Hồ sơ du học Đức của người có bằng cấp Việt Nam thường đi qua ba khâu: thẩm tra học thuật APS (Phòng Kiểm tra học thuật thuộc Đại sứ quán Đức), nộp hồ sơ vào trường trực tiếp hoặc qua uni-assist, và xin visa. Cả ba khâu đều cần bằng cấp, học bạ, bảng điểm dưới dạng bản sao có chứng thực kèm bản dịch, thường là sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh.
Nên dịch sang tiếng Đức hay tiếng Anh tuỳ yêu cầu của từng khâu và từng trường; nhiều nơi nhận cả hai. Việc quy đổi điểm Việt Nam sang thang điểm Đức do trường hoặc cơ quan xét duyệt làm theo công thức của họ, người dịch không quy đổi trong bản dịch.
Bài này đi qua từng khâu, các điểm dịch đặc thù cho hồ sơ Đức và những chỗ hay bị trả.
APS: vì sao gần như mọi hồ sơ đều qua đây
APS (Akademische Prüfstelle) thẩm tra tính xác thực và giá trị học thuật của bằng cấp Việt Nam trước khi người học nộp vào trường Đức và xin visa du học. Với người có bằng cấp Việt Nam, chứng nhận APS là yêu cầu phổ biến cho hồ sơ đại học và sau đại học. Các trường hợp cụ thể, như học nghề hay một số chương trình trao đổi, có thể có quy định khác; hãy kiểm hướng dẫn hiện hành của APS và Đại sứ quán.
Hồ sơ APS thường cần bản sao chứng thực của bằng, học bạ, bảng điểm, giấy chứng nhận kết quả thi, kèm bản dịch. APS có danh mục và mẫu riêng cho từng diện (tốt nghiệp THPT, đang học đại học, đã tốt nghiệp đại học), và quy định rõ ngôn ngữ bản dịch họ chấp nhận. Danh mục này thay đổi theo thời gian, nên đọc trực tiếp hướng dẫn của APS ngay trước khi dịch.
Một lợi ích ít người để ý: bản dịch làm kỹ cho APS thường dùng lại được cho uni-assist, trường và visa. Vì vậy nên dịch theo mức khắt khe nhất ngay từ đầu, xin đủ số bản chứng thực, thay vì dịch nhanh cho APS rồi dịch lại cho trường.
Tiếng Đức hay tiếng Anh: chọn theo khâu và chương trình
Không có câu trả lời chung; bảng dưới gợi ý cách nghĩ. Câu chữ trong yêu cầu của từng nơi là căn cứ cuối cùng.
| Trường hợp | Thường chọn | Lý do |
|---|---|---|
| Chương trình giảng dạy bằng tiếng Đức | Tiếng Đức | Hội đồng xét tuyển đọc tiếng Đức; ít phải hỏi lại |
| Chương trình giảng dạy bằng tiếng Anh | Tiếng Anh nếu trường chấp nhận | Dùng lại được cho trường ở nước khác |
| Hồ sơ APS | Theo ngôn ngữ APS chấp nhận ở thời điểm nộp | APS ghi rõ trong hướng dẫn |
| Hồ sơ qua uni-assist | Theo danh sách ngôn ngữ uni-assist chấp nhận | Một số ngôn ngữ được miễn dịch, tiếng Việt thì không |
| Nộp nhiều trường, nhiều nước | Tiếng Anh cộng tiếng Đức cho trường cần | Tránh dịch lặp ba lần |
Nếu bạn đã chắc chắn học chương trình tiếng Đức và chỉ nộp ở Đức, bản tiếng Đức là lựa chọn gọn. Nếu còn phân vân giữa Đức và nước khác, bản tiếng Anh linh hoạt hơn, rồi bổ sung tiếng Đức khi trường yêu cầu.
Bản sao chứng thực và bản dịch được chứng thực theo cách Đức hiểu
Trong hồ sơ Đức có hai khái niệm hay xuất hiện: beglaubigte Kopie (bản sao có chứng thực) và beglaubigte Übersetzung (bản dịch có chứng thực). Ở Đức, bản dịch có chứng thực thường do người dịch đã tuyên thệ trước toà án thực hiện. Với bản dịch làm ở Việt Nam, cách được chấp nhận phổ biến là bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch theo thủ tục Việt Nam, nhưng mức chấp nhận khác nhau giữa APS, uni-assist và từng trường.
Bản sao chứng thực cũng có yêu cầu chi tiết: chứng thực phải gắn với đúng bản sao, nhiều trang thì phải có dấu giáp lai hoặc cách nối trang được chấp nhận, lời chứng phải đọc được. Bản dịch nên dịch luôn lời chứng và dấu trên bản sao, vì người đọc ở Đức không đọc được tiếng Việt và cần biết đó là bản sao đã được chứng thực bởi ai.
Một số trường Đức yêu cầu bản dịch phải đóng gắn với bản sao chứng thực tiếng Việt, không tách rời. Khi nhận hồ sơ dịch, hãy hỏi người dịch cách đóng tập và cách đánh số trang để đáp ứng yêu cầu đó.
Dịch học bạ, bảng điểm sang tiếng Đức: những điểm riêng
Tên môn dịch theo cách gọi môn học ở Đức. Toán là Mathematik, Ngữ văn là Vietnamesische Sprache und Literatur, Vật lí là Physik. Môn có tên đặc thù Việt Nam dịch sát nghĩa và giữ tên tiếng Việt không dấu trong ngoặc để đối chiếu.
Xếp loại giữ từ gốc. Giỏi, Khá, Trung bình dịch bằng một thang tiếng Đức cố định (ví dụ sehr gut, gut, befriedigend), luôn kèm từ tiếng Việt trong ngoặc ở lần đầu. Người dịch không gán xếp loại Việt Nam vào thang 1–5 của Đức.
Không quy đổi điểm. Các trường Đức thường quy đổi điểm nước ngoài bằng công thức của họ, phổ biến là công thức Bavaria điều chỉnh, dùng điểm cao nhất, điểm đạt tối thiểu và điểm của bạn. Người dịch chỉ cần giữ đúng điểm và ghi chú thang điểm, điểm đạt tối thiểu nếu giấy gốc có in.
Dấu thập phân giữ dấu phẩy. Khác với tiếng Anh, tiếng Đức cũng dùng dấu phẩy thập phân như tiếng Việt, nên 8,3 giữ nguyên là 8,3. Đây là điểm ngược với bản dịch tiếng Anh, cần chú ý khi một người dịch cả hai bản.
Tên văn bằng giữ danh xưng. Bằng tốt nghiệp THPT dịch sát nghĩa, không dịch thành Abitur. Việc bằng THPT Việt Nam có tương đương điều kiện vào đại học ở Đức hay không do cơ quan xét duyệt quyết định, và thường không phải tương đương trực tiếp.
Khi bằng THPT chưa đủ điều kiện vào thẳng đại học
Với nhiều chương trình, bằng THPT Việt Nam một mình chưa được coi là đủ điều kiện vào đại học ở Đức; người học có thể phải học dự bị (Studienkolleg) hoặc có thêm kết quả học đại học ở Việt Nam. Quy định cụ thể tuỳ trường, bang và thời điểm, được xác định khi xét hồ sơ. Điều này ảnh hưởng tới phần dịch theo một cách cụ thể: hồ sơ có thể cần thêm bảng điểm đại học năm nhất hoặc giấy xác nhận đang học, và các giấy này cũng phải dịch theo cùng tiêu chuẩn.
Vì vậy, ngay khi xác định lộ trình, hãy liệt kê đủ giấy học tập ở mọi bậc bạn có: học bạ, bằng THPT, giấy chứng nhận kết quả thi, bảng điểm đại học (nếu có), giấy xác nhận sinh viên. Dịch một lần cả bộ, cùng bảng thuật ngữ, rẻ và nhanh hơn dịch rải rác theo từng yêu cầu bổ sung.
Người dịch không tư vấn lộ trình học; việc đó cần đọc quy định của trường và cơ quan xét duyệt. Nhưng người dịch có kinh nghiệm hồ sơ Đức có thể nhắc bạn những giấy hay bị đòi bổ sung, để bạn hỏi trường từ sớm.
Kế hoạch dịch cho ba khâu APS, trường và visa
Ba khâu nối nhau và dùng lại phần lớn giấy tờ. Lập kế hoạch một lần giúp tránh dịch lặp và chứng thực lặp.
- Đọc hướng dẫn hiện hành của APS cho đúng diện của bạn, ghi lại danh mục giấy và ngôn ngữ bản dịch được chấp nhận.
- Đọc yêu cầu của các trường dự định nộp (và của uni-assist nếu trường dùng kênh này); đánh dấu giấy nào trường cần mà APS không cần.
- Chốt ngôn ngữ dịch: một ngôn ngữ cho cả bộ nếu được, hoặc tiếng Anh cho cả bộ cộng tiếng Đức cho giấy mà trường bắt buộc.
- Chứng thực bản sao trước, số bản tính đủ cho APS, mỗi trường nộp giấy, và dự phòng một bộ.
- Dịch cả bộ theo một bảng thuật ngữ: tên trường, tên môn, xếp loại, tên văn bằng.
- Đọc soát bản dịch, đặc biệt họ tên, ngày sinh, số hiệu văn bằng, điểm và dấu thập phân.
- Lưu bản scan đầy đủ của cả bộ để dùng cho khâu visa và các thủ tục sau khi sang Đức.
Hồ sơ visa du học Đức còn có những giấy không thuộc phạm vi dịch thuật, như chứng minh tài chính theo hình thức Đại sứ quán quy định hay bảo hiểm. Những giấy đó thường được lập trực tiếp bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh. Phần dịch chủ yếu vẫn là giấy học tập và nhân thân do Việt Nam cấp.
Lỗi hay gặp trong hồ sơ dịch đi Đức
Các lỗi dưới đây thường làm chậm khâu APS hoặc uni-assist.
| Lỗi | Cách tránh |
|---|---|
| Dịch từ bản sao chưa chứng thực rồi đi chứng thực sau | Chứng thực bản sao trước, dịch cả lời chứng |
| Bản sao nhiều trang không có cách nối trang được chấp nhận | Hỏi nơi chứng thực và nơi nhận về cách đóng tập |
| Tự ghi điểm quy đổi theo thang Đức | Giữ điểm Việt Nam, ghi chú thang và điểm đạt |
| Dịch bằng THPT là Abitur | Dịch sát danh xưng, để cơ quan xét duyệt đánh giá |
| Đổi dấu phẩy thập phân thành dấu chấm trong bản tiếng Đức | Tiếng Đức giữ dấu phẩy thập phân |
| Dịch cho APS một kiểu, cho trường một kiểu | Một bảng thuật ngữ cho cả bộ |
Khi gửi yêu cầu cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký, bạn ghi rõ hồ sơ đi APS, uni-assist hay nộp trường trực tiếp và ngôn ngữ chương trình, để bản dịch được trình bày đúng cho khâu khắt khe nhất.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch cho APS có dùng lại cho trường và visa được không?
Thường được nếu bản dịch đáp ứng yêu cầu ngôn ngữ và hình thức của các nơi đó. Hãy xin đủ số bản sao chứng thực và bản dịch ngay từ đầu, vì APS và trường có thể giữ lại bản giấy. Kiểm yêu cầu của từng nơi trước khi dùng lại.
Có cần dịch chứng chỉ tiếng Đức hoặc IELTS không?
Không. Chứng chỉ ngoại ngữ quốc tế đã có ngôn ngữ gốc là tiếng Đức hoặc tiếng Anh. Bạn chỉ cần nộp bản gốc hoặc bản sao theo yêu cầu. Cái cần dịch là giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp bằng tiếng Việt.
Bản dịch tiếng Anh có được uni-assist chấp nhận không?
uni-assist có danh sách ngôn ngữ chấp nhận cho giấy tờ và bản dịch; tiếng Anh thường nằm trong danh sách. Tuy vậy trường mà uni-assist xét hộ có thể có yêu cầu riêng. Đọc yêu cầu của cả uni-assist lẫn trường trước khi chọn ngôn ngữ.
Có nên tự quy đổi điểm sang thang Đức để ghi trong đơn không?
Một số trường có công cụ hoặc hướng dẫn tự tính để ứng viên tham khảo, nhưng con số chính thức do trường hoặc cơ quan xét duyệt tính. Trong bản dịch tuyệt đối không ghi điểm quy đổi; trong đơn thì làm theo đúng hướng dẫn của trường.
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng cho hồ sơ Đức không?
Một số nơi nhận chỉ chấp nhận bản sao chứng thực trong một khoảng thời gian gần, một số không đặt thời hạn. Hãy kiểm yêu cầu của APS, trường và cơ quan cấp visa ở thời điểm nộp, và tránh chứng thực quá sớm nếu nơi nhận có quy định thời hạn.
Học bạ có nhận xét viết tay thì dịch sang tiếng Đức thế nào?
Dịch đúng nội dung đọc được, giữ đúng mức độ khen chê của giáo viên, ghi chú chỗ không đọc được. Phần nhận xét ít ảnh hưởng tới xét tuyển ở Đức hơn điểm số, nhưng bản dịch vẫn phải đầy đủ vì APS kiểm tính trọn vẹn của giấy tờ.
