Dịch học bạ THPT sang tiếng Anh: tên môn, điểm, xếp loại và nhận xét giáo viên

Dịch học bạ THPT sang tiếng Anh là dịch đúng từng ô trong học bạ: thông tin học sinh, bảng điểm từng môn theo học kỳ và cả năm, kết quả học tập, rèn luyện, nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và xác nhận của hiệu trưởng. Điểm giữ nguyên thang 10, xếp loại dịch theo một cách cố định kèm từ gốc trong ngoặc, tên môn dùng tên tiếng Anh thông dụng và thống nhất cho cả ba năm.

Chỗ dễ sai nhất không phải tên môn mà là xếp loại: học bạ các khoá cũ dùng Giỏi, Khá, Trung bình cho học lực và Tốt, Khá cho hạnh kiểm, còn học bạ theo cách đánh giá mới dùng Tốt, Khá, Đạt, Chưa đạt. Dịch nhầm hai hệ này vào nhau là bản dịch nói khác bản gốc.

Dưới đây là bảng tên môn, cách xử lý điểm và xếp loại, cách dịch nhận xét viết tay, và những giấy đi kèm học bạ mà hồ sơ du học thường đòi.

Học bạ có những phần nào phải dịch

Học bạ THPT là cuốn sổ nhiều trang, mỗi năm học chiếm một hoặc hai trang. Bản dịch phải theo đúng bố cục đó để người đọc đối chiếu được trang nào với trang nào. Các phần thường có: trang bìa và trang thông tin (họ tên, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, nơi ở, họ tên cha mẹ), bảng điểm từng năm gồm điểm trung bình môn học kỳ I, học kỳ II và cả năm, kết quả tổng hợp (học lực, hạnh kiểm hoặc kết quả học tập, rèn luyện), danh hiệu nếu có, nhận xét của giáo viên chủ nhiệm, chữ ký giáo viên bộ môn xác nhận sửa điểm nếu có, và xác nhận của hiệu trưởng kèm con dấu.

Những chi tiết nhỏ cũng phải vào bản dịch: số đăng bộ, ghi chú "lên lớp" hay "được lên lớp sau khi kiểm tra lại", dấu giáp lai giữa các trang, chỗ sửa điểm có chữ ký xác nhận. Người xét hồ sơ có thể không đọc tiếng Việt nhưng nhìn thấy có một con dấu hay một dòng chữ viết tay mà bản dịch không có, và đó là lý do để họ trả lại.

Nếu trường của bạn đã chuyển sang học bạ điện tử và cấp bản in có mã xác thực, bản dịch dịch đúng bản in đó, ghi rõ vị trí mã xác thực, không cần vẽ lại mã.

Bảng tên môn học tiếng Anh thường dùng

Không có bản dịch tên môn nào là "chuẩn quốc gia" bắt buộc cho mọi bản dịch tư nhân, nhưng dưới đây là cách dịch thông dụng, dễ hiểu với trường nước ngoài. Điều quan trọng hơn là dùng một cách cho cả ba năm và cả bộ hồ sơ.

Với học sinh học chương trình 2018, các môn lựa chọn ở lớp 10–12 khác nhau giữa các em; bản dịch chỉ dịch những môn có trong học bạ, không thêm môn "cho đủ bộ". Môn đánh giá bằng nhận xét (Đ, CĐ) dịch là Pass / Not yet passed hoặc Achieved / Not achieved, kèm ký hiệu gốc trong ngoặc, và nhất quán từ đầu đến cuối.

Điểm số: giữ nguyên thang 10, sửa đúng dấu thập phân

Không quy đổi điểm trong bản dịch. Điểm 8,3 là 8,3 trên thang 10. Việc quy sang thang 4 hay thang chữ là việc của trường nhận hoặc tổ chức đánh giá bằng cấp, mỗi nơi có công thức riêng. Bản dịch đưa ra một con số khác bản gốc là bản dịch sai, dù người dịch có ý tốt.

Đổi dấu phẩy thập phân thành dấu chấm. Tiếng Việt viết 8,3; tiếng Anh viết 8.3. Để nguyên dấu phẩy, người đọc nước ngoài có thể hiểu "8,3" là hai điểm số 8 và 3. Đây là lỗi nhỏ nhưng xuất hiện trong rất nhiều bản dịch tự làm.

Ghi chú thang điểm một lần ở đầu bảng. Một dòng như "Grading scale: 0–10, 10 being the highest; minimum pass mark as per the regulations of the Ministry of Education and Training" giúp người đọc hiểu ngay mà không cần hỏi. Ghi chú này thuộc phần chú thích của người dịch, đặt tách biệt khỏi nội dung dịch.

Giữ ô trống là ô trống. Môn không học ở năm đó, ô không có điểm thì để trống hoặc ghi dấu gạch như bản gốc, không điền "N/A" hay số 0. Ô có điểm bị gạch sửa thì dịch cả điểm cũ, điểm mới và ghi chú chữ ký xác nhận sửa.

Điểm trung bình cả năm lấy đúng như sổ. Có khi phép tính của bạn ra khác số trong sổ một chút do cách làm tròn. Bản dịch vẫn lấy số trong sổ.

Xếp loại học lực, hạnh kiểm và kết quả học tập, rèn luyện

Đây là phần cần cẩn thận nhất vì có hai hệ đang cùng tồn tại trong hồ sơ của học sinh các khoá khác nhau. Hãy nhìn đúng từ trên học bạ của mình, không suy theo năm.

Có người dịch "Giỏi" là "Excellent" cho đẹp. Cách đó tạo ra mâu thuẫn ngay khi cùng bộ hồ sơ có chữ "Xuất sắc" (danh hiệu Học sinh Xuất sắc theo cách đánh giá mới, hay hạng Xuất sắc trên bằng đại học), vì lúc đó không còn từ nào cao hơn để dịch. Với thang 4 mức như hạnh kiểm, hãy ghi chú mức nào là cao nhất thay vì đẩy từ dịch lên cho "tương xứng". Nguyên tắc là chọn một thang dịch có thứ bậc giữ đúng thứ bậc gốc, và luôn kèm từ tiếng Việt trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu tiên để người đọc biết đây là thang của Việt Nam.

Nhận xét viết tay của giáo viên chủ nhiệm

Nhận xét cuối năm thường viết tay, ngắn, theo những công thức quen thuộc như "Ngoan, chăm học, có ý thức xây dựng tập thể". Dịch câu này cần đúng ý và đúng mức độ, không thêm. Một bản dịch tự nhiên là "Well-behaved and diligent; contributes to class activities". Không nên đẩy thành "an outstanding student with exceptional leadership", vì đó là ý của người dịch, không phải của giáo viên.

Chữ viết tay khó đọc là chuyện thường. Quy ước nghề là: chữ đọc được chắc chắn thì dịch; chữ không đọc được thì ghi [illegible] đúng chỗ đó, không đoán. Nếu cả đoạn không đọc được, bạn có thể nhờ trường xác nhận lại nội dung hoặc chấp nhận để trống có ghi chú. Đoán chữ rồi dịch là rủi ro lớn hơn nhiều so với một chỗ ghi "không đọc được".

Chữ ký và con dấu được mô tả trong ngoặc vuông: [Signature], [Seal: tên trường]. Tên trong con dấu tròn dịch theo tên trường đã dùng thống nhất. Nếu con dấu mờ, chỉ ghi [Seal] và không tự điền tên.

Giấy đi kèm học bạ thường được yêu cầu

Học bạ ít khi đi một mình. Tuỳ thời điểm nộp hồ sơ, trường nước ngoài thường đòi thêm một hoặc vài giấy sau, mỗi giấy có cách dịch riêng.

• Bằng tốt nghiệp THPT: dịch tên bằng thống nhất, ví dụ "Upper Secondary School Graduation Diploma", kèm số hiệu, số vào sổ. Không dịch thành "High School Diploma" kiểu Mỹ nếu bạn muốn sát bản gốc, dù nhiều trường hiểu cả hai.
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời: "Provisional Certificate of Upper Secondary Graduation", ghi rõ thời hạn hiệu lực in trên giấy nếu có.
• Giấy chứng nhận kết quả thi tốt nghiệp: dịch tên từng bài thi, điểm từng bài giữ nguyên, ghi chú thang điểm.
• Bảng điểm hoặc giấy xác nhận đang học cho học sinh nộp khi chưa tốt nghiệp: dịch đúng phần trường xác nhận, không tự thêm "dự kiến tốt nghiệp" nếu giấy không ghi.
• Giấy khen, giấy chứng nhận thành tích: dịch đúng cấp giải và đơn vị cấp, tên tỉnh giữ như in trên giấy.

Một số trường THPT đã chủ động cấp bảng điểm song ngữ cho học sinh đi du học. Nếu trường bạn có, hãy hỏi trước khi gửi dịch; bản do trường cấp thường được ưu tiên.

Đọc soát bản dịch học bạ trước khi chứng thực

Sau khi nhận bản dịch, bạn nên tự đọc soát theo bốn điểm trước khi đi chứng thực, vì sửa sau khi đã có dấu là làm lại cả bước. Thứ nhất, họ tên, ngày sinh khớp hộ chiếu. Thứ hai, đếm số môn mỗi năm trên bản dịch và bản gốc phải bằng nhau. Thứ ba, dò ngẫu nhiên năm sáu ô điểm ở các năm khác nhau, kiểm cả dấu thập phân. Thứ tư, xếp loại từng năm đúng như sổ.

Ngoài ra, xem bản dịch có giữ cấu trúc trang để người đọc đối chiếu được không: mỗi năm học một bảng, tiêu đề rõ lớp 10, 11, 12 và năm học. Bản dịch dồn cả ba năm vào một bảng cho gọn trông đẹp nhưng khó đối chiếu, và một số nơi nhận sẽ hỏi lại.

Dịch Việt khuyến nghị giữ lại một bản PDF của bản dịch đã chứng thực. Khi trường hoặc tổ chức đánh giá bằng cấp đòi thêm bản, bạn chỉ cần xin thêm bản chứng thực từ bản đã có, không phải dịch lại.

Câu hỏi thường gặp

Học bạ có cần dịch đủ cả ba năm lớp 10, 11, 12 không?

Phần lớn trường nước ngoài muốn thấy kết quả của toàn bộ bậc THPT, nên nên dịch đủ ba năm. Nếu nộp khi đang học lớp 12, trường thường nhận học bạ hai năm đầu kèm kết quả học kỳ I lớp 12, rồi đòi bổ sung khi tốt nghiệp. Hãy đọc yêu cầu cụ thể của từng trường.

Có nên tự quy đổi điểm hệ 10 sang GPA để ghi vào bản dịch không?

Không nên. Bản dịch phải giữ đúng con số trên học bạ. Nếu trường yêu cầu bạn tự khai GPA trong đơn, bạn khai ở đơn theo hướng dẫn của trường, còn bản dịch vẫn giữ thang 10. Hai con số đó sống ở hai chỗ khác nhau.

Môn Giáo dục thể chất chỉ có Đ hoặc CĐ thì dịch thế nào?

Dịch theo nghĩa đánh giá: Đạt là Pass hoặc Achieved, Chưa đạt là Not yet passed hoặc Not achieved, kèm ký hiệu gốc trong ngoặc. Nên thêm chú thích người dịch giải thích môn này đánh giá bằng nhận xét, không có điểm số, để người đọc khỏi tưởng thiếu điểm.

Học bạ bị rách, mất trang hoặc tẩy xoá thì có dịch được không?

Người dịch chỉ dịch được những gì đang có trên giấy và sẽ ghi chú chỗ rách, chỗ mất. Tuy nhiên nơi nhận có thể không chấp nhận học bạ hư hỏng. Bạn nên liên hệ trường cũ để xin bản sao hoặc giấy xác nhận kết quả học tập trước khi dịch.

Tên trường THPT nên dịch hay giữ nguyên tiếng Việt?

Cách an toàn là giữ tên riêng bằng tiếng Việt không dấu và dịch phần loại trường, ví dụ Le Hong Phong High School for the Gifted. Nếu trường đã công bố tên tiếng Anh chính thức thì dùng đúng tên đó cho mọi giấy trong bộ hồ sơ.

Học bạ điện tử có cần dịch khác học bạ giấy không?

Nội dung dịch như nhau. Khác ở chỗ bản in học bạ điện tử thường có mã xác thực hoặc chữ ký số. Bản dịch mô tả vị trí và loại xác thực đó, và bạn nên hỏi nơi nhận có chấp nhận bản in này kèm bản dịch hay cần bản giấy có dấu đỏ của trường.