Hồ sơ visa Schengen ngắn hạn nộp cho cơ quan đại diện của nước là điểm đến chính, và chính nước đó quyết định giấy tờ phải bằng ngôn ngữ nào: nhiều nước nhận bản dịch tiếng Anh, một số yêu cầu hoặc ưu tiên ngôn ngữ của họ. Giấy tiếng Việt cần dịch thường là giấy tài chính (xác nhận số dư, sao kê, sổ tiết kiệm), giấy công việc (hợp đồng, xác nhận công việc, đơn nghỉ phép, đăng ký kinh doanh) và giấy nhân thân khi có trẻ em hoặc khi đi thăm thân.
Khối Schengen có bộ quy tắc thị thực chung, nhưng danh mục giấy tờ và yêu cầu bản dịch cụ thể vẫn khác nhau giữa các nước. Bài này giúp bạn xác định nước nộp, chọn ngôn ngữ dịch, và tránh dịch một bộ hồ sơ rồi phát hiện nước mình nộp không nhận ngôn ngữ đó.
Nộp nước nào quyết định dịch sang tiếng gì
Thị thực ngắn hạn Schengen được điều chỉnh bởi Bộ luật Thị thực chung của Liên minh châu Âu, ban hành năm 2009 và đã được sửa đổi. Theo nguyên tắc chung, bạn nộp hồ sơ cho nước là điểm đến chính của chuyến đi, tức nơi ở lâu nhất hoặc là mục đích chính; nếu thời gian ở các nước ngang nhau thì nộp cho nước nhập cảnh đầu tiên. Nộp sai nước là một lý do hồ sơ không được thụ lý.
Việc xác định nước nộp phải làm trước khi gửi dịch, vì từ đó mới biết ngôn ngữ đích. Một gia đình định đi Pháp năm ngày, Ý ba ngày sẽ nộp cho Pháp; nếu lịch đổi thành Ý sáu ngày thì nước nộp đổi theo, và yêu cầu ngôn ngữ có thể đổi theo. Ổn định lịch trình xong rồi mới dịch là cách tiết kiệm nhất.
Nhiều cơ quan đại diện các nước Schengen tại Việt Nam nhận hồ sơ qua trung tâm tiếp nhận thị thực do họ uỷ quyền. Trung tâm này đăng danh mục giấy tờ cho từng loại visa, thường ghi rõ giấy tiếng Việt phải kèm bản dịch sang tiếng Anh hay sang ngôn ngữ của nước đó, và có cần chứng thực không. Đó là nguồn tra đầu tiên; khi danh mục mơ hồ, đọc thêm hướng dẫn trên trang của cơ quan đại diện.
Tiếng Anh hay tiếng của nước đến
Khi nước nộp chấp nhận tiếng Anh. Đây là trường hợp phổ biến. Dịch sang tiếng Anh có lợi là dùng lại được: nếu sau này bạn xin visa nước khác trong khối, hay xin visa Anh, Mỹ, Úc, bộ bản dịch tiếng Anh của giấy không có thời hạn như khai sinh, kết hôn, đăng ký kinh doanh vẫn có ích.
Khi nước nộp yêu cầu ngôn ngữ của họ. Một số nước yêu cầu hoặc ưu tiên bản dịch sang ngôn ngữ chính thức của mình cho một số loại giấy, nhất là giấy hộ tịch trong hồ sơ dài hạn. Với visa ngắn hạn, yêu cầu này ít gặp hơn nhưng vẫn có. Làm đúng theo danh mục, không tự cho rằng viên chức sẽ đọc tiếng Anh.
Giấy đã bằng tiếng Anh. Xác nhận số dư, sao kê bằng tiếng Anh do ngân hàng cấp, thư cử đi công tác song ngữ của công ty thường được nhận mà không cần dịch thêm, kể cả ở nước yêu cầu ngôn ngữ riêng cho giấy hộ tịch. Hỏi kỹ nếu không chắc.
Không trộn ngôn ngữ trong cùng một giấy. Một bản dịch nửa tiếng Anh nửa tiếng Pháp, hay bản dịch tiếng Đức nhưng lời chứng người dịch bằng tiếng Anh mà nơi nhận không chấp nhận, đều gây rắc rối. Chọn một ngôn ngữ cho mỗi bộ hồ sơ.
Giấy tiếng Việt thường phải dịch theo mục đích chuyến đi
Danh mục cụ thể theo từng nước; bảng dưới là các giấy hay gặp với người nộp từ Việt Nam:
| Mục đích | Giấy tiếng Việt hay phải dịch | Giấy thường không cần dịch |
|---|---|---|
| Du lịch | Xác nhận số dư, sao kê, sổ tiết kiệm, hợp đồng lao động, xác nhận công việc, đơn nghỉ phép, đăng ký kinh doanh | Hộ chiếu, đặt phòng, vé máy bay, bảo hiểm du lịch bằng tiếng Anh |
| Thăm thân | Giấy chứng minh quan hệ như khai sinh, kết hôn; giấy tài chính và công việc của người đi | Thư mời, giấy cam kết bảo lãnh do người mời làm tại nước đó |
| Công tác | Thư cử đi nếu chỉ có tiếng Việt, đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng với đối tác nếu nộp kèm | Thư mời của đối tác châu Âu |
| Trẻ em đi cùng | Khai sinh của trẻ, giấy đồng ý của cha hoặc mẹ không đi cùng, giấy xác nhận đang học | Hộ chiếu của trẻ |
| Người nghỉ hưu | Quyết định hưởng lương hưu, sao kê nhận lương hưu, giấy tài sản nếu nộp | Bảo hiểm du lịch bằng tiếng Anh |
Bảo hiểm y tế du lịch là giấy bắt buộc với visa ngắn hạn Schengen, có mức bảo hiểm tối thiểu ba mươi nghìn euro và phải có hiệu lực trên toàn khối trong suốt thời gian lưu trú. Phần lớn hợp đồng bảo hiểm du lịch quốc tế đã có tiếng Anh; nếu bạn mua sản phẩm chỉ có giấy chứng nhận tiếng Việt, hãy hỏi nhà bảo hiểm bản tiếng Anh thay vì đi dịch, vì người xét cần thấy đúng điều khoản phạm vi và mức bảo hiểm.
Thăm thân: thư mời và cam kết bảo lãnh của người mời
Với visa thăm thân, phần lớn giấy của người mời được làm tại nước châu Âu và bằng ngôn ngữ của nước đó, nên không cần dịch sang tiếng Việt để nộp. Một số nước có mẫu cam kết chính thức mà người mời có thể hoặc phải làm tại cơ quan địa phương nơi họ sống, tuỳ trường hợp, ví dụ cam kết bảo lãnh chi phí ở Đức hay giấy xác nhận đón tiếp được toà thị chính xác nhận ở Pháp. Những giấy này là bản gốc của nước đó, bạn nộp nguyên văn.
Phần phải dịch nằm ở phía Việt Nam: giấy chứng minh quan hệ giữa bạn và người mời. Cha mẹ sang thăm con dùng giấy khai sinh của con; anh chị em ruột dùng khai sinh của cả hai để thấy chung cha mẹ; ông bà thăm cháu cần nối hai đời bằng khai sinh của cha hoặc mẹ của cháu và khai sinh của cháu. Tên cha mẹ trên các giấy phải viết thống nhất trong mọi bản dịch, vì người xét đọc chuỗi quan hệ qua đúng những cái tên đó.
Khi người mời chưa nhập quốc tịch mà đang cư trú bằng thẻ cư trú, đang du học hay lao động có thời hạn, hồ sơ thường cần bản sao thẻ cư trú và giấy tờ cho thấy họ đủ điều kiện đón người thân. Các giấy này bằng ngôn ngữ nước sở tại nên không phải dịch; điều cần làm là kiểm thời hạn thẻ cư trú của người mời còn bao trùm chuyến đi của bạn.
Nếu người mời là người Việt đã nhập quốc tịch nước sở tại và đổi tên, ví dụ theo họ chồng, tên trên giấy tờ châu Âu sẽ khác tên trên giấy khai sinh Việt Nam. Bản dịch giữ đúng tên trên giấy Việt Nam; sự khác biệt được giải thích bằng giấy tờ đổi tên hoặc giấy kết hôn của người mời.
Chuẩn bị bản dịch cho hồ sơ Schengen
Làm theo thứ tự này để không phải dịch lại:
- Chốt lịch trình và xác định nước nộp theo quy tắc điểm đến chính.
- Tải danh mục giấy tờ của đúng loại visa từ trung tâm tiếp nhận hoặc cơ quan đại diện nước đó; ghi lại ngôn ngữ chấp nhận và yêu cầu chứng thực.
- Xin bản tiếng Anh trực tiếp cho những giấy có thể: xác nhận số dư, sao kê, xác nhận công việc, bảo hiểm.
- Gom các giấy tiếng Việt còn lại, kiểm tên và ngày sinh khớp hộ chiếu.
- Gửi dịch theo đúng ngôn ngữ và hình thức yêu cầu, kèm bảng tên riêng cho cả gia đình.
- Sắp hồ sơ theo thứ tự danh mục, mỗi bản dịch ngay sau giấy gốc hoặc bản sao.
Dịch Việt dịch hồ sơ Schengen sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước bạn nộp, theo đúng danh mục của nước đó. Nếu chưa chắc nước mình nộp yêu cầu ngôn ngữ nào, bạn có thể gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký trên trang kèm lịch trình dự kiến.
Những điểm riêng dễ bỏ sót
Đơn xin visa và lịch trình tự lập do bạn điền bằng ngôn ngữ nơi nhận, không phải bản dịch, nhưng thông tin phải khớp các bản dịch: tên công ty, chức danh, địa chỉ, tên người mời. Đơn ghi một chức danh, bản dịch hợp đồng ghi chức danh khác là điểm người xét dễ hỏi.
Nhiều nước trong một chuyến: bản dịch dùng cho nước nộp, nhưng khi nhập cảnh ở nước khác trong khối, nhân viên biên phòng có thể hỏi giấy tờ về mục đích và tài chính. Mang theo bản sao hồ sơ, kể cả bản dịch tiếng Anh, giúp trả lời nhanh.
Trẻ em đi cùng một trong hai cha mẹ: nhiều danh mục yêu cầu giấy đồng ý của người không đi cùng, có chứng thực chữ ký, kèm bản sao giấy tờ tuỳ thân của người đó và giấy khai sinh của trẻ. Ba giấy này phải dịch và tên cha mẹ phải khớp nhau giữa chúng. Nếu cha mẹ đã ly hôn và một người được giao nuôi con, bản án hoặc quyết định của toà về quyền nuôi con cũng thường phải dịch đầy đủ, không chỉ phần quyết định.
Xin lại sau khi bị từ chối: thư từ chối nêu lý do theo mẫu chung. Nếu lý do liên quan đến việc không chứng minh được mục đích hay tài chính, hãy rà lại cả bản dịch: thiếu trang, số tiền sai dấu phân cách hay tên công ty không khớp cũng làm giấy mất tác dụng. Khi nộp lại, bộ hồ sơ mới phải nhất quán với bộ cũ, chỉ bổ sung chứ không mâu thuẫn.
Câu hỏi thường gặp
Đi nhiều nước Schengen thì dịch theo ngôn ngữ nước nào?
Theo ngôn ngữ mà nước bạn nộp hồ sơ chấp nhận, tức nước là điểm đến chính hoặc nước nhập cảnh đầu tiên khi thời gian ở các nước ngang nhau. Các nước khác trong lịch trình không xét hồ sơ nên không đặt yêu cầu ngôn ngữ cho bản dịch.
Bản dịch tiếng Anh đã dùng cho visa Pháp có nộp được cho visa Đức lần sau không?
Được nếu Đức chấp nhận tiếng Anh cho loại giấy đó, bản gốc không đổi và giấy không có thời hạn. Giấy tài chính, công việc thì luôn phải xin mới nên bản dịch cũ không dùng lại được. Kiểm danh mục hiện hành của nước nộp mới.
Bản dịch hồ sơ Schengen có cần chứng thực không?
Tuỳ nước và tuỳ loại giấy. Nhiều danh mục visa ngắn hạn chấp nhận bản dịch có thông tin người dịch, một số yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch. Hồ sơ dài hạn như đoàn tụ gia đình thường có yêu cầu chặt hơn, đôi khi kèm hợp pháp hoá hoặc xác minh giấy tờ.
Thư mời của người thân ở châu Âu viết bằng tiếng Việt có được không?
Thư viết bằng tiếng Việt vẫn nộp được nếu kèm bản dịch sang ngôn ngữ nơi nhận chấp nhận. Tuy vậy, với những nước có mẫu cam kết chính thức do cơ quan địa phương xác nhận, thư tự viết chỉ là giấy bổ sung, không thay được mẫu đó.
Visa dài hạn đi châu Âu có dùng chung bộ bản dịch này được không?
Visa dài hạn như đoàn tụ, lao động, du học do luật quốc gia của từng nước điều chỉnh, không theo Bộ luật Thị thực chung, và thường có yêu cầu riêng về ngôn ngữ, người dịch, hợp pháp hoá. Nên coi là một bộ hồ sơ mới và đọc hướng dẫn riêng.
