Dịch giấy uỷ quyền dùng ở nước khác có hai hướng: giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài bằng tiếng nước ngoài để dùng tại Việt Nam (ví dụ người ở Mỹ uỷ quyền cho người nhà bán nhà, nhận thừa kế), và giấy uỷ quyền lập ở Việt Nam để dùng ở nước ngoài (ví dụ uỷ quyền cho luật sư ở Úc làm thủ tục). Ở cả hai hướng, chỗ hồ sơ bị trả nhiều nhất là phạm vi uỷ quyền dịch không đủ cụ thể, và thứ tự thủ tục làm sai: dịch trước rồi mới hợp pháp hoá, hay ngược lại.
Bài này không bàn chọn hình thức uỷ quyền hay nơi ký (phần đó thuộc thủ tục công chứng, chứng thực). Bài tập trung vào khâu dịch: dịch thế nào để cơ quan nhận chấp nhận, và các khái niệm của luật nước ngoài nên chuyển sang tiếng Việt ra sao.
Vì sao phạm vi uỷ quyền là chỗ dễ hỏng nhất
Giấy uỷ quyền kiểu Anh – Mỹ hay viết rất rộng: to do all acts and things mà người uỷ quyền có thể làm, hoặc general power of attorney trao quyền nói chung. Trong khi đó, cơ quan công chứng, văn phòng đăng ký đất đai, ngân hàng ở Việt Nam thường muốn thấy phạm vi cụ thể: uỷ quyền làm việc gì, với tài sản nào (địa chỉ, số giấy chứng nhận), có được nhận tiền không, có được uỷ quyền lại không, thời hạn bao lâu.
Người dịch không được thêm phạm vi mà bản gốc không có, cũng không được thu hẹp. Nếu bản gốc viết chung chung, bản dịch phải chung chung đúng như thế, và đây là lúc nên báo cho khách: giấy này có thể không được chấp nhận cho việc cụ thể họ định làm. Cách đúng là sửa ở bản gốc (lập lại giấy uỷ quyền với phạm vi cụ thể), không phải "làm rõ" ở bản dịch.
Với giấy uỷ quyền lập ở Việt Nam để dùng ở nước ngoài thì ngược lại: văn bản tiếng Việt thường rất cụ thể, nhưng nơi nhận ở nước ngoài có thể dùng mẫu riêng của họ. Trước khi dịch, hỏi xem nơi nhận có mẫu power of attorney bắt buộc không; nhiều khi điền mẫu đó song ngữ đơn giản hơn dịch một văn bản Việt Nam rồi hy vọng họ chấp nhận.
Khái niệm uỷ quyền của nước ngoài và cách chuyển sang tiếng Việt
Một số khái niệm không có chế định tương đương chính xác trong pháp luật Việt Nam. Cách an toàn là dịch mô tả, giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc.
| Thuật ngữ gốc | Nghĩa | Cách dịch gợi ý | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| principal / grantor | người uỷ quyền | bên uỷ quyền | Không dịch "hiệu trưởng" hay "chủ" theo nghĩa thường |
| attorney-in-fact / agent | người được uỷ quyền | bên được uỷ quyền | "Attorney" ở đây không có nghĩa là luật sư |
| general power of attorney | uỷ quyền chung, rộng | giấy uỷ quyền chung (general power of attorney) | Có thể không đủ cụ thể cho một giao dịch tại Việt Nam |
| special / limited power of attorney | uỷ quyền cho việc cụ thể | giấy uỷ quyền cho việc cụ thể | Hình thức thường được cơ quan Việt Nam chấp nhận dễ hơn |
| durable power of attorney | uỷ quyền vẫn có hiệu lực khi người uỷ quyền mất năng lực hành vi | giấy uỷ quyền có hiệu lực kéo dài (durable power of attorney) | Không có chế định trùng khớp ở Việt Nam; giữ thuật ngữ gốc và ghi chú |
| revocation | huỷ, thu hồi uỷ quyền | huỷ bỏ việc uỷ quyền | Kiểm xem giấy có điều khoản không được huỷ ngang không |
| notary public | công chứng viên theo hệ thông luật | công chứng viên (notary public) | Công chứng viên ở Mỹ chủ yếu xác nhận danh tính người ký, khác chức năng công chứng ở Việt Nam |
Chỗ cuối bảng rất hay bị bỏ qua: lời chứng của notary public ở Mỹ thường chỉ xác nhận người ký đã xuất trình giấy tờ tùy thân và ký trước mặt họ. Người dịch phải dịch đúng phạm vi lời chứng đó, không gọi chung là "đã được công chứng nội dung".
Thứ tự thủ tục với giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài, dùng tại Việt Nam
Trình tự dưới đây là khung phổ biến. Từng bước cụ thể phụ thuộc nước lập giấy và cơ quan nhận ở Việt Nam, nên kiểm trước với nơi nhận và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó.
- Lập và ký giấy uỷ quyền trước cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại (ví dụ notary public), hoặc ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó. Ký tại cơ quan đại diện Việt Nam thì văn bản thường đã bằng tiếng Việt, khâu dịch có thể không cần.
- Hợp pháp hoá lãnh sự (hoặc thủ tục tương đương mà Việt Nam chấp nhận với nước đó) cho chữ ký, con dấu trên giấy uỷ quyền, trừ trường hợp được miễn theo điều ước.
- Dịch sang tiếng Việt toàn bộ: thân văn bản, lời chứng của notary, các dấu và chứng nhận hợp pháp hoá đóng thêm.
- Chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch tại Việt Nam theo yêu cầu nơi nhận.
- Nộp kèm bản gốc đã hợp pháp hoá và bản dịch tại cơ quan, tổ chức sử dụng.
Sai thứ tự hay gặp nhất là dịch giấy uỷ quyền ở nước ngoài trước, mang về Việt Nam nộp, rồi bị yêu cầu hợp pháp hoá; khi đó phải dịch lại vì bản hợp pháp hoá có thêm dấu và chứng nhận chưa được dịch.
Các chi tiết phải dịch chính xác từng ký tự
Tên người uỷ quyền và người được uỷ quyền. Đúng như hộ chiếu, căn cước; người Việt có quốc tịch nước ngoài có thể có tên nước ngoài trên hộ chiếu khác tên tiếng Việt trên giấy tờ cũ. Bản dịch nên ghi cả hai nếu bản gốc có, không tự ghép.
Thông tin tài sản. Số giấy chứng nhận, số thửa, tờ bản đồ, địa chỉ: chép đúng như giấy chứng nhận. Địa chỉ đã đổi tên sau sắp xếp hành chính năm 2025 giữ như bản gốc, có thể kèm ghi chú.
Thời hạn uỷ quyền. "Until revoked", "for a period of", "valid until" dịch rõ ràng; không có thời hạn thì không tự thêm.
Quyền nhận tiền và uỷ quyền lại. Hai quyền này hay bị cơ quan hỏi. Nếu bản gốc có, dịch nổi bật đúng câu; nếu không có, bản dịch không được ngụ ý là có.
Ngày ký và nơi ký. Ngày theo định dạng không nhập nhằng; nơi ký đúng bang, hạt, thành phố như bản gốc.
Chiều ngược lại: giấy uỷ quyền tiếng Việt mang ra nước ngoài
Người ở Việt Nam đôi khi cần uỷ quyền cho người thân ở nước ngoài làm việc thay: nhận tài sản thừa kế, đóng tài khoản ngân hàng của người đã mất, bán chiếc xe để lại ở nước sở tại, làm thủ tục với trường học của con. Giấy uỷ quyền lập tại Việt Nam, được công chứng hoặc chứng thực chữ ký, rồi dịch sang ngôn ngữ nước nhận.
Bản dịch chiều này có ba điểm hay sai. Thứ nhất, lời chứng của công chứng viên hoặc người chứng thực Việt Nam phải dịch đủ, vì nơi nhận ở nước ngoài cần biết văn bản đã được xác nhận ở mức nào: chứng thực chữ ký khác công chứng nội dung giao dịch. Thứ hai, giấy tờ tùy thân Việt Nam như căn cước, căn cước công dân phải dịch đúng tên loại giấy, chép đủ số, ngày cấp, nơi cấp, không gọi chung là "ID". Thứ ba, tên người Việt nên viết theo hộ chiếu nếu người đó có hộ chiếu, vì nơi nhận sẽ đối chiếu với giấy tờ quốc tế.
Nhiều nơi nhận ở nước ngoài còn yêu cầu giấy uỷ quyền và bản dịch được chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam và hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện nước đó, hoặc chỉ nhận bản dịch của dịch giả họ công nhận. Ngân hàng và cơ quan quản lý di sản ở một số nước còn có mẫu uỷ quyền riêng. Hỏi họ trước sẽ tránh được cảnh làm xong cả chuỗi thủ tục rồi bị yêu cầu dùng mẫu khác.
Giấy uỷ quyền song ngữ: khi nào nên làm ngay từ đầu
Nếu bạn biết trước giấy uỷ quyền sẽ dùng ở cả hai nước, hoặc người được uỷ quyền và cơ quan nhận ở hai ngôn ngữ khác nhau, soạn song ngữ ngay từ đầu giúp tránh một vòng dịch và chứng thực. Văn bản song ngữ được ký trước notary và hợp pháp hoá một lần; bản tiếng Việt đã là một phần của văn bản gốc.
Cách làm là soạn bản tiếng Việt theo yêu cầu cơ quan sẽ nhận ở Việt Nam (đủ phạm vi, đủ thông tin tài sản), dịch sang ngôn ngữ của nước nơi ký, trình bày hai cột hoặc xen kẽ đoạn, rồi mới mang đi ký. Cần hỏi trước notary nơi ký có chấp nhận văn bản song ngữ không; một số nơi chỉ xác nhận chữ ký nên không quan tâm ngôn ngữ, một số nơi yêu cầu họ đọc hiểu nội dung.
Nếu bạn đang ở nước ngoài và cần chuẩn bị giấy uỷ quyền gửi về, có thể gửi yêu cầu cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký kèm mô tả việc định uỷ quyền và nơi nhận ở Việt Nam. Phần soạn nội dung uỷ quyền nên được công chứng viên hoặc luật sư xem trước; khâu dịch và trình bày song ngữ làm sau khi nội dung đã chốt.
Lỗi hay gặp khiến giấy uỷ quyền bị trả và cách tránh
Các lỗi dưới đây gom từ những bộ hồ sơ uỷ quyền phải làm lại. Phần lớn có thể tránh bằng một cuộc gọi hỏi nơi nhận trước khi ký.
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Phạm vi uỷ quyền chung chung | Cơ quan nhận từ chối vì không xác định được việc, tài sản cụ thể | Soạn phạm vi theo yêu cầu nơi nhận trước khi ký; liệt kê tài sản, việc, quyền nhận tiền |
| Dịch trước, hợp pháp hoá sau | Phần dấu, tem hợp pháp hoá chưa được dịch; phải dịch lại | Hợp pháp hoá xong mới dịch toàn bộ |
| Tên người khác giữa giấy uỷ quyền và giấy tờ tùy thân | Không đối chiếu được danh tính | Lấy hộ chiếu, căn cước làm chuẩn cho mọi bản dịch |
| Dịch "attorney" thành "luật sư" | Người đọc hiểu sai vai trò người được uỷ quyền | Dùng "bên được uỷ quyền", giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc |
| Bỏ lời chứng của notary khỏi bản dịch | Không biết văn bản đã được xác nhận ở mức nào | Dịch đủ lời chứng, dấu, chữ ký |
| Giấy uỷ quyền đã lâu, không hỏi trước | Nơi nhận yêu cầu lập lại | Hỏi nơi nhận về thời gian chấp nhận trước khi nộp |
Nếu bạn đang ở nước ngoài, lỗi đầu tiên là đắt nhất: mỗi lần lập lại giấy uỷ quyền là một lần hẹn notary, một lần gửi bưu điện quốc tế và một vòng hợp pháp hoá.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền ký ở Đại sứ quán Việt Nam có cần dịch không?
Thường không, vì văn bản lập tại cơ quan đại diện Việt Nam thường bằng tiếng Việt và dùng được tại Việt Nam. Chỉ cần dịch nếu văn bản có phần tiếng nước ngoài hoặc nếu bạn cần dùng giấy đó ở một nước thứ ba. Kiểm với cơ quan đại diện về hình thức và giá trị sử dụng.
Người được uỷ quyền có được tự dịch giấy uỷ quyền không?
Có thể tự dịch để đọc hiểu, nhưng bản dịch nộp cơ quan thường phải được chứng thực chữ ký người dịch đủ điều kiện. Ngoài ra, người được uỷ quyền là người có lợi ích trong giao dịch, nên tự dịch dễ bị nghi ngờ về tính khách quan.
Giấy uỷ quyền tiếng Anh viết “to sell my property” có đủ để bán nhà ở Việt Nam không?
Thường không đủ, vì không xác định tài sản nào, bán với điều kiện gì, có nhận tiền không. Người dịch sẽ dịch đúng câu đó, và cơ quan công chứng ở Việt Nam có thể từ chối. Cách xử lý là lập lại giấy uỷ quyền với phạm vi cụ thể, không phải sửa bản dịch.
Bản dịch giấy uỷ quyền có phải dịch cả con dấu và tem hợp pháp hoá không?
Có. Mọi nội dung trên văn bản gốc, gồm dấu, tem, chữ ký, lời chứng của notary và chứng nhận hợp pháp hoá, đều cần được dịch hoặc mô tả trong bản dịch. Thiếu phần này, cơ quan nhận không biết văn bản đã qua những thủ tục nào.
Giấy uỷ quyền có thời hạn bao lâu thì vẫn dùng được?
Thời hạn do chính giấy uỷ quyền và pháp luật áp dụng quy định. Ngoài ra, một số cơ quan chỉ chấp nhận giấy tờ, bản dịch lập trong một khoảng thời gian gần. Trước khi nộp một giấy uỷ quyền đã lập lâu, nên hỏi nơi nhận có chấp nhận không.
