Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) yêu cầu mọi giấy không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp phải nộp kèm ba thứ: bản dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, bản sao có xác nhận của giấy gốc, và bản cam kết có tuyên thệ của người dịch nếu người dịch không phải dịch giả được công nhận ở Canada. Người nộp đơn và người thân trong gia đình không được tự dịch giấy tờ của hồ sơ.
Quy định này chặt hơn nhiều nước khác, và là nguyên nhân thường gặp khiến hồ sơ Canada bị trả hoặc bị yêu cầu bổ sung. Bài dưới giải thích từng thành phần, cách áp dụng cho người làm hồ sơ ở Việt Nam, và những giấy cần chú ý riêng trong diện bảo lãnh và diện tay nghề.
Ba thành phần của một bộ bản dịch nộp IRCC
Mỗi giấy tiếng Việt trong hồ sơ cần đi kèm đủ các thành phần sau, theo hướng dẫn chung của IRCC tại thời điểm viết:
| Thành phần | Nội dung | Lưu ý khi làm ở Việt Nam |
|---|---|---|
| Bản dịch | Dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, đầy đủ mọi phần có chữ của giấy | Chọn một ngôn ngữ và dùng thống nhất cho cả hồ sơ |
| Bản sao có xác nhận của giấy gốc | Bản sao được người có thẩm quyền xác nhận là sao đúng bản gốc | Bản sao có chứng thực từ bản chính là hình thức quen thuộc ở Việt Nam |
| Bản cam kết của người dịch | Lời cam kết có tuyên thệ về tính chính xác của bản dịch, trước người có thẩm quyền nhận tuyên thệ | Không cần nếu người dịch là dịch giả được công nhận ở Canada |
IRCC nói rõ rằng bản dịch phải đi cùng bản sao giấy gốc, không thay nhau được. Giấy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp sẵn thì không cần dịch, nhưng giấy song ngữ mà phần tiếng Anh không đầy đủ so với phần tiếng Việt thì nên hỏi kỹ có cần dịch phần còn thiếu không.
Ai không được dịch giấy tờ trong hồ sơ
Chính người nộp đơn. Dù bạn giỏi tiếng Anh đến đâu, bạn không được tự dịch giấy tờ của hồ sơ mình. Lý do là người có quyền lợi trực tiếp không thể đứng ra cam kết về tính khách quan của bản dịch.
Người thân trong gia đình. Hướng dẫn của IRCC liệt kê các quan hệ không được dịch: cha mẹ, người giám hộ, anh chị em, vợ chồng hoặc bạn đời, ông bà, con, cô dì chú bác, cháu, anh chị em họ. Danh sách rộng, nên cách an toàn là coi mọi người trong họ hàng đều không được dịch.
Người đại diện hoặc tư vấn của hồ sơ. Người được bạn chỉ định làm đại diện, dù có thu phí hay không, cũng không được dịch giấy tờ trong hồ sơ họ đang đại diện.
Hệ quả thực tế. Một bản dịch do người thuộc các nhóm trên làm, dù hoàn hảo về ngôn ngữ, vẫn không được chấp nhận. Nếu gia đình có người làm nghề dịch, họ cũng không dịch được hồ sơ của người thân. Hãy kiểm lại danh sách cấm trong hướng dẫn hiện hành trước khi chọn người dịch, vì IRCC có thể điều chỉnh.
Dịch giả được công nhận và bản cam kết: áp dụng thế nào khi dịch ở Việt Nam
Theo IRCC, dịch giả được công nhận là thành viên đang hoạt động của một hội dịch giả và thông dịch viên cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ ở Canada, như các hội ở Ontario, British Columbia hay Québec. Bản dịch của họ có dấu hoặc số thành viên, và không cần kèm bản cam kết.
Người dịch ở Việt Nam thường không thuộc các hội đó. Khi đó IRCC yêu cầu bản cam kết của người dịch, được tuyên thệ trước người có thẩm quyền nhận tuyên thệ tại nơi người dịch làm việc. Ở các nước theo thông luật, đó là công chứng viên hoặc người nhận tuyên thệ; Việt Nam không có thủ tục tuyên thệ theo đúng kiểu đó. Cách nhiều người làm hồ sơ ở Việt Nam chọn là lập bản cam kết của người dịch bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, rồi chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan có thẩm quyền, để có một xác nhận chính thức về người cam kết.
Cần nói thẳng: việc IRCC chấp nhận hình thức đó hay không do IRCC quyết định trong từng hồ sơ, và hướng dẫn chung không nêu riêng cho Việt Nam. Với hồ sơ quan trọng như thường trú nhân, nếu có điều kiện, dùng dịch giả được công nhận ở Canada sẽ loại bỏ hẳn câu hỏi này. Nếu dịch ở Việt Nam, bản cam kết nên nêu rõ họ tên, năng lực ngôn ngữ của người dịch, tên từng giấy được dịch, khẳng định bản dịch đầy đủ và chính xác, kèm chữ ký và ngày.
Giấy tờ hay cần dịch theo diện
Danh mục chính xác nằm trong bảng kiểm tra giấy tờ của từng chương trình trên hệ thống IRCC. Các nhóm giấy tiếng Việt thường gặp:
- Bảo lãnh vợ chồng, bạn đời: giấy kết hôn, khai sinh con chung, giấy tờ hôn nhân trước, bằng chứng quan hệ như tin nhắn, thư, ảnh có chú thích, thiệp cưới.
- Diện tay nghề: thư xác nhận kinh nghiệm làm việc, hợp đồng lao động, bằng cấp và bảng điểm (thường đi kèm đánh giá bằng cấp nước ngoài do tổ chức được chỉ định thực hiện), lý lịch tư pháp.
- Bảo lãnh cha mẹ, ông bà: giấy khai sinh chứng minh quan hệ, giấy tờ nhân thân của cha mẹ, lý lịch tư pháp.
- Chung cho mọi diện: lý lịch tư pháp của các nước từng cư trú theo yêu cầu, giấy tờ hộ tịch của người phụ thuộc đi kèm.
- Giấy tài chính khi chương trình yêu cầu: xác nhận số dư, sao kê, dịch theo quy ước số của ngôn ngữ đích.
Nếu bạn định cư vào Québec, tỉnh này có hệ thống chọn người nhập cư riêng và có thể có yêu cầu riêng về giấy tờ và ngôn ngữ dịch. Kiểm hướng dẫn của cơ quan nhập cư Québec song song với IRCC.
Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc: dịch đúng, không "chỉnh cho khớp mã nghề"
Với diện tay nghề, thư xác nhận kinh nghiệm làm việc là giấy quyết định điểm kinh nghiệm và việc chọn mã nghề. IRCC muốn thư được viết trên giấy tiêu đề của công ty, có thông tin liên hệ, chữ ký của người có thẩm quyền, và nêu chức danh, thời gian làm việc, số giờ làm mỗi tuần, lương và phúc lợi, cùng các nhiệm vụ chính. Nếu công ty cấp thư bằng tiếng Việt, bản dịch phải dịch đủ từng ý đó.
Áp lực thường gặp là muốn bản dịch mô tả nhiệm vụ "khớp" với phần mô tả của mã nghề định chọn. Người dịch không được làm việc đó: bản dịch chỉ chuyển nghĩa những gì công ty đã viết. Nếu mô tả nhiệm vụ trong thư gốc chưa phản ánh đúng công việc thật, cách đúng là đề nghị công ty cấp thư mới mô tả đầy đủ và trung thực, rồi dịch thư đó. Mô tả bị chỉnh trong bản dịch mà không khớp bản gốc là dấu hiệu khai báo sai, và luật di trú Canada có chế tài cho việc khai báo sai sự thật, gồm cả việc cấm nộp hồ sơ trong một số năm.
Một điểm kỹ thuật: thuật ngữ nghề nghiệp nên dịch sát nghĩa thông dụng trong ngành, nhất quán giữa thư xác nhận, hợp đồng lao động và sơ yếu lý lịch. Số giờ làm việc và lương ghi đúng đơn vị như thư gốc, không quy đổi.
Lỗi hay gặp với bản dịch nộp IRCC
Các lỗi dưới đây không nằm ở chất lượng ngôn ngữ mà ở hình thức, nên người dịch giỏi vẫn có thể mắc nếu không quen hồ sơ Canada:
| Lỗi | Vì sao bị hỏi lại | Cách tránh |
|---|---|---|
| Nộp bản dịch không kèm bản sao giấy gốc | Người xét không đối chiếu được bản dịch với giấy nào | Mỗi bản dịch luôn đi liền bản sao có xác nhận của giấy gốc |
| Người thân hoặc chính đương đơn dịch | Thuộc nhóm IRCC không chấp nhận | Chọn người dịch độc lập ngay từ đầu |
| Thiếu bản cam kết khi người dịch không phải dịch giả được công nhận | Bản dịch thiếu thành phần bắt buộc | Lập bản cam kết cho từng giấy hoặc liệt kê rõ các giấy |
| Dịch tóm tắt, bỏ con dấu và ghi chú | Không phải bản dịch đầy đủ | Dịch mọi phần có chữ, mô tả dấu và chữ ký trong ngoặc vuông |
| Trộn tiếng Anh và tiếng Pháp trong cùng hồ sơ | Khó đọc, dễ lệch thuật ngữ giữa các giấy | Chọn một ngôn ngữ đích cho toàn bộ |
| Tên người viết khác nhau giữa các bản dịch | Hệ thống ghi nhận như nhiều người khác nhau | Dùng một bảng tên chuẩn theo hộ chiếu |
Khi IRCC trả hồ sơ vì thiếu thành phần, thời gian xử lý thường bị kéo dài và có trường hợp phải nộp lại từ đầu. Mười lăm phút kiểm lại hình thức trước khi tải lên rẻ hơn nhiều so với một vòng chờ mới.
Chuẩn bị bộ bản dịch cho IRCC
Làm lần lượt để không phải nộp bổ sung:
- Tải bảng kiểm tra giấy tờ của đúng chương trình, đánh dấu những giấy bằng tiếng Việt.
- Chọn ngôn ngữ đích: tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, thống nhất cho cả hồ sơ.
- Chọn người dịch không thuộc danh sách bị cấm; quyết định dùng dịch giả được công nhận ở Canada hay người dịch kèm bản cam kết.
- Làm bản sao có chứng thực của từng giấy gốc.
- Dịch trọn từng giấy, kể cả dấu, chữ ký, ghi chú; lập bảng tên chuẩn cho mọi người trong hồ sơ.
- Làm bản cam kết của người dịch cho các bản dịch nếu cần.
- Scan theo thứ tự: bản sao giấy gốc, bản dịch, bản cam kết, ghép thành một tệp cho mỗi giấy nếu hệ thống cho phép.
Dịch Việt dịch hồ sơ Canada sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, và soạn bản cam kết của người dịch theo đúng các ý IRCC yêu cầu. Bạn có thể gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký trên trang, kèm bảng kiểm tra giấy tờ của chương trình bạn nộp.
Câu hỏi thường gặp
Có được nhờ bạn thân dịch hồ sơ Canada không?
Bạn bè không nằm trong danh sách người thân bị cấm, nên về nguyên tắc có thể dịch nếu kèm bản cam kết đúng yêu cầu. Tuy vậy, người dịch phải đủ năng lực và chịu trách nhiệm về bản cam kết. Với hồ sơ thường trú, người dịch chuyên nghiệp độc lập giúp hạn chế rủi ro bị hỏi lại.
Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch ở Việt Nam có thay được bản cam kết không?
Lời chứng của cơ quan chứng thực ở Việt Nam xác nhận chữ ký của người dịch, còn IRCC yêu cầu một bản cam kết có tuyên thệ. Hai thứ không hoàn toàn giống nhau. Cách thận trọng là có bản cam kết riêng bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và chứng thực chữ ký trên bản đó, hoặc dùng dịch giả được công nhận ở Canada.
Nên dịch sang tiếng Anh hay tiếng Pháp?
Cả hai đều được IRCC chấp nhận. Chọn ngôn ngữ bạn đang dùng cho hồ sơ và đơn từ, để người xét đọc liền mạch. Nếu định cư vào Québec, hãy kiểm thêm yêu cầu của tỉnh này vì có thể ưu tiên tiếng Pháp ở một số bước.
Giấy tờ đã có phần tiếng Anh trên bản gốc thì có cần dịch nữa không?
Nếu phần tiếng Anh trên giấy gốc thể hiện đầy đủ toàn bộ nội dung thì thường không cần. Nhiều giấy song ngữ chỉ có tiêu đề trường bằng tiếng Anh còn nội dung bằng tiếng Việt, khi đó vẫn phải dịch phần nội dung.
IRCC có xác minh bản dịch với người dịch không?
IRCC có quyền xác minh giấy tờ và thông tin trong hồ sơ, bao gồm liên hệ với người dịch hoặc nơi phát hành giấy. Vì vậy thông tin liên hệ của người dịch trên bản cam kết phải là thật và người dịch phải sẵn sàng xác nhận công việc của mình.
Đánh giá bằng cấp nước ngoài có cần bản dịch của mình không?
Tổ chức đánh giá bằng cấp có quy định riêng về cách gửi bằng và bảng điểm, có khi đòi trường gửi trực tiếp và có quy định riêng về bản dịch. Làm theo hướng dẫn của tổ chức đó, không mặc định dùng chung bộ bản dịch nộp IRCC.
