Giấy tờ chứng minh công việc khi xin visa phụ thuộc bạn là ai: người làm công cần hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc và thu nhập, đơn nghỉ phép được duyệt; chủ doanh nghiệp cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và chứng từ nộp thuế; chủ hộ kinh doanh cần giấy đăng ký hộ kinh doanh và chứng từ thuế; người nghỉ hưu cần quyết định hưởng lương hưu. Tất cả giấy bằng tiếng Việt đều phải dịch, với tên công ty, chức danh và mức lương nhất quán trên mọi giấy.
Giấy công việc trả lời câu hỏi bạn có thu nhập ổn định và có việc đang chờ bạn quay về hay không. Phần dưới đi theo từng đối tượng, rồi đến những chi tiết dịch hay làm hồ sơ mâu thuẫn với chính nó.
Giấy công việc chứng minh điều gì với người xét
Người xét không cần biết công việc của bạn hay hay dở. Họ cần ba thông tin: bạn đang làm việc thật, thu nhập ở mức nào và có đều không, và chỗ làm có chờ bạn quay về sau chuyến đi không. Mỗi giấy trong nhóm này trả lời một phần, và chúng phải khớp nhau như các mảnh ghép.
Hợp đồng lao động cho thấy quan hệ lao động và mức lương thoả thuận. Giấy xác nhận công việc do công ty ký gần ngày nộp cho thấy quan hệ đó vẫn còn. Đơn nghỉ phép được duyệt cho thấy chuyến đi có điểm kết thúc. Sao kê nhận lương cho thấy tiền thật sự về tài khoản hằng tháng. Khi bản dịch làm lệch một mảnh, ví dụ chức danh ở hợp đồng là một kiểu, ở giấy xác nhận là kiểu khác, người xét không biết đâu là sự thật và hồ sơ mất điểm ở đúng chỗ đáng lẽ mạnh nhất.
Vì vậy cách tiếp cận đúng là coi nhóm giấy công việc như một bộ, gửi dịch cùng lúc cho cùng một người hoặc một nhóm dịch dùng chung bảng thuật ngữ, thay vì dịch rải rác mỗi giấy một nơi.
Giấy cần dịch theo từng đối tượng
Bảng dưới là các giấy phổ biến; danh mục cụ thể vẫn do nơi nhận quyết định:
| Đối tượng | Giấy thường nộp | Điểm cần dịch chính xác |
|---|---|---|
| Người làm công | Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc và thu nhập, đơn nghỉ phép được duyệt, bảng lương hoặc sao kê nhận lương | Tên công ty, chức danh, ngày bắt đầu làm, loại hợp đồng, lương |
| Người lao động có đóng bảo hiểm xã hội | Thêm bản xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội nếu nơi nhận chấp nhận | Tên đơn vị, giai đoạn đóng, mức lương làm căn cứ đóng |
| Chủ doanh nghiệp | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng từ nộp thuế, báo cáo tài chính nếu được yêu cầu | Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài đã đăng ký, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ |
| Chủ hộ kinh doanh | Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, thông báo hoặc chứng từ nộp thuế | Ngành nghề kinh doanh, địa điểm, tên chủ hộ |
| Người nghỉ hưu | Quyết định hưởng lương hưu, sao kê nhận lương hưu | Cơ quan ban hành, ngày hưởng, mức hưởng |
| Người làm tự do, nông dân | Hợp đồng dịch vụ, hoá đơn, hợp đồng bán nông sản, sổ đỏ đất canh tác, thư giải trình | Bên giao dịch, số tiền, thời gian; thư giải trình dịch sát nguyên văn |
Người làm tự do thường không có một giấy duy nhất chứng minh thu nhập, nên phải ghép nhiều chứng từ nhỏ. Bản dịch của từng chứng từ không cần dài, nhưng phải đủ và đồng nhất về tên người, đơn vị tiền, ngày tháng.
Tên công ty: dùng tên đã đăng ký, không tự đặt
Doanh nghiệp có tên tiếng nước ngoài đã đăng ký. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi tên tiếng Việt, và nếu có, tên bằng tiếng nước ngoài cùng tên viết tắt. Đây là tên duy nhất nên dùng trong mọi bản dịch. Người dịch tự dịch "Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh An" thành một tên tiếng Anh khác với tên đã đăng ký sẽ khiến người xét tra cứu không ra doanh nghiệp đó.
Doanh nghiệp không đăng ký tên nước ngoài. Khi đó cách an toàn là giữ nguyên tên tiếng Việt không dấu, kèm phần dịch loại hình ở sau hoặc trong ngoặc, ví dụ giữ "Minh An" và dịch phần loại hình là công ty trách nhiệm hữu hạn. Không thêm chữ "Group", "Corporation" hay "International" mà tên gốc không có.
Loại hình doanh nghiệp. Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh là các khái niệm pháp lý khác nhau. Dịch đúng loại hình giúp người xét hiểu quy mô và trách nhiệm của bạn với nơi làm việc. Hộ kinh doanh không phải "company"; dịch là household business là cách phổ biến.
Địa chỉ trụ sở. Như mọi địa chỉ khác, dịch đúng như in trên giấy. Giấy cấp trước ngày 01/7/2025 có thể ghi quận, huyện cũ; không tự cập nhật trong bản dịch, nếu cần thì thêm ghi chú người dịch.
Chức danh và mức lương: hai chỗ mâu thuẫn nhiều nhất
Chức danh trong tiếng Việt không luôn có một từ tương đương duy nhất trong tiếng Anh. "Trưởng phòng" có thể là head of department hay manager tuỳ tổ chức; "chuyên viên" có thể là specialist, officer hay executive. Không có cách dịch đúng tuyệt đối, nhưng có một cách sai chắc chắn: dịch mỗi giấy một kiểu. Hãy chọn một cách dịch, ghi vào bảng tên riêng, và dùng cho hợp đồng, giấy xác nhận, đơn nghỉ phép. Nếu công ty đã dùng chức danh tiếng Anh trong danh thiếp hay hệ thống nội bộ, theo đó là tốt nhất, miễn là không thổi phồng so với vị trí thật.
Mức lương là nơi thứ hai. Hợp đồng ghi lương cơ bản, giấy xác nhận lại ghi tổng thu nhập gồm phụ cấp và thưởng, sao kê thì cho thấy lương thực nhận sau khấu trừ. Ba con số khác nhau là chuyện bình thường, miễn là bản dịch dịch đúng tên gọi của từng con số: lương cơ bản là basic salary, tổng thu nhập là total income, thực nhận là net pay. Bản dịch gộp hết thành "salary" khiến người xét thấy ba con số khác nhau cho cùng một khái niệm và nghĩ rằng có điều gì không khớp.
Đơn vị thời gian cũng phải rõ: lương tháng hay năm, trước hay sau thuế. Giấy xác nhận do công ty lập càng ghi rõ các điểm này ngay từ bản gốc thì bản dịch càng ít rủi ro. Nếu bạn nhờ công ty cấp giấy mới, có thể đề nghị họ ghi rõ ngay từ đầu.
Đơn nghỉ phép và giấy xác nhận do công ty cấp: nên làm song ngữ
Nhóm giấy do chính nơi làm việc lập cho mục đích xin visa có thể làm song ngữ ngay từ đầu, trên giấy tiêu đề của công ty, có người có thẩm quyền ký và đóng dấu. Khi đó không cần dịch thêm, và giấy có giá trị cao hơn vì công ty trực tiếp xác nhận nội dung bằng ngôn ngữ người xét đọc được. Một giấy xác nhận tốt nên có:
- Họ tên đầy đủ của bạn theo hộ chiếu, ngày sinh, số hộ chiếu.
- Chức danh, bộ phận, ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng.
- Mức thu nhập, ghi rõ tháng hay năm, gồm những khoản nào.
- Thời gian nghỉ phép được duyệt, ngày đi và ngày quay lại làm việc, khớp với lịch trình chuyến đi.
- Câu xác nhận vị trí của bạn được giữ nguyên khi trở về.
- Họ tên, chức danh người ký, cách liên hệ với bộ phận nhân sự để xác minh khi cần, con dấu.
Nếu công ty chỉ cấp bằng tiếng Việt, bản dịch phải dịch đủ từng ý, kể cả câu xác nhận giữ vị trí. Câu này ngắn nhưng chính là phần trả lời câu hỏi ràng buộc quay về. Người dịch không được viết thêm những gì công ty không xác nhận, ví dụ thêm câu "nhân viên xuất sắc" để hồ sơ đẹp hơn.
Chuẩn bị bộ giấy công việc trước khi gửi dịch
Làm theo thứ tự này để có một bộ nhất quán:
- Lấy giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của nơi làm việc (bản sao) để có tên tiếng nước ngoài chính thức của công ty.
- Xin công ty giấy xác nhận công việc và đơn nghỉ phép mới, ngày ký gần ngày nộp hồ sơ; đề nghị làm song ngữ nếu được.
- Gom hợp đồng lao động đang có hiệu lực, cả phụ lục hợp đồng nếu có thay đổi lương hoặc chức danh.
- Chọn sao kê nhận lương đúng số tháng nơi nhận yêu cầu.
- Lập bảng: tên công ty, chức danh, bộ phận, các loại thu nhập kèm cách dịch đã chọn; gửi bảng này cùng tài liệu cho người dịch.
- Khi nhận bản dịch, đặt hợp đồng, giấy xác nhận, đơn nghỉ phép cạnh nhau và đọc ngang ba thông tin: tên công ty, chức danh, lương.
Ghi chú cuối cho chủ doanh nghiệp và chủ hộ kinh doanh
Người tự làm chủ thường bị hỏi kỹ hơn, vì không có bên thứ ba xác nhận rằng họ sẽ quay về. Bộ giấy cần cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động thật: giấy đăng ký, chứng từ nộp thuế gần đây, đôi khi sao kê tài khoản doanh nghiệp. Những giấy này nhiều thuật ngữ kế toán, thuế; người dịch nên dịch sát tên khoản mục và không diễn giải số liệu.
Nếu bạn là người đại diện theo pháp luật, chính bạn ký đơn nghỉ phép cho mình thì không có ý nghĩa nhiều; thay vào đó là thư giải trình về kế hoạch điều hành công việc trong thời gian vắng mặt, kèm giấy uỷ quyền nếu có. Dịch Việt dịch được trọn bộ hồ sơ công việc của doanh nghiệp và cá nhân trong một lần, với một bảng thuật ngữ chung. Bạn gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký trên trang, ghi rõ đối tượng và nước nộp.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động đã hết hạn nhưng vẫn đang làm thì dịch giấy nào?
Dịch hợp đồng gần nhất cùng phụ lục gia hạn hoặc hợp đồng mới nếu có. Nếu thực tế đã chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn mà giấy tờ chưa thể hiện, hãy xin công ty giấy xác nhận công việc ghi rõ tình trạng hiện tại, vì bản dịch chỉ phản ánh được những gì có trên giấy.
Giấy xác nhận công việc có cần chứng thực bản dịch không?
Tuỳ nơi nhận. Nếu công ty cấp bản song ngữ có ký tên, đóng dấu thì nhiều nơi nhận không đòi bản dịch nữa. Nếu bạn dịch từ bản tiếng Việt, hãy theo hình thức nơi nhận ghi trong danh mục; không ghi thì bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch là phương án an toàn.
Làm việc cho công ty nước ngoài tại Việt Nam, giấy tờ bằng tiếng Anh có cần dịch không?
Nếu hợp đồng và giấy xác nhận đã bằng tiếng Anh và nơi nhận chấp nhận tiếng Anh thì không cần dịch. Chỉ dịch những giấy bằng tiếng Việt như sổ bảo hiểm, chứng từ thuế, hoặc khi nơi nhận yêu cầu một ngôn ngữ khác tiếng Anh.
Mới chuyển việc được vài tháng thì có cần dịch hợp đồng ở công ty cũ không?
Không bắt buộc, nhưng nếu người xét có thể thắc mắc về thời gian làm việc ngắn, giấy xác nhận của công ty cũ hoặc quyết định nghỉ việc giúp cho thấy bạn làm việc liên tục. Khi nộp thì cũng phải dịch, và tên công ty cũ dùng đúng tên đăng ký.
Chức danh trên hợp đồng khác với chức danh thực tế hiện nay thì làm sao?
Bản dịch phải dịch đúng chức danh ghi trên từng giấy. Để thể hiện chức danh hiện tại, bạn cần quyết định bổ nhiệm hoặc giấy xác nhận công việc mới của công ty, cũng dịch đầy đủ. Người dịch không được sửa chức danh trong bản dịch hợp đồng cho khớp với chức danh mới.
Người nghỉ hưu có cần dịch thẻ bảo hiểm y tế hay sổ bảo hiểm xã hội không?
Thường không cần thẻ bảo hiểm y tế. Giấy chứng minh thu nhập hưu trí là quyết định hưởng lương hưu và sao kê nhận lương hưu. Nếu nơi nhận yêu cầu thêm giấy về quá trình đóng bảo hiểm, bạn xin bản xác nhận từ cơ quan bảo hiểm xã hội rồi dịch.
