Dịch hợp đồng lao động có hai chiều với hai mục tiêu khác nhau. Khi doanh nghiệp Việt Nam tuyển người nước ngoài, hợp đồng thường làm song ngữ để người lao động hiểu và để hồ sơ nộp cơ quan nhà nước có bản tiếng Việt. Khi người Việt đi làm việc ở nước ngoài, mục tiêu là người lao động đọc được bằng tiếng Việt từng điều mình cam kết, trước khi đặt bút ký một văn bản viết bằng tiếng Nhật, Hàn, Đức hay tiếng Anh.
Ở cả hai chiều, những chỗ dịch sai hay gây thiệt hại nhất là tiền lương (trước hay sau thuế, gồm những khoản gì), thời gian thử việc, cách chấm dứt hợp đồng và các khoản trợ cấp. Bài này đi qua hai chiều, kèm bảng thuật ngữ hay nhầm. Mức lương, tỷ lệ bảo hiểm, thời hạn báo trước cụ thể thì luôn theo luật hiện hành của nước nơi làm việc và hợp đồng của bạn, bài không nêu con số.
Chiều thứ nhất: hợp đồng với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Doanh nghiệp Việt Nam tuyển người nước ngoài thường gặp hai loại giấy tờ cần dịch. Loại thứ nhất là bản thân hợp đồng lao động: nên làm song ngữ ngay từ đầu, bản tiếng Việt là bản mà cơ quan quản lý lao động đọc, bản tiếng nước ngoài là bản người lao động hiểu. Hợp đồng song ngữ có điều khoản ngôn ngữ rõ ràng giúp tránh tình huống người lao động nói rằng mình ký mà không hiểu.
Loại thứ hai là giấy tờ do nước ngoài cấp nằm trong hồ sơ xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm làm việc, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ cấp ở nước ngoài. Những giấy tờ này thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại) và dịch sang tiếng Việt có chứng thực. Thành phần hồ sơ và cơ quan tiếp nhận đã thay đổi theo đợt sắp xếp bộ máy 2025, nên kiểm danh mục hiện hành trên Cổng Dịch vụ công hoặc tại cơ quan quản lý lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Lỗi hay gặp nhất ở chiều này là các giấy tờ trong cùng một bộ hồ sơ dịch không thống nhất: tên người lao động trên bằng cấp được phiên một kiểu, trên lý lịch tư pháp một kiểu, trên hợp đồng lại một kiểu. Tên phải chép đúng như trên hộ chiếu, cả thứ tự họ – tên đệm – tên. Chức danh trong xác nhận kinh nghiệm phải dịch nhất quán với chức danh trong hợp đồng, vì cán bộ thẩm định sẽ đối chiếu.
Giấy xác nhận kinh nghiệm do công ty nước ngoài cấp cũng cần dịch đủ các chi tiết mà cán bộ dùng để đánh giá: tên và địa chỉ công ty xác nhận, thời gian làm việc từ ngày nào đến ngày nào, vị trí, mô tả công việc, người ký và chức danh người ký. Thư xác nhận viết kiểu thư giới thiệu, nhiều lời khen nhưng thiếu mốc thời gian, dịch xong vẫn thiếu đúng thông tin cần thiết; đó là lỗi của bản gốc, cần xin lại thư, không bổ sung trong bản dịch.
Chiều thứ hai: người Việt đi làm việc ở nước ngoài
Người Việt đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng thường ký nhiều văn bản: hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ đưa người đi làm việc ở Việt Nam, hợp đồng lao động với chủ sử dụng ở nước ngoài, và đôi khi bản cam kết, nội quy ký tại nơi làm việc. Văn bản ký với chủ sử dụng nước ngoài thường bằng ngôn ngữ nước đó, có thể kèm tiếng Anh, ít khi có bản tiếng Việt được ký.
Ở đây, bản dịch tiếng Việt chủ yếu để người lao động và gia đình hiểu. Nó cần bám sát câu chữ, đặc biệt ở năm chỗ: tổng thu nhập gồm những khoản nào, khoản nào bị khấu trừ (nhà ở, ăn uống, bảo hiểm, thuế), giờ làm và làm thêm, điều kiện chấm dứt và ai trả vé về nước, và điều khoản về giữ giấy tờ tùy thân. Một bản dịch "tóm ý" dễ làm mất đúng những chi tiết người lao động cần để biết mình có bị trừ lương bất hợp lý hay không.
Nếu bạn phát hiện bản tiếng Việt do bên môi giới cung cấp khác với bản tiếng nước ngoài, hãy coi đó là tín hiệu cần hỏi lại trước khi ký, và tham khảo cơ quan quản lý lao động ngoài nước hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đến. Bản dịch độc lập của một bên thứ ba là một cách kiểm đơn giản.
Thuật ngữ hợp đồng lao động dễ dịch sai
Cột cuối nói về rủi ro khi dịch lệch, không phải tư vấn quyền lợi. Mức cụ thể của từng khoản luôn theo luật nơi làm việc và hợp đồng.
| Tiếng Việt | Tiếng Anh thường dùng | Dễ nhầm với | Rủi ro khi dịch lệch |
|---|---|---|---|
| lương gộp (trước thuế, bảo hiểm) | gross salary | net salary (lương thực nhận) | Chênh lệch có thể là cả một khoản lớn mỗi tháng; phải ghi rõ chữ gross hay net |
| mức lương theo công việc hoặc chức danh | base salary / basic salary | total remuneration | "Lương cơ bản" dịch mập mờ làm lẫn khoản dùng tính bảo hiểm với tổng thu nhập |
| phụ cấp | allowance | bonus (thưởng) | Phụ cấp thường cố định; thưởng thường tuỳ kết quả |
| thử việc | probation / probationary period | training period | Thử việc có thể là hợp đồng riêng hay điều khoản trong hợp đồng; dịch lẫn với đào tạo làm sai bản chất |
| đơn phương chấm dứt | unilateral termination | mutual termination | Mỗi loại kéo theo nghĩa vụ báo trước và hệ quả khác nhau |
| trợ cấp thôi việc / trợ cấp mất việc làm | severance allowance / job-loss allowance | unemployment benefit (trợ cấp thất nghiệp) | Ba khoản, ba điều kiện, ba nguồn chi trả khác nhau |
| nghỉ hằng năm | annual leave | public holiday | Nghỉ lễ và nghỉ phép năm tính riêng |
| thoả thuận không cạnh tranh | non-compete clause | non-solicitation (không lôi kéo) | Phạm vi cấm khác nhau; hiệu lực tuỳ luật áp dụng |
Với hợp đồng tiếng Nhật, Hàn, Đức, các thuật ngữ này có biến thể riêng và gắn với chế độ an sinh của nước đó. Người dịch nên giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc ở lần đầu xuất hiện, để người lao động tra được khi cần làm việc với cơ quan nước sở tại.
Quy trình làm hợp đồng lao động song ngữ cho doanh nghiệp
Áp dụng khi doanh nghiệp Việt Nam lần đầu tuyển nhiều người nước ngoài, hoặc muốn chuẩn hoá mẫu hợp đồng song ngữ.
- Chốt mẫu tiếng Việt với pháp chế trước, vì đây thường là bản được kiểm khi có thanh tra hay tranh chấp tại Việt Nam.
- Lập bảng thuật ngữ cho các khoản lương, phụ cấp, chức danh, phòng ban, dùng chung cho hợp đồng, nội quy, thư mời làm việc.
- Dịch mẫu và đối chiếu; đặt các trường thay đổi (tên, chức danh, mức lương, ngày) ở vị trí giống nhau ở hai ngôn ngữ để nhân sự điền không sót.
- Thống nhất điều khoản ngôn ngữ với pháp chế: bản nào ưu tiên khi có khác biệt.
- Dịch kèm phụ lục và nội quy nếu hợp đồng dẫn chiếu tới chúng; người lao động khó tuân thủ nội quy mình không đọc được.
- Rà lại mỗi khi luật thay đổi: sửa bản tiếng Việt thì cập nhật bản dịch cùng lúc, ghi ngày phiên bản ở chân trang.
Doanh nghiệp tuyển ít người có thể dùng một mẫu song ngữ đã kiểm và chỉ dịch phần điền thông tin. Dịch Việt nhận dịch theo mẫu này: bạn gửi mẫu một lần, các lần sau chỉ gửi phần thay đổi.
Lỗi hay gặp làm hồ sơ bị trả hoặc người lao động thiệt
Đổi thứ tự họ tên. Tên người nước ngoài chép theo thứ tự quen thuộc của tiếng Việt, khác với hộ chiếu, làm cán bộ không đối chiếu được.
Dịch chức danh "cho kêu". Chức danh trong hồ sơ giấy phép lao động phải khớp với vị trí thật và với giấy tờ chứng minh kinh nghiệm; dịch "manager" cho mọi vị trí có chữ trưởng nhóm có thể gây nghi ngờ.
Gộp các khoản tiền. Hợp đồng gốc tách lương, phụ cấp nhà ở, phụ cấp đi lại; bản dịch gộp thành "tổng thu nhập", người lao động không biết khoản nào bị khấu trừ khi nghỉ.
Bỏ qua chữ "ngày làm việc". "30 days" và "30 working days" khác nhau gần một tháng lịch.
Không dịch phần chữ nhỏ. Điều khoản về bồi hoàn chi phí đào tạo, phạt khi nghỉ sớm thường nằm ở phụ lục; không dịch là để người lao động ký mà không biết.
Từ khoá tiếng Nhật, tiếng Hàn trong hợp đồng và phiếu lương
Người Việt đi làm ở Nhật Bản và Hàn Quốc chiếm phần lớn nhu cầu dịch hợp đồng lao động chiều về. Các từ dưới đây là nơi tập trung tiền bạc, nên bản dịch phải giữ chữ gốc ở lần đầu để người lao động tự đối chiếu được với phiếu lương hằng tháng.
| Ý nghĩa | Tiếng Nhật | Tiếng Hàn | Điểm cần soát trong bản dịch |
|---|---|---|---|
| lương cơ bản | 基本給 | 기본급 | Là lương tháng hay tính theo giờ; số giờ chuẩn mỗi tháng |
| phụ cấp | 手当 | 수당 | Liệt kê từng loại phụ cấp, không gộp |
| làm thêm giờ | 残業 | 연장근로 | Cách tính tiền làm thêm, có trần giờ hay không |
| khấu trừ | 控除 | 공제 | Khoản nào bị trừ: thuế, bảo hiểm, nhà ở, tiền ăn |
| tiền ký túc xá, tiền ăn ở | 寮費 | 숙식비 | Mức trừ cố định hay theo thực tế; ai quyết định thay đổi |
| trợ cấp thôi việc | 退職金 | 퇴직금 | Điều kiện được hưởng, cách tính |
| nghỉ có lương | 有給休暇 | 연차휴가 | Số ngày, điều kiện phát sinh |
Hai nước này đều có mẫu hợp đồng lao động chuẩn cho chương trình tiếp nhận lao động nước ngoài, và chính sách tiếp nhận thay đổi theo từng giai đoạn. Bản dịch chỉ phản ánh hợp đồng bạn đang cầm; quyền lợi tối thiểu theo luật nước sở tại cần hỏi cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức hỗ trợ lao động ở nước đó.
Mẹo nhỏ: khi nhận phiếu lương tháng đầu tiên, đặt nó cạnh bản dịch hợp đồng và đối chiếu từng dòng khấu trừ. Khoản nào không có trong hợp đồng là câu hỏi cần đặt ra ngay, không đợi đến cuối hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động với người nước ngoài có bắt buộc làm song ngữ không?
Không phải mọi trường hợp đều có quy định bắt buộc song ngữ, nhưng hồ sơ nộp cơ quan nhà nước Việt Nam cần bản tiếng Việt, còn người lao động cần bản họ hiểu. Làm song ngữ ngay từ đầu thường đơn giản hơn dịch lại mỗi khi cần nộp. Kiểm yêu cầu hiện hành với cơ quan quản lý lao động.
Người đi làm ở Nhật có cần dịch hợp đồng sang tiếng Việt có chứng thực không?
Nếu chỉ để hiểu, không cần chứng thực. Chứng thực chỉ cần khi bạn mang bản dịch đi nộp ở đâu đó yêu cầu, ví dụ một thủ tục tại Việt Nam hoặc khi giải quyết tranh chấp. Quan trọng hơn là bản dịch đủ và đúng từng điều, nhất là các khoản khấu trừ.
Phiếu lý lịch tư pháp của người nước ngoài dịch thế nào cho đúng?
Dịch toàn văn, giữ nguyên tên cơ quan cấp, số hiệu, ngày cấp, và ghi chú vị trí dấu, chữ ký. Nội dung kiểu "không có tiền án" phải dịch đúng phạm vi mà văn bản gốc xác nhận, không mở rộng. Giấy này thường cần hợp pháp hoá trước khi dịch.
Thư mời làm việc (offer letter) có cần dịch như hợp đồng không?
Thư mời làm việc thường nêu lương, chức danh, ngày bắt đầu và có thể ràng buộc nếu được chấp nhận. Nếu người nhận không đọc được ngôn ngữ của thư, nên dịch đầy đủ như hợp đồng, nhất là phần lương gross hay net và điều kiện thử việc.
Nội quy lao động có phải dịch cho người lao động nước ngoài không?
Người lao động chỉ thực hiện được nội quy mà họ hiểu, và khi xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần chứng minh người lao động đã được phổ biến. Dịch nội quy và lưu bằng chứng đã gửi bản dịch giúp tránh tranh chấp. Nội dung pháp lý về kỷ luật cần hỏi pháp chế.
Có nên dùng mẫu hợp đồng song ngữ lấy trên mạng không?
Mẫu trên mạng thường lạc hậu so với luật hiện hành, và bản dịch đi kèm nhiều khi dịch không thống nhất. Có thể dùng làm tham khảo cấu trúc, nhưng nội dung tiếng Việt cần pháp chế rà theo luật hiện hành, rồi mới dịch.
