồng hoặc thư từ giao dịch với đối tác. Doanh nghiệp có thể lập thư cử đi bằng song ngữ ngay từ đầu, đỡ một lần dịch.
Lao động. Bằng cấp, chứng chỉ nghề, thư xác nhận kinh nghiệm làm việc, lý lịch tư pháp. Các giấy này thường phải qua thêm bước hợp pháp hoá hoặc chứng nhận lãnh sự tuỳ nước, nên cần tính thứ tự dịch và các bước xác nhận ngay từ đầu.
Đoàn tụ và định cư. Đây là diện có danh mục dài nhất: toàn bộ giấy hộ tịch, lý lịch tư pháp, giấy tờ về các cuộc hôn nhân trước, bằng chứng quan hệ như ảnh, tin nhắn, thư từ. Một số nước quy định cụ thể ai được dịch và bản dịch phải kèm giấy tờ gì, nên đọc kỹ hướng dẫn chương trình trước khi bắt đầu.
Giấy nào không cần dịch, giấy nào nên xin thẳng bản tiếng Anh
Không phải tờ nào cũng cần đi qua người dịch. Hộ chiếu đã có tiếng Anh. Vé máy bay, xác nhận đặt phòng, bảo hiểm du lịch quốc tế thường được phát hành bằng tiếng Anh. Thư mời do người thân ở nước ngoài viết bằng ngôn ngữ nước đó cũng không phải dịch sang tiếng Việt để nộp, vì người xét đọc được.
Một nhóm giấy khác nên xin thẳng bản tiếng Anh từ nơi phát hành thay vì dịch. Nhiều ngân hàng cấp được xác nhận số dư và sao kê bằng tiếng Anh hoặc song ngữ, có dấu và chữ ký của ngân hàng; bản này thường được tin cậy hơn bản dịch vì do chính bên giữ tiền xác nhận. Tương tự, công ty có thể ký giấy xác nhận công việc và đơn nghỉ phép bằng song ngữ trên giấy tiêu đề. Cách này rẻ hơn và tránh được câu hỏi "bản dịch có khớp bản gốc không".
Căn cước mẫu mới có nhãn trường song ngữ, nhưng phần nội dung như quê quán, nơi thường trú vẫn bằng tiếng Việt. Nếu danh mục yêu cầu nộp căn cước, hãy hỏi lại nơi nhận có cần bản dịch không; khi không chắc, dịch một trang nhỏ tốn ít chi phí hơn nhiều so với bị yêu cầu bổ sung. Ngược lại, giấy tờ chỉ để bạn tham khảo, không có trong danh mục, đừng nộp kèm chỉ vì đã dịch: hồ sơ dày không làm tỷ lệ được duyệt cao hơn.
Thứ tự làm để không phải dịch lại
Phần lớn chi phí phát sinh trong hồ sơ visa đến từ việc dịch xong mới phát hiện giấy sai, giấy hết hạn hoặc thiếu bước xác nhận. Làm theo thứ tự này sẽ tránh được phần lớn chuyện đó:
- Lấy danh mục chính thức của đúng loại visa và đúng nơi nộp, in ra hoặc lưu lại kèm ngày tra.
- Gom bản gốc và kiểm thông tin: tên, ngày sinh, số giấy tờ trên mọi giấy phải khớp hộ chiếu. Giấy nào sai thì đi đính chính trước khi dịch, vì bản dịch phải phản ánh đúng bản gốc, không được sửa hộ.
- Xin mới các giấy có thời hạn như xác nhận số dư, xác nhận cư trú, lý lịch tư pháp ở thời điểm gần ngày nộp mà nơi nhận chấp nhận.
- Quyết định ngôn ngữ đích và hình thức cho từng giấy: bản dịch thường, có cam kết người dịch hay có chứng thực; có cần hợp pháp hoá lãnh sự không.
- Lập bảng tên riêng chung cho cả bộ hồ sơ: tên từng người theo hộ chiếu, tên công ty, tên trường, địa chỉ. Gửi bảng này cho người dịch.
- Gửi dịch và nhận bản dịch, đối chiếu từng trang với bản gốc trước khi chứng thực.
- Sắp hồ sơ theo đúng thứ tự danh mục, mỗi bản dịch đặt ngay sau bản gốc hoặc bản sao của nó.
Kiểm nhanh bản dịch trước khi nộp
Khi nhận bản dịch, bạn không cần giỏi ngoại ngữ vẫn kiểm được những lỗi gây hại nhất. Dành mười lăm phút cho danh sách sau:
- Họ tên mọi người xuất hiện trong hồ sơ viết giống hệt hộ chiếu, đúng thứ tự họ và tên mà nơi nhận dùng.
- Ngày tháng ghi tháng bằng chữ, để không ai đọc nhầm ngày 05/03 thành ngày 3 tháng 5.
- Số tiền giữ nguyên đơn vị đồng Việt Nam, dấu phân cách hàng nghìn theo quy ước ngôn ngữ đích.
- Đủ số trang, kể cả mặt sau, trang ghi chú, phần dấu và chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông.
- Tên công ty, chức danh, địa chỉ giống nhau ở mọi giấy có nhắc tới.
- Có thông tin người dịch hoặc lời chứng đúng hình thức nơi nhận yêu cầu.
Nếu bạn muốn một đầu mối lo cả bộ, Dịch Việt nhận dịch trọn hồ sơ visa và định cư, có bảng tên riêng thống nhất cho cả gia đình. Bạn chỉ cần gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký trên trang, kèm danh mục của nơi nộp, để được báo cụ thể giấy nào cần dịch và hình thức nào phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch có thay được bản gốc trong hồ sơ visa không?
Không. Bản dịch chỉ giúp người xét đọc được nội dung, còn giá trị chứng minh nằm ở bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Hai thứ luôn nộp cùng nhau, bản dịch đặt ngay sau giấy mà nó dịch. Nộp bản dịch mà thiếu bản gốc hoặc bản sao tương ứng thường bị xem là thiếu giấy.
Nộp visa qua trung tâm tiếp nhận thì yêu cầu bản dịch có khác nộp thẳng cơ quan đại diện không?
Trung tâm tiếp nhận chỉ nhận hồ sơ thay, còn yêu cầu về giấy tờ và bản dịch do cơ quan đại diện của nước đó quyết định. Danh mục đăng trên trang trung tâm tiếp nhận thường là bản rút gọn của yêu cầu chính thức, nên khi có điểm mơ hồ, bạn nên đọc cả hướng dẫn gốc của cơ quan đại diện.
Có cần dịch cả giấy tờ của người mời ở nước ngoài không?
Chỉ khi giấy đó bằng tiếng Việt hoặc bằng một ngôn ngữ mà nơi xét không đọc được. Giấy tờ do cơ quan nước sở tại cấp cho người mời như thẻ cư trú, giấy xác nhận việc làm thường đã bằng ngôn ngữ nơi nhận nên không cần dịch.
Một giấy đã dịch cho lần xin visa trước có dùng lại được không?
Dùng lại được nếu bản gốc chưa thay đổi, bản dịch vẫn đúng hình thức nơi nhận yêu cầu và giấy đó không có thời hạn. Giấy khai sinh, giấy kết hôn thường dùng lại được. Xác nhận số dư, sao kê, xác nhận cư trú, lý lịch tư pháp thì phải xin bản mới nên bản dịch cũ không còn giá trị.
Dịch sang tiếng Anh hay tiếng của nước đến thì tốt hơn?
Làm theo danh mục của nơi nhận. Nếu nơi nhận chấp nhận cả hai, tiếng Anh thường thuận hơn vì dùng lại được cho nhiều hồ sơ khác. Nếu họ ghi rõ một ngôn ngữ, hãy dịch đúng ngôn ngữ đó, kể cả khi bạn tin viên chức đọc được tiếng Anh.
Có nên nộp thêm giấy không có trong danh mục để hồ sơ mạnh hơn không?
Chỉ nộp thêm khi giấy đó trả lời một điểm yếu cụ thể của hồ sơ, chẳng hạn giải thích một khoản tiền lớn vừa chuyển vào tài khoản. Giấy thêm vào cũng phải dịch đúng chuẩn. Nộp tràn lan làm người xét mất thời gian tìm thông tin chính mà không làm hồ sơ thuyết phục hơn.