Có thể dịch từ bản photo hoặc ảnh chụp, nhưng muốn bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch thì thông thường nơi chứng thực cần đối chiếu bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy đó. Bản photo trần, không có xác nhận gì, đủ để người dịch làm việc nhưng thường không đủ để hoàn tất thủ tục.
Còn nơi nhận ở nước ngoài chấp nhận bản dịch đi kèm dạng giấy nào thì do họ quyết định. Có nơi chấp nhận bản dịch đính kèm bản sao có chứng thực; có nơi đòi bản dịch kèm bản chụp của chính bản chính, thậm chí xem bản chính khi phỏng vấn. Bài này giúp bạn chọn đúng dạng giấy đầu vào cho từng tình huống, để không phải làm lại.
Ba dạng giấy đầu vào và giá trị của chúng
Đầu vào khác nhau dẫn tới bản dịch có "nguồn gốc" khác nhau. Người xét hồ sơ ở nước ngoài thường nhìn vào bản chụp đính kèm để biết bản dịch được làm từ đâu.
| Đầu vào | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Bản chính | Nguồn gốc rõ nhất; bản chụp kèm theo cho thấy đúng con dấu, chữ ký thật | Phải rời tay bản chính một thời gian; rủi ro thất lạc khi gửi đi gửi lại |
| Bản sao có chứng thực từ bản chính | Giữ được bản chính ở nhà; có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền rằng bản sao đúng với bản chính | Một số nơi nhận không chấp nhận bản dịch làm từ bản sao; bản sao mờ làm bản dịch khó đọc |
| Bản sao cấp từ sổ gốc (trích lục) | Do cơ quan quản lý sổ gốc cấp, có giá trị như bản chính; thường sạch, rõ, mới | Phải xin cấp, mất thêm thời gian; nội dung đôi khi trình bày khác bản chính cũ |
| Bản photo hoặc ảnh chụp trần | Nhanh, gửi được từ xa, đủ để người dịch bắt đầu | Không có giá trị đối chiếu; thường không đủ để chứng thực chữ ký người dịch nếu không kèm bản chính hoặc bản sao hợp lệ |
Phân biệt bản sao có chứng thực với bản sao từ sổ gốc rất quan trọng. Bản sao có chứng thực là bản chụp được xác nhận là đúng với bản chính bạn đang giữ. Bản sao từ sổ gốc là do chính cơ quan quản lý sổ gốc cấp lại, nên về giá trị nó gần với bản chính hơn.
Vì sao bản photo trần thường không đủ
Cơ chế chứng thực chữ ký người dịch dựa trên một chuỗi: giấy gốc có thật → người dịch dịch giấy đó → người dịch ký trước người thực hiện chứng thực. Mắt xích đầu tiên cần một giấy có giá trị để đối chiếu. Bản photo trần không có ai bảo đảm nó giống bản chính; nó có thể đã bị chỉnh sửa trước khi photo.
Vì vậy cách làm phổ biến là: bạn gửi ảnh chụp để người dịch làm trước, rồi bổ sung bản chính hoặc bản sao có chứng thực khi đi chứng thực. Bản dịch sau đó được ghép với bản chụp của giấy hợp lệ đó, không phải với tấm ảnh điện thoại bạn gửi lúc đầu.
Cũng nên phân biệt hai việc hay bị gộp làm một: người dịch dịch từ ảnh chụp là chuyện kỹ thuật, còn bản dịch đính kèm bản chụp nào là chuyện pháp lý. Người dịch hoàn toàn có thể làm việc trên ảnh điện thoại, nhưng tờ giấy được ghép và giáp lai với bản dịch phải là bản chụp của giấy hợp lệ mà nơi chứng thực đã thấy. Hai thứ đó lệch nhau — ví dụ ảnh bạn gửi là bản cũ, còn bản chính mang tới là bản cấp lại — thì bản dịch phải được soát lại theo giấy thật.
Với người ở xa, đây là điểm hay vướng: gửi ảnh qua tin nhắn rồi nghĩ thế là xong. Nên tính trước đường đi của bản chính hoặc bản sao chứng thực — gửi chuyển phát, nhờ người nhà mang tới, hoặc xin bản sao chứng thực tại nơi bạn đang ở rồi gửi bản sao đó.
Khi nào nên dịch từ bản chính
Bản chính là lựa chọn an toàn nhất trong những tình huống sau:
- Nơi nhận nói rõ bản dịch phải kèm bản chụp bản chính hoặc yêu cầu xuất trình bản chính khi nộp hay phỏng vấn — giấy đi kèm phải khớp với cái bạn mang theo.
- Giấy sẽ đi chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hoá. Con dấu lãnh sự thường được đóng trên giấy gốc hoặc giấy có chữ ký, con dấu gốc của cơ quan cấp; bản dịch làm từ chính giấy đó sẽ dịch được cả con dấu lãnh sự nếu cần.
- Giấy có yếu tố khó thấy trên bản sao: dấu nổi, dấu giáp lai trên nhiều tờ của giấy gốc, chữ ký mực màu mà bản đen trắng làm mất.
- Bản sao bạn có quá mờ, đã qua nhiều lần photo, khiến con dấu và chữ nhỏ không còn đọc được.
Khi giao bản chính, hãy ghi lại danh sách giấy đã giao, chụp lại từng trang, và hỏi rõ ngày nhận lại. Với giấy khó xin lại như bằng tốt nghiệp, nên cân nhắc kỹ có thật cần giao bản chính không, hay bản sao có chứng thực là đủ.
Khi nào bản sao có chứng thực hoặc bản trích lục là lựa chọn tốt hơn
Bản sao có chứng thực hợp lý khi bản chính cần giữ an toàn hoặc đang phải dùng vào việc khác: bằng tốt nghiệp đang nộp ở nơi làm việc, sổ đỏ đang thế chấp ngân hàng, giấy khai sinh bản duy nhất của người lớn tuổi. Bạn xin chứng thực bản sao từ bản chính, rồi dùng bản sao đó làm đầu vào cho bản dịch, trong khi bản chính vẫn nằm yên.
Bản sao từ sổ gốc (thường gọi là trích lục) đặc biệt hữu ích với giấy hộ tịch cũ: giấy khai sinh viết tay từ nhiều chục năm trước, bị ố, rách, có chỗ sửa. Thay vì cố dịch một tờ giấy khó đọc, bạn xin cơ quan đang quản lý sổ hộ tịch cấp bản sao mới. Bản này sạch, rõ, dịch dễ chính xác, và nơi nhận ít lý do nghi ngờ.
Điều cần lưu ý: bản trích lục mới đôi khi trình bày khác bản chính cũ — tên mẫu khác, cách ghi địa danh khác, có thêm thông tin đăng ký lại. Nếu bộ hồ sơ có những giấy khác dẫn chiếu tới số, ngày của bản chính cũ, hãy kiểm sự thống nhất trước khi dịch.
Chọn đầu vào theo tình huống
Bảng dưới gom các tình huống hay gặp. Luôn đặt yêu cầu của nơi nhận lên trên mọi lời khuyên chung.
| Tình huống | Đầu vào nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bằng tốt nghiệp nộp du học, nơi nhận chấp nhận bản sao | Bản sao có chứng thực từ bản chính | Giữ bản chính cho các thủ tục khác |
| Giấy khai sinh cũ, mờ, có chỗ sửa | Bản sao trích lục từ sổ hộ tịch | Kiểm thông tin khớp với giấy khác trong bộ |
| Giấy sẽ chứng nhận lãnh sự rồi mới dịch | Bản chính đã có dấu lãnh sự | Bản dịch dịch luôn con dấu lãnh sự |
| Sổ đỏ đang thế chấp ngân hàng | Bản sao có chứng thực (nếu có) hoặc giấy tờ ngân hàng cho phép sao | Hỏi nơi nhận có chấp nhận không |
| Bạn đang ở nước ngoài, bản chính ở Việt Nam | Người nhà xin bản sao chứng thực hoặc mang bản chính tới | Chủ giấy thường không cần có mặt khi chứng thực chữ ký người dịch |
| Nơi nhận yêu cầu xuất trình bản chính khi phỏng vấn | Bản chính | Bản chụp đính kèm bản dịch phải khớp với bản bạn mang theo |
Giấy tờ điện tử và bản in từ ứng dụng: dịch từ đâu
Ngày càng nhiều giấy được cấp dưới dạng điện tử hoặc có bản điện tử song song: trích lục hộ tịch điện tử, một số phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng có mã tra cứu, giấy tờ hiển thị trên ứng dụng định danh. Câu hỏi thực tế là: bản dịch có chứng thực được làm từ đâu khi không có tờ giấy truyền thống.
Ở thời điểm hiện tại, cách xử lý không đồng nhất giữa các nơi. Có nơi chứng thực chấp nhận bản in của giấy điện tử khi kiểm được qua mã tra cứu, có nơi yêu cầu bản giấy do cơ quan cấp. Phía nơi nhận ở nước ngoài cũng vậy: có nơi nhận bản dịch kèm bản in giấy điện tử, có nơi chỉ nhận giấy có chữ ký và con dấu ướt để còn đi chứng nhận lãnh sự.
Cách an toàn: trước khi xin giấy, xem bạn có được chọn nhận bản giấy hay không; nếu hồ sơ sẽ ra nước ngoài và cần chứng nhận lãnh sự, ưu tiên bản giấy có chữ ký, con dấu của cơ quan cấp. Nếu chỉ có bản điện tử, hỏi nơi chứng thực và nơi nhận trước, rồi mới đặt dịch. Ảnh chụp màn hình ứng dụng gần như không bao giờ là đầu vào chấp nhận được cho bản dịch nộp chính thức.
Ảnh chụp và bản scan: chuẩn bị sao cho người dịch làm đúng
Dù đầu vào chính thức là gì, ảnh chụp bạn gửi lúc đầu quyết định người dịch có làm đúng ngay hay không. Bốn yêu cầu: chụp thẳng, không nghiêng; đủ bốn mép giấy, không cắt góc; đủ sáng, không bóng đèn loá trên con dấu; và chụp từng trang riêng, kể cả mặt sau.
Con dấu đỏ và chữ ký mực xanh hay bị mất trong chế độ chụp tài liệu đen trắng của điện thoại. Giữ chế độ màu. Với chữ nhỏ trong con dấu, chụp thêm một ảnh cận riêng vùng con dấu — người dịch cần đọc được tên cơ quan trong dấu để dịch.
Nếu dùng máy scan, độ phân giải đủ để phóng to đọc chữ trong dấu là được; quá cao chỉ làm file nặng. Đặt tên file theo thứ tự trang, tránh để người dịch phải đoán trang nào trước. Gửi yêu cầu cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký trên trang, kèm ảnh theo cách trên, thường giúp rút bớt một vòng hỏi lại.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao rồi mới dịch, hay dịch rồi mới chứng thực?
Đó là hai việc khác nhau. Chứng thực bản sao là xác nhận bản chụp đúng với bản chính; chứng thực chữ ký người dịch là xác nhận người dịch đã ký bản dịch. Bạn có thể dùng bản sao có chứng thực làm đầu vào cho bản dịch, rồi bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch.
Giấy tờ nước ngoài thì có dịch từ bản sao được không?
Giấy do nước ngoài cấp muốn dùng tại Việt Nam thường phải hợp pháp hoá lãnh sự trước, trừ trường hợp được miễn. Khi đó đầu vào nên là giấy đã có dấu hợp pháp hoá; bản sao chưa hợp pháp hoá có thể bị nơi chứng thực từ chối.
Bản sao có chứng thực có hạn dùng không?
Quy định về chứng thực không đặt hạn chung cho bản sao có chứng thực. Tuy vậy, nhiều nơi nhận đặt yêu cầu riêng, chẳng hạn chỉ nhận bản sao chứng thực gần đây. Đọc hướng dẫn của nơi nhận hoặc hỏi họ trước khi dùng bản sao cũ.
Dịch từ bản scan gửi qua email có được chứng thực không?
Người dịch có thể dịch từ bản scan, nhưng để chứng thực chữ ký người dịch thường vẫn cần đối chiếu bản chính hoặc bản sao hợp lệ. Bản scan là bước khởi động, không thay được giấy có giá trị khi hoàn tất thủ tục.
Bản chính ép plastic có làm được không?
Giấy ép plastic vẫn đọc và dịch được, nhưng không thấy được mặt sau nếu bị dán kín, không kiểm được dấu nổi, và một số nơi ngại xử lý. Nếu giấy đã ép, nên hỏi trước nơi chứng thực và nơi nhận, hoặc cân nhắc xin bản sao từ sổ gốc.
Có nên gửi bản chính qua chuyển phát không?
Được, nhưng hãy chụp lại đủ mọi trang trước khi gửi, dùng dịch vụ có mã theo dõi, đóng gói chống ướt và ghi rõ danh sách giấy trong bì. Với giấy khó cấp lại, cân nhắc dùng bản sao có chứng thực thay cho bản chính nếu nơi nhận chấp nhận.
