Hồ sơ định cư Mỹ diện bảo lãnh gia đình đi qua ba chặng: người bảo lãnh nộp đơn cho Sở Di trú và Nhập tịch Mỹ (USCIS), hồ sơ chuyển sang Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC), rồi người được bảo lãnh phỏng vấn tại cơ quan lãnh sự. Ở chặng USCIS, mọi giấy không bằng tiếng Anh phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, có lời chứng nhận của người dịch về năng lực và tính chính xác. Ở các chặng sau, yêu cầu dịch phụ thuộc ngôn ngữ của giấy và nơi phỏng vấn, nên phải tra hướng dẫn hiện hành.
Bản dịch theo chuẩn của Mỹ không bắt buộc công chứng, nhưng phải dịch trọn vẹn và người dịch phải ký cam kết. Bài này giải thích từng chặng cần gì, lời chứng nhận gồm những ý nào, và những lỗi tên tuổi làm hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Ba chặng của hồ sơ và giấy cần dịch
Mỗi chặng có cơ quan xử lý khác nhau và nhìn giấy tờ với mục đích khác nhau:
| Chặng | Việc chính | Giấy tiếng Việt hay gặp |
|---|---|---|
| Nộp đơn bảo lãnh cho USCIS | Chứng minh quan hệ giữa người bảo lãnh và người được bảo lãnh | Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy tờ chấm dứt hôn nhân trước, bằng chứng quan hệ vợ chồng |
| Hồ sơ tại NVC | Nộp đơn xin thị thực định cư, giấy tờ dân sự, hồ sơ bảo trợ tài chính | Khai sinh, kết hôn, ly hôn, chứng tử, lý lịch tư pháp, giấy tờ toà án nếu có |
| Phỏng vấn tại cơ quan lãnh sự | Đối chiếu bản gốc, phỏng vấn, khám sức khoẻ | Bản gốc của mọi giấy đã nộp, kèm bản dịch đã dùng |
Giấy hồ sơ bảo trợ tài chính của người bảo lãnh thường đã bằng tiếng Anh vì do cơ quan thuế, chủ lao động ở Mỹ phát hành. Phần cần dịch tập trung ở giấy tờ dân sự của người được bảo lãnh và gia đình ở Việt Nam.
Yêu cầu bản dịch của USCIS: đầy đủ và có chứng nhận
Quy định của USCIS về giấy tờ nộp kèm đơn nêu rằng mọi giấy bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, và người dịch phải chứng nhận rằng bản dịch đầy đủ, chính xác, đồng thời chứng nhận mình đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Đây là nguồn gốc của cụm từ "certified translation" mà bạn gặp trong mọi hướng dẫn hồ sơ Mỹ.
Chữ "certified" ở đây khác với hiểu biết của nhiều người Việt. Nó không có nghĩa là bản dịch phải được công chứng hay chứng thực tại một cơ quan nhà nước; nó là lời cam kết có chữ ký của chính người dịch. USCIS không đòi người dịch phải có chứng chỉ hành nghề cụ thể nào. Tuy vậy, bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam vẫn dùng được, miễn là có kèm lời chứng nhận đúng nội dung tiếng Anh, và có lợi khi bạn cần dùng cùng bản dịch cho thủ tục khác ở Việt Nam.
"Đầy đủ" là điểm hay bị xem nhẹ. Bản dịch tóm tắt, bản dịch chỉ những dòng quan trọng, hay bản dịch bỏ qua con dấu, ghi chú bên lề, mặt sau giấy, đều không đạt. Giấy khai sinh có dòng ghi chú về việc thay đổi, cải chính hộ tịch thì dòng đó phải có trong bản dịch, vì đó có thể chính là thông tin người xét cần.
Lời chứng nhận của người dịch gồm những gì
Không có mẫu bắt buộc duy nhất, nhưng một lời chứng nhận đạt yêu cầu thường có đủ các ý sau, viết bằng tiếng Anh ở cuối bản dịch hoặc trên trang riêng kèm theo:
- Họ tên đầy đủ của người dịch.
- Khẳng định người dịch thông thạo cả tiếng Việt và tiếng Anh, đủ năng lực dịch giữa hai ngôn ngữ.
- Khẳng định bản dịch kèm theo là bản dịch đầy đủ và chính xác của giấy gốc, nêu tên giấy, ví dụ giấy khai sinh của ai.
- Chữ ký của người dịch và ngày ký.
- Địa chỉ hoặc thông tin liên hệ để cơ quan xét duyệt có thể xác minh khi cần.
Mỗi giấy nên có một lời chứng nhận riêng hoặc lời chứng nhận liệt kê rõ các giấy được dịch. Lời chứng chung chung kiểu "các giấy tờ đính kèm" khiến người xét khó biết giấy nào đã được chứng nhận. Nhiều hướng dẫn khuyên người dịch nên là người thứ ba, không phải người bảo lãnh hay người được bảo lãnh, để tránh nghi vấn về tính khách quan; quy định của USCIS không ghi cấm rõ, nhưng một người dịch độc lập luôn là lựa chọn ít rủi ro hơn.
Chặng NVC và phỏng vấn: khi nào giấy tiếng Việt cần dịch
Hướng dẫn về giấy tờ dân sự của Bộ Ngoại giao Mỹ nêu rằng giấy không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của nước nơi bạn phỏng vấn, phải kèm bản dịch có chứng nhận. Đọc kỹ thì thấy một hệ quả: với người phỏng vấn tại Việt Nam, giấy tiếng Việt thuộc ngôn ngữ chính thức của nước nơi phỏng vấn, nên ở chặng này yêu cầu dịch có thể không bắt buộc như ở chặng USCIS.
Tuy vậy, có ba lý do để không vội bỏ bản dịch. Thứ nhất, hướng dẫn có thể thay đổi, và cơ quan lãnh sự nơi phỏng vấn có thể có yêu cầu riêng; bạn phải đọc trang hướng dẫn hiện hành của NVC và của cơ quan lãnh sự trước khi tải giấy lên. Thứ hai, nhiều giấy đã phải dịch ở chặng USCIS, dùng lại bản dịch đó cho nhất quán là hợp lý. Thứ ba, sau khi sang Mỹ, người định cư sẽ cần các giấy này bằng tiếng Anh cho nhiều việc khác như đổi giấy tờ, đi học, xin việc và các thủ tục di trú về sau.
Bộ Ngoại giao Mỹ cũng công bố danh mục giấy tờ dân sự theo từng nước, cho biết với Việt Nam thì loại giấy nào được chấp nhận, do cơ quan nào cấp, lý lịch tư pháp lấy ở đâu. Danh mục này là căn cứ để chọn đúng loại giấy trước khi dịch, ví dụ bản chính hay bản sao trích lục giấy khai sinh, loại phiếu lý lịch tư pháp nào. Dịch xong mới phát hiện nộp sai loại giấy là tốn công hai lần.
Tên người: chỗ làm hồ sơ Mỹ bị hỏi lại nhiều nhất
Thứ tự họ tên. Các mẫu đơn Mỹ tách họ (family name), tên (given name) và tên đệm (middle name). Với "Nguyễn Thị Ngọc Anh", họ là Nguyen, tên là Anh, tên đệm là Thi Ngoc. Bản dịch giấy tờ nên giữ thứ tự tên Việt như trên giấy gốc, nhưng phải chắc chắn từng phần khớp với cách bạn khai trên đơn và trên hộ chiếu. Một bộ hồ sơ có chỗ ghi tên đệm, chỗ không, chỗ gộp tên đệm vào tên, sẽ làm hệ thống ghi nhận như nhiều người khác nhau.
Dấu tiếng Việt. Hộ chiếu Việt Nam in tên không dấu. Bản dịch có thể ghi tên không dấu theo hộ chiếu, hoặc ghi kèm dạng có dấu trong ngoặc ở lần đầu. Điều quan trọng là thống nhất trong mọi bản dịch của bộ hồ sơ.
Tên khác từng dùng. Đơn hỏi về các tên khác từng dùng. Nếu giấy khai sinh và hộ chiếu khác nhau do cải chính hộ tịch, hoặc người phụ nữ từng dùng tên khác trên giấy tờ cũ, bản dịch phải phản ánh đúng từng giấy và bạn khai đủ trên đơn. Không sửa tên trên bản dịch cho khớp, vì người xét sẽ đối chiếu với bản gốc.
Tên cha mẹ trên giấy khai sinh. Tên cha mẹ trên giấy khai sinh của người được bảo lãnh phải khớp với giấy tờ của chính cha mẹ trong hồ sơ, nhất là khi người bảo lãnh là cha mẹ hoặc anh chị em. Sai một chữ trong tên mẹ có thể làm đứt chuỗi chứng minh quan hệ.
Quy trình chuẩn bị bản dịch cho cả ba chặng
Để bản dịch dùng được từ đầu đến cuối mà không phải làm lại:
- Tra danh mục giấy tờ dân sự theo nước của Bộ Ngoại giao Mỹ, chọn đúng loại giấy cho từng người trong hồ sơ.
- Kiểm sai sót trên bản gốc trước: tên, ngày sinh, nơi sinh, tên cha mẹ. Sai thì làm thủ tục cải chính tại cơ quan hộ tịch trước khi dịch.
- Lập bảng tên chuẩn cho mọi người trong hồ sơ: họ, tên đệm, tên, ngày sinh, theo hộ chiếu.
- Dịch trọn từng giấy, kể cả con dấu, chữ ký, ghi chú, mặt sau; mỗi giấy kèm lời chứng nhận của người dịch bằng tiếng Anh.
- Nếu cần dùng bản dịch cho cả thủ tục ở Việt Nam, làm thêm chứng thực chữ ký người dịch.
- Scan bản gốc và bản dịch thành bộ đi liền nhau theo hướng dẫn tải giấy của từng chặng.
- Mang bản gốc cùng bản dịch đi phỏng vấn, xếp theo đúng thứ tự trong thư hẹn.
Ghi chú về những giấy đặc biệt
Một số giấy cần chú ý riêng. Giấy tờ chấm dứt hôn nhân trước như bản án, quyết định ly hôn, giấy chứng tử của vợ hoặc chồng trước: dịch đủ, kể cả phần nhận định và quyết định của toà, không chỉ trang đầu. Giấy tờ con nuôi: quyết định công nhận việc nuôi con nuôi và giấy khai sinh sau khi nhận nuôi đều cần dịch. Giấy tờ toà án hoặc công an nếu người được bảo lãnh từng có vụ việc: dịch đầy đủ, không lược, và nên hỏi luật sư di trú về cách trình bày.
Lý lịch tư pháp là giấy có hạn sử dụng theo yêu cầu của nơi nhận, nên xin gần thời điểm nộp. Bằng chứng quan hệ vợ chồng như tin nhắn, ảnh, thư từ cũng thuộc diện phải dịch nếu bằng tiếng Việt, và có cách chọn, cách dịch riêng.
Dịch Việt dịch trọn bộ giấy tờ dân sự cho hồ sơ bảo lãnh đi Mỹ, kèm lời chứng nhận của người dịch bằng tiếng Anh cho từng giấy và bảng tên thống nhất cho cả gia đình. Nếu cần, bạn gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký trên trang, ghi rõ diện bảo lãnh và chặng hồ sơ đang ở.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch nộp USCIS có cần công chứng không?
Không bắt buộc. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ kèm lời chứng nhận của người dịch về năng lực và tính chính xác. Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam vẫn dùng được nếu có lời chứng nhận đúng nội dung bằng tiếng Anh.
Người bảo lãnh tự dịch giấy tờ của vợ hoặc chồng có được không?
Quy định không ghi cấm rõ, nhưng nhiều hướng dẫn khuyên dùng người dịch độc lập vì người bảo lãnh là bên có quyền lợi trong hồ sơ. Một bản dịch của người thứ ba kèm lời chứng nhận đầy đủ giảm khả năng người xét đặt câu hỏi về tính khách quan.
Giấy khai sinh bị mất bản chính thì dịch giấy gì?
Xin bản sao trích lục khai sinh từ cơ quan hộ tịch đang lưu sổ, rồi dịch bản đó. Đối chiếu danh mục giấy tờ dân sự theo nước của Bộ Ngoại giao Mỹ để biết loại bản sao nào được chấp nhận. Nếu không còn dữ liệu hộ tịch, cần làm thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định hiện hành.
Ngày sinh trên giấy khai sinh khác hộ chiếu thì làm sao?
Không sửa trong bản dịch. Bạn phải làm thủ tục cải chính hoặc điều chỉnh giấy tờ cho thống nhất tại cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp, hoặc ít nhất chuẩn bị giấy tờ giải thích chính thức. Khác biệt không được giải thích là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Có cần dịch giấy khám sức khoẻ định cư không?
Kết quả khám sức khoẻ do bác sĩ được chỉ định thực hiện theo mẫu và chuyển theo cách cơ quan lãnh sự hướng dẫn, bạn không tự dịch. Chỉ các giấy y tế khác mà bạn tự nộp thêm, như hồ sơ tiêm chủng bằng tiếng Việt, mới có thể cần bản dịch.
Bản dịch đã nộp USCIS có dùng lại ở NVC được không?
Thường dùng lại được nếu giấy gốc không đổi và bản dịch đúng chuẩn đầy đủ, có lời chứng nhận. Riêng giấy có thời hạn như lý lịch tư pháp phải xin mới, kéo theo bản dịch mới nếu cần dịch.
