Anh, Úc và Canada đều yêu cầu giấy tờ không bằng tiếng Anh (hoặc tiếng Pháp, với Canada) phải kèm bản dịch đầy đủ, nhưng mỗi nước đặt trọng tâm vào một điểm khác nhau về người dịch. Anh đòi bản dịch có lời xác nhận và thông tin liên hệ của người dịch. Úc đòi người dịch đạt chuẩn NAATI nếu dịch tại Úc, còn dịch ngoài Úc thì người dịch phải ghi rõ danh tính và trình độ. Canada đòi người dịch được chứng nhận, hoặc nếu không thì phải kèm cam kết tuyên thệ của người dịch, và không nhận bản do chính người nộp hay người thân dịch.
Điểm chung giúp bạn tiết kiệm công: một bản dịch nguyên văn, có trang xác nhận ghi đủ họ tên, chữ ký, ngày, thông tin liên hệ và trình độ của người dịch, thường đáp ứng phần lớn yêu cầu của cả ba nước. Phần riêng của từng nước, như cam kết tuyên thệ cho Canada, làm thêm khi cần. Quy định có thể thay đổi, nên đối chiếu trang hướng dẫn chính thức của cơ quan di trú ngay trước khi nộp.
So sánh nhanh yêu cầu về bản dịch
Bảng tóm tắt các điểm chính theo hướng dẫn công khai của cơ quan di trú ba nước, ở mức nguyên tắc. Chi tiết và ngoại lệ cần đọc ở nguồn chính thức.
| Nội dung | Anh | Úc | Canada |
|---|---|---|---|
| Bản dịch cần có | Lời xác nhận bản dịch chính xác, ngày dịch, họ tên và chữ ký người dịch, thông tin liên hệ | Bản dịch tiếng Anh chính xác kèm bản gốc | Bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Pháp kèm bản sao bản gốc |
| Yêu cầu người dịch | Không ghi một chứng chỉ cụ thể; cần thông tin để liên hệ xác minh | Dịch tại Úc: người dịch đạt chuẩn NAATI; ngoài Úc: người dịch ghi họ tên, địa chỉ, liên hệ, trình độ và kinh nghiệm | Người dịch được chứng nhận; nếu không, kèm cam kết tuyên thệ của người dịch |
| Ai không nên dịch | Hướng dẫn tập trung vào khả năng liên hệ người dịch | Nên tránh người có quan hệ với người nộp | Không được là người nộp hoặc người thân của họ |
| Nộp thế nào | Thường tải lên hồ sơ trực tuyến | Tải bản scan màu lên tài khoản hồ sơ trực tuyến | Tải lên hồ sơ trực tuyến; bản giấy khi được yêu cầu |
Bảng trên không thay hướng dẫn chính thức. Mỗi diện visa có thể có điểm riêng, và trường đại học của cả ba nước còn có yêu cầu riêng cho hồ sơ nhập học, tách biệt với yêu cầu của cơ quan visa.
Anh: lời xác nhận của người dịch là trung tâm
Hướng dẫn của cơ quan thị thực và nhập cư Anh nêu rằng mỗi giấy được dịch phải có xác nhận của người dịch rằng đó là bản dịch chính xác của bản gốc, ngày dịch, họ tên đầy đủ và chữ ký của người dịch, và thông tin liên hệ của người dịch. Logic của yêu cầu này là khả năng xác minh: nếu nghi ngờ, họ muốn liên hệ được với người chịu trách nhiệm bản dịch.
Với hồ sơ du học, bản dịch thường xuất hiện ở hai chỗ: giấy học tập mà trường dùng để cấp xác nhận nhập học (CAS) và giấy tài chính chứng minh khả năng chi trả. Giấy tài chính có quy định riêng về thời gian tiền được duy trì trong tài khoản và độ mới của giấy xác nhận; quy định này đã ổn định nhiều năm nhưng vẫn có thể thay đổi, nên kiểm lại hướng dẫn hiện hành trước khi xin giấy ngân hàng.
Một điểm nhỏ nhưng hay sót: trường đã dùng giấy học tập nào để cấp CAS thì bộ hồ sơ visa thường cần đúng những giấy đó. Hãy giữ bản dịch thống nhất giữa hai khâu, đừng dịch lại lần hai ở nơi khác với cách viết tên khác.
Úc: NAATI và bản dịch làm ngoài nước Úc
NAATI là cơ quan cấp chứng nhận cho người dịch và phiên dịch tại Úc. Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ Úc, giấy tờ dịch tại Úc phải do người dịch đạt chuẩn NAATI thực hiện. Giấy tờ dịch ngoài Úc, như tại Việt Nam, không bắt buộc người dịch có chứng nhận NAATI, nhưng bản dịch phải được người dịch xác nhận với đầy đủ họ tên, địa chỉ, số liên lạc, và thông tin về trình độ, kinh nghiệm trong ngôn ngữ đó.
Như vậy, một bản dịch làm tại Việt Nam vẫn dùng được cho hồ sơ visa du học Úc nếu trang xác nhận ghi đủ các thông tin trên. Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch theo thủ tục Việt Nam là một lớp bảo đảm thêm, nhưng phần thông tin về người dịch bằng tiếng Anh mới là thứ cơ quan Úc đọc.
Hồ sơ Úc nộp trực tuyến, nên bản scan cần rõ, màu, đủ trang, đủ cả bản gốc lẫn bản dịch. Nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung chỉ vì bản scan mờ con dấu hoặc thiếu mặt sau. Hãy kiểm từng tệp trên điện thoại trước khi tải lên: phóng to con dấu, đọc được số hiệu văn bằng là đạt.
Canada: người dịch được chứng nhận hoặc cam kết tuyên thệ
Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) yêu cầu giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp phải kèm bản dịch, và đặt yêu cầu rõ về người dịch. Bản dịch do người dịch được chứng nhận (thành viên của tổ chức nghề dịch cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ ở Canada) là trường hợp đơn giản nhất. Nếu người dịch không thuộc diện đó, bản dịch phải kèm cam kết tuyên thệ (affidavit) của chính người dịch, làm trước người có thẩm quyền nhận tuyên thệ, khẳng định bản dịch chính xác.
IRCC cũng nêu rõ bản dịch không được do chính người nộp đơn thực hiện, và cũng không do cha mẹ, anh chị em, vợ chồng hay người thân khác trong gia đình thực hiện. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với một số trường đại học cho phép tự dịch ở vòng đầu.
Ngoài bản dịch, IRCC thường cần bản sao của giấy gốc đi kèm. Với hồ sơ du học Québec, còn có khâu giấy chấp nhận của tỉnh với yêu cầu riêng, có thể cần tiếng Pháp. Vì yêu cầu về cam kết tuyên thệ và người có thẩm quyền nhận tuyên thệ là chi tiết pháp lý, hãy đọc nguyên văn hướng dẫn hiện hành của IRCC và hỏi người dịch xem họ đã từng làm bộ hồ sơ Canada theo cách nào.
Một kế hoạch dịch cho cả trường lẫn visa
Hồ sơ du học Anh, Úc, Canada đi qua hai cửa: trường (để có thư mời nhập học và giấy xác nhận nhập học) và cơ quan visa. Hai cửa đọc phần lớn cùng một bộ giấy học tập, nhưng cửa visa đọc thêm giấy tài chính, nhân thân, và đặt yêu cầu chặt hơn về người dịch. Cách tiết kiệm nhất là dịch một lần theo mức của cơ quan visa ngay từ khâu nộp trường, kể cả khi trường chấp nhận bản tự dịch ở vòng đầu.
Trong thực tế, nhiều gia đình tự dịch học bạ để nộp trường cho nhanh, sau đó phải dịch lại toàn bộ cho khâu visa. Hai bản dịch của cùng một học bạ thường khác nhau ở tên môn, tên trường, cách viết xếp loại. Người xét visa đôi khi đọc cả thư mời nhập học lẫn bản dịch mới và thấy hai cách gọi khác nhau cho cùng một trường cũ. Không đến mức bị từ chối, nhưng là một câu hỏi không cần thiết.
Nếu bạn nộp đồng thời cho trường ở hai hoặc ba nước trong nhóm này, hãy làm trang xác nhận người dịch đủ mục cho cả ba, và chuẩn bị riêng phần cam kết tuyên thệ chỉ khi chắc chắn nộp Canada. Như vậy một bộ dịch phục vụ được mọi lựa chọn mà không phải làm lại.
Trang xác nhận người dịch cần có những gì
Để một bản dịch dùng được cho cả ba nước, trang xác nhận của người dịch (thường là trang cuối hoặc trang đầu bản dịch) nên có đủ các mục sau, viết bằng tiếng Anh.
- Câu xác nhận người dịch đủ năng lực dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh và bản dịch là đầy đủ, chính xác so với bản gốc.
- Tên giấy được dịch, số trang bản gốc và số trang bản dịch, để không ai chèn thêm hoặc rút bớt trang.
- Họ tên đầy đủ của người dịch, chữ ký, ngày dịch.
- Thông tin liên hệ của người dịch hoặc của đơn vị dịch: địa chỉ, số liên lạc, thư điện tử.
- Trình độ và kinh nghiệm của người dịch trong cặp ngôn ngữ (bằng cấp ngoại ngữ, số năm hành nghề), theo yêu cầu của Úc.
- Dấu hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo thủ tục Việt Nam nếu có, kèm bản dịch phần dấu đó.
Dịch Việt trình bày trang xác nhận theo các mục trên khi khách cho biết nước đến; với hồ sơ Canada, khách nên báo sớm để chuẩn bị thêm phần cam kết tuyên thệ nếu người dịch không thuộc diện được chứng nhận tại Canada.
Lỗi làm hồ sơ ba nước bị yêu cầu bổ sung
Các lỗi dưới đây gặp nhiều ở hồ sơ tự chuẩn bị, phần lớn sửa được nếu phát hiện trước khi nộp.
| Lỗi | Nước hay bắt | Cách tránh |
|---|---|---|
| Bản dịch không có thông tin liên hệ người dịch | Anh, Úc | Thêm trang xác nhận đủ mục |
| Người nộp hoặc người thân tự dịch | Canada | Dùng người dịch độc lập |
| Thiếu cam kết tuyên thệ khi người dịch không được chứng nhận tại Canada | Canada | Hỏi người dịch về phương án cam kết trước khi đặt |
| Scan mờ con dấu, thiếu mặt sau | Cả ba | Scan màu, đủ mặt, kiểm trên điện thoại |
| Bản dịch trường và bản dịch visa viết tên khác nhau | Cả ba | Một bản dịch dùng cho cả hai khâu |
| Giấy tài chính quá cũ so với quy định | Anh, Úc | Xin giấy ngân hàng sát thời điểm nộp theo hướng dẫn hiện hành |
Bộ hồ sơ "đủ" với cơ quan visa không có nghĩa là đủ với trường, và ngược lại. Lập hai danh mục riêng, rồi gộp lại thành một kế hoạch dịch.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch làm ở Việt Nam có dùng được cho visa du học Úc không?
Thường dùng được, vì hướng dẫn của Úc không bắt buộc người dịch ngoài Úc có chứng nhận NAATI. Điều kiện là bản dịch được người dịch xác nhận với họ tên, địa chỉ, số liên lạc, trình độ và kinh nghiệm. Kiểm lại hướng dẫn hiện hành trước khi nộp.
Canada có nhận bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch ở Việt Nam không?
Cơ quan di trú Canada xét theo tiêu chí của họ: người dịch có được chứng nhận theo hệ thống Canada không, nếu không thì có cam kết tuyên thệ kèm theo không. Chứng thực chữ ký ở Việt Nam là thủ tục khác. Hãy đối chiếu yêu cầu cam kết tuyên thệ trong hướng dẫn IRCC hiện hành.
Một bản dịch có dùng chung cho trường và cơ quan visa được không?
Được trong đa số trường hợp, nếu bản dịch đạt mức khắt khe hơn của hai bên. Lợi ích lớn nhất là tên riêng và số liệu nhất quán giữa hai khâu. Chỉ cần xin đủ số bản chứng thực và giữ bản scan chất lượng cao.
Học sinh dưới 18 tuổi có cần dịch thêm giấy gì không?
Thường cần giấy chứng minh quan hệ với cha mẹ và giấy đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ cho việc đi học và chỗ ở, tuỳ quy định từng nước. Các giấy tiếng Việt trong nhóm này cũng phải dịch theo cùng tiêu chuẩn. Đọc phần hướng dẫn cho người chưa thành niên của từng nước.
Có cần dịch giấy khai sinh cho hồ sơ visa du học không?
Không phải lúc nào cũng cần. Giấy khai sinh hay được yêu cầu khi người bảo trợ tài chính là cha mẹ, khi người nộp chưa thành niên, hoặc khi có người phụ thuộc đi cùng. Danh mục giấy tờ của từng diện visa sẽ ghi rõ.
Úc có chấp nhận bản dịch của người dịch tự do không qua công ty không?
Hướng dẫn của Úc tập trung vào thông tin và trình độ của người dịch, không bắt buộc phải là công ty. Tuy vậy, người dịch tự do cần ghi đủ họ tên, địa chỉ, liên lạc, trình độ, kinh nghiệm và sẵn sàng được liên hệ xác minh. Bản dịch thiếu các thông tin này dễ bị yêu cầu bổ sung.
