Hồ sơ du học Nhật Bản thường đi qua trường: trường nhận hồ sơ của bạn rồi nộp lên cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật để xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE). Vì vậy ngôn ngữ của bản dịch do trường quy định. Trường tiếng Nhật thường yêu cầu bản dịch tiếng Nhật; trường đại học, chương trình giảng dạy bằng tiếng Anh có thể nhận bản tiếng Anh.
Giấy cần dịch gồm giấy học tập (bằng, học bạ, bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp), giấy nhân thân và giấy của người bảo lãnh tài chính (xác nhận số dư, xác nhận việc làm, thu nhập, giấy tờ kinh doanh, giấy chứng minh quan hệ). Điểm đặc thù của hồ sơ Nhật là tên tiếng Việt viết bằng Katakana và giải trình quá trình hình thành tài sản; hai chỗ này sai lệch là hồ sơ bị hỏi lại nhiều nhất.
Trường quyết định ngôn ngữ và cách trình bày
Khác với Mỹ hay Úc, người nộp hồ sơ du học Nhật ít khi tự nộp thẳng cho cơ quan di trú ở khâu COE. Trường là bên tiếp nhận, kiểm tra và nộp thay. Mỗi trường có danh mục giấy tờ và mẫu đơn riêng, nhiều trường còn có mẫu bản dịch gợi ý, ví dụ yêu cầu bản dịch đặt ngay sau bản gốc, ghi tên người dịch, ngày dịch, có dấu hoặc chữ ký.
Hệ quả là bạn nên lấy danh mục của trường trước rồi mới dịch. Dịch theo một danh mục "chung trên mạng" rồi nộp cho trường thường phải sửa: trường này muốn tiếng Nhật, trường kia nhận tiếng Anh; trường này cần giấy chứng nhận tốt nghiệp, trường kia cần bằng.
Khi trường gửi danh mục, hãy đọc cả phần ghi chú nhỏ: nhiều trường ghi rõ bản dịch phải đóng kèm sau bản gốc, phải có tên và chữ ký người dịch, hoặc phải là bản sao có chứng thực. Một hồ sơ đủ giấy nhưng sai cách trình bày vẫn bị gửi trả để làm lại.
Một số giấy không cần dịch vì đã có bản tiếng Nhật hoặc tiếng Anh: chứng chỉ năng lực tiếng Nhật, giấy chứng nhận học tiếng tại trung tâm có cấp bản song ngữ, xác nhận số dư do ngân hàng cấp tiếng Anh. Hỏi trường xem giấy song ngữ Việt–Anh có được chấp nhận không hay phải dịch tiếp sang tiếng Nhật.
Họ tên bằng Katakana: một cách viết cho mọi giấy
Tên người Việt khi vào hồ sơ tiếng Nhật thường xuất hiện ở hai dạng: chữ Latin theo hộ chiếu và phiên âm Katakana. Không có một bảng phiên âm Katakana bắt buộc duy nhất cho tiếng Việt, nên cùng một tên có thể ra nhiều cách viết. Ví dụ "Nguyễn Văn An" thường được viết グエン・ヴァン・アン, nhưng cũng gặp グエン・バン・アン.
Không có cách nào "đúng hơn" tuyệt đối, nhưng có một quy tắc tuyệt đối: cả bộ hồ sơ chỉ dùng một cách viết, và cách viết đó khớp với những gì đã khai trên đơn xin nhập học, giấy tờ đã nộp trước đó và chứng chỉ tiếng Nhật nếu có ghi Katakana. Một khi COE và thẻ lưu trú được cấp, tên trên đó sẽ theo hộ chiếu chữ Latin; Katakana thì xuất hiện trong nhiều giấy tờ đời sống ở Nhật sau này. Đổi giữa chừng tạo ra rắc rối kéo dài.
Tên bố mẹ, người bảo lãnh cũng làm tương tự. Trước khi dịch, hãy lập một bảng nhỏ: mỗi người một dòng, cột chữ Latin theo hộ chiếu, cột Katakana đã chọn, rồi gửi bảng đó cho người dịch.
Ngày tháng, địa danh, đơn vị: những chỗ dịch sang tiếng Nhật hay lệch
Ngoài họ tên, các thông tin dưới đây cần thống nhất trong mọi giấy của bộ hồ sơ.
| Thông tin | Cách xử lý thông dụng | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Ngày tháng | Viết theo thứ tự năm, tháng, ngày; dùng năm dương lịch trừ khi mẫu của trường yêu cầu niên hiệu Nhật | Đổi sang niên hiệu Nhật nhưng tính sai năm |
| Địa danh Việt Nam | Giữ tên in trên giấy, phiên âm Katakana hoặc ghi chữ Latin kèm theo, chú thích nếu tỉnh đã sáp nhập | Tự đổi sang tên tỉnh mới, lệch với giấy gốc |
| Tên trường Việt Nam | Phiên âm hoặc dịch nghĩa một lần, kèm tên Latin, dùng nhất quán | Mỗi giấy một kiểu tên trường |
| Số tiền | Giữ đồng Việt Nam, không tự quy đổi sang yên | Ghi số yên quy đổi theo tỷ giá tự chọn |
| Nghề nghiệp người bảo lãnh | Dịch sát chức danh trên giấy xác nhận việc làm | Nâng chức danh hoặc dùng từ chung chung |
Bằng tốt nghiệp và giấy chứng nhận tốt nghiệp là hai giấy khác nhau trong tiếng Nhật: 卒業証書 là bằng, 卒業証明書 là giấy chứng nhận đã tốt nghiệp. Khi trường yêu cầu loại nào, hãy nộp và dịch đúng loại đó.
Giấy nhân thân và quan hệ gia đình trong hồ sơ Nhật
Hồ sơ COE thường cần chứng minh quan hệ giữa học sinh và người bảo lãnh tài chính, và nhiều trường yêu cầu giấy tờ thể hiện thành phần gia đình. Ở Việt Nam, bộ giấy phục vụ việc này thường là giấy khai sinh của học sinh, giấy tờ thể hiện thông tin cư trú hiện hành, và khi cần thì giấy đăng ký kết hôn của bố mẹ. Sổ hộ khẩu giấy không còn được dùng để chứng minh cư trú từ năm 2023, nên nếu mẫu của trường còn ghi "sổ hộ khẩu", hãy hỏi trường chấp nhận giấy thay thế nào.
Khi dịch giấy khai sinh sang tiếng Nhật, các ô thông tin dịch đúng như mẫu: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha mẹ, nơi đăng ký, ngày đăng ký. Giấy khai sinh cấp lại hoặc bản trích lục có ghi chú "bản sao" hay "cấp lại" thì phải dịch cả ghi chú đó. Nơi sinh và quê quán ghi theo đơn vị hành chính tại thời điểm cấp; nếu nay đã sáp nhập, giữ tên cũ và chú thích.
Nếu tên bố hoặc mẹ trên giấy khai sinh của học sinh khác với tên trên giấy tờ hiện tại của họ, đây là chỗ trường Nhật sẽ hỏi. Hãy chuẩn bị giấy tờ giải thích, như trích lục cải chính, trước khi nộp, thay vì chờ trường yêu cầu.
Giấy tờ người bảo lãnh và giải trình nguồn tiền
Hồ sơ COE của du học sinh tự túc thường cần chứng minh người bảo lãnh đủ khả năng chi trả. Ngoài xác nhận số dư, nhiều trường còn đòi giấy chứng minh tiền đó hình thành thế nào: xác nhận thu nhập qua các năm, giấy tờ kinh doanh, giấy tờ thuế, hợp đồng bán tài sản nếu số tiền lớn được gửi vào gần đây. Cơ quan xét duyệt có thể xác minh với ngân hàng, nơi làm việc, nên mọi con số phải nhất quán và có thật.
Khi dịch, những điểm sau quan trọng hơn câu chữ: số tiền và đơn vị giữ nguyên; tên cơ quan, chức danh dịch sát; ngày cấp giấy rõ ràng. Thư giải trình của người bảo lãnh, nếu trường yêu cầu, là văn bản do người bảo lãnh viết, ký; bản dịch chỉ chuyển nội dung, không thêm lý lẽ.
Một sai lầm hay gặp là để bản dịch "giải thích hộ" những chỗ chưa khớp, ví dụ thêm vào bản dịch xác nhận thu nhập một dòng không có trong bản gốc. Đó là sửa giấy tờ. Nếu có chỗ chưa khớp thật, người bảo lãnh nên viết thư giải trình riêng, ký tên, và dịch thư đó như một văn bản độc lập.
Quy trình dịch hồ sơ du học Nhật gọn nhất
Thứ tự dưới đây giúp tránh dịch lại khi trường yêu cầu sửa.
- Lấy danh mục giấy tờ, mẫu đơn và yêu cầu về bản dịch của trường (tiếng Nhật hay tiếng Anh, có cần dấu người dịch không).
- Chốt bảng tên: chữ Latin theo hộ chiếu và Katakana cho học sinh, bố mẹ, người bảo lãnh.
- Dịch nhóm giấy học tập và nhân thân trước, vì không đổi theo thời gian.
- Xin giấy tài chính gần hạn nộp, rồi dịch; đối chiếu số tiền với thư giải trình nếu có.
- Gửi bản dịch cho trường kiểm trước nếu trường có khâu duyệt sơ bộ; sửa theo góp ý của trường.
- Lưu bản PDF đầy đủ của cả bộ, vì sau khi có COE, khâu xin visa tại cơ quan đại diện Nhật và các thủ tục ở Nhật có thể cần lại một số giấy.
Dịch Việt khuyến nghị gửi kèm danh mục của trường ngay khi đặt dịch; nhiều trường có những yêu cầu trình bày rất cụ thể mà nếu biết trước thì không mất thêm lượt sửa nào.
Lỗi khiến trường Nhật trả hồ sơ dịch
Phần lớn lỗi dưới đây là lỗi nhất quán, không phải lỗi ngữ pháp tiếng Nhật.
| Lỗi | Cách tránh |
|---|---|
| Katakana của một tên khác nhau giữa các giấy | Chốt bảng tên trước khi dịch |
| Đổi năm sang niên hiệu Nhật nhưng tính sai | Dùng năm dương lịch trừ khi mẫu yêu cầu khác |
| Dịch bằng trong khi trường yêu cầu giấy chứng nhận tốt nghiệp | Đọc kỹ danh mục, dịch đúng loại giấy |
| Bỏ sót con dấu, ghi chú tay trên giấy xác nhận | Dịch mọi phần có chữ trên giấy |
| Quy đổi tiền sang yên trong bản dịch | Giữ đồng Việt Nam |
| Bản dịch không có tên người dịch, ngày dịch | Thêm phần thông tin người dịch theo mẫu trường |
Khi trường yêu cầu sửa, hãy sửa đúng chỗ được góp ý và kiểm xem chỗ đó có xuất hiện ở giấy khác không; lỗi tên thường lặp lại ở nhiều giấy cùng lúc.
Câu hỏi thường gặp
Trường Nhật có nhận bản dịch tiếng Anh thay cho tiếng Nhật không?
Một số trường nhận, đặc biệt là đại học và chương trình giảng dạy bằng tiếng Anh. Trường tiếng Nhật thường yêu cầu tiếng Nhật. Không có quy tắc chung, nên hãy hỏi trường trước khi dịch để khỏi làm hai lần.
Tên tiếng Việt có dấu viết sang Katakana thế nào cho đúng?
Không có bảng phiên âm bắt buộc duy nhất. Cách làm phổ biến là phiên âm theo cách đọc tiếng Việt, rồi dùng một cách viết duy nhất cho mọi giấy. Nếu đã có giấy tờ tiếng Nhật trước đó ghi Katakana, như chứng chỉ hay đơn đã nộp, hãy theo đúng cách đó.
Có cần hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ khi du học Nhật không?
Tuỳ trường và tuỳ loại giấy; nhiều hồ sơ du học Nhật không đòi hợp pháp hoá, nhưng một số trường hoặc trường hợp cụ thể có thể yêu cầu xác nhận thêm. Hãy hỏi trường và kiểm hướng dẫn của cơ quan đại diện Nhật tại Việt Nam.
Giấy xác nhận học tiếng Nhật ở trung tâm có cần dịch không?
Nếu trung tâm cấp bằng tiếng Việt thì cần dịch. Giấy nên ghi rõ số giờ học, thời gian học, giáo trình và trình độ; nếu giấy thiếu những thông tin trường yêu cầu, hãy xin trung tâm cấp lại cho đủ trước khi dịch, vì người dịch không được thêm nội dung.
Sau khi có COE, xin visa có phải dịch thêm gì không?
Thường không phải dịch thêm nhiều, vì hồ sơ chính đã qua khâu COE. Tuy vậy cơ quan đại diện Nhật có thể có danh mục riêng cho khâu visa. Giữ sẵn bản dịch của cả bộ để dùng lại khi cần, và kiểm danh mục ngay trước ngày nộp.
