Trong hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, các giấy do nước ngoài cấp — văn bằng, giấy xác nhận kinh nghiệm, phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tương đương, giấy khám sức khoẻ làm ở nước ngoài — thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định hiện hành về người lao động nước ngoài. Thứ tự là hợp pháp hoá trước, dịch sau.
Phần dịch tưởng đơn giản nhưng hay làm hồ sơ chậm: chức danh trong thư xác nhận kinh nghiệm bị dịch "nâng" hoặc "hạ", tên ngành trên bằng không khớp với vị trí công việc, ngày tháng kiểu Mỹ bị đọc nhầm. Bài này viết cho bộ phận nhân sự và người lao động nước ngoài: giấy nào cần dịch, khi nào dịch, và dịch thế nào để cán bộ thẩm định đọc đúng. Danh mục hồ sơ, điều kiện và nơi nộp cụ thể cần kiểm với cơ quan tiếp nhận hiện hành.
Giấy nào thường phải dịch, giấy nào không
Danh mục chính xác do quy định hiện hành và cơ quan tiếp nhận quyết định; bảng dưới mô tả nhóm giấy hay gặp và điểm cần chú ý khi dịch.
| Giấy | Thường xử lý thế nào | Điểm cần chú ý khi dịch |
|---|---|---|
| Văn bằng, chứng chỉ do nước ngoài cấp | Hợp pháp hoá rồi dịch sang tiếng Việt có chứng thực | Tên bằng, tên ngành dịch sát; không tự quy đổi cấp bậc |
| Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc | Hợp pháp hoá rồi dịch | Chức danh, thời gian làm việc, tên công ty giữ chính xác |
| Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tương đương do nước ngoài cấp | Hợp pháp hoá rồi dịch; thường có yêu cầu về thời điểm cấp | Dịch đủ mọi dấu, mã xác minh, ghi chú |
| Giấy khám sức khoẻ làm ở nước ngoài | Hợp pháp hoá rồi dịch, nếu không khám tại Việt Nam | Thuật ngữ y tế dịch đúng, không diễn giải kết luận |
| Hộ chiếu | Thường nộp bản sao, không cần dịch | Dùng làm chuẩn cho cách viết tên trong mọi bản dịch |
| Giấy tờ do doanh nghiệp Việt Nam lập | Đã bằng tiếng Việt | Thống nhất tên người lao động với các bản dịch |
Một số trường hợp được miễn hợp pháp hoá theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại, và một số nhóm lao động được miễn giấy phép lao động. Hai câu hỏi này cần trả lời trước khi bỏ tiền dịch, vì chúng thay đổi toàn bộ danh mục giấy.
Thứ tự làm để không phải gửi giấy qua lại
Sai thứ tự là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ lao động nước ngoài kéo dài. Thứ tự gợi ý:
- Doanh nghiệp xác định vị trí (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật…) và điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm theo quy định hiện hành, để biết cần những giấy gì.
- Người lao động xin các giấy ở nước mình: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp. Giấy có yêu cầu về thời điểm cấp nên xin sau cùng.
- Hợp pháp hoá lãnh sự các giấy tại nước cấp (thường qua cơ quan có thẩm quyền của nước đó và cơ quan đại diện Việt Nam), trừ trường hợp được miễn.
- Gửi giấy đã hợp pháp hoá về Việt Nam, dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch. Bản dịch dịch cả các con dấu hợp pháp hoá.
- Soát chéo toàn bộ bản dịch: tên người, ngày sinh, số hộ chiếu, tên công ty, chức danh phải khớp nhau và khớp hồ sơ doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ theo kênh cơ quan tiếp nhận hướng dẫn; nộp trực tuyến thì scan màu đủ mép, đủ trang.
Gửi ảnh chụp các giấy cho người dịch ngay từ khi giấy còn ở nước ngoài giúp phát hiện sớm vấn đề — ví dụ thư xác nhận kinh nghiệm thiếu thời gian làm việc, hay bằng cấp ghi ngành không liên quan — để người lao động xin bổ sung trước khi hợp pháp hoá.
Thư xác nhận kinh nghiệm: chỗ dễ dịch sai nhất
Với vị trí chuyên gia, nhà quản lý hay lao động kỹ thuật, thư xác nhận kinh nghiệm là giấy cán bộ thẩm định đọc kỹ nhất. Họ cần thấy ba thứ: người này làm vị trí gì, trong khoảng thời gian nào, ở tổ chức nào — và các thông tin đó phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.
Chức danh là chỗ hay hỏng. "Senior Engineer", "Lead", "Principal", "Head of", "Manager" có phạm vi khác nhau giữa các công ty và các nước. Người dịch phải dịch sát nghĩa từng chữ — "kỹ sư cao cấp", "trưởng nhóm", "trưởng bộ phận" — và có thể giữ nguyên chức danh gốc trong ngoặc. Dịch "Manager" thành "Giám đốc" cho "đẹp hồ sơ" là sai sự thật; dịch "Director" thành "Trưởng phòng" lại làm thiệt người lao động. Cả hai đều có thể làm hồ sơ bị yêu cầu giải trình.
Thời gian làm việc phải giữ chính xác ngày, tháng, năm như thư gốc, ghi tên tháng bằng chữ để tránh nhầm thứ tự ngày–tháng. Nếu thư chỉ ghi "from 2019 to present", bản dịch giữ đúng như vậy, không tự thêm ngày cụ thể.
Mô tả công việc trong thư nên được dịch đầy đủ, không tóm tắt. Đó là căn cứ để chứng minh kinh nghiệm phù hợp. Thuật ngữ chuyên ngành (kỹ thuật, tài chính, công nghệ thông tin) cần người dịch có hiểu biết ngành, hoặc ít nhất một lượt soát của người trong ngành.
Văn bằng: dịch tên ngành sao cho thẩm định đọc đúng
Tên bằng dịch sát, giữ tên gốc. Bằng cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ của nước ngoài mang tên riêng của hệ thống họ. Bản dịch dịch nghĩa và có thể giữ nguyên tên gốc trong ngoặc, không tự quy đổi sang cấp bậc của Việt Nam.
Tên ngành không "làm cho khớp". Khi ngành học hơi khác vị trí công việc, có người muốn dịch tên ngành cho gần với vị trí. Đó là dịch sai sự thật. Nếu cần chứng minh sự phù hợp, hãy dựa vào bảng điểm, đề cương môn học hoặc kinh nghiệm thực tế, kèm bản dịch của các giấy đó.
Bằng không phải tiếng Anh. Người Hàn có bằng Đức, người Pháp có bằng Canada viết tiếng Pháp — mỗi giấy cần người dịch đúng ngôn ngữ của giấy, không phải ngôn ngữ quốc tịch người lao động.
Bằng song ngữ hoặc kèm phụ lục. Một số nước cấp bằng kèm phụ lục mô tả văn bằng. Nếu nộp cả phụ lục, phần đó cũng phải dịch; nếu không nộp, đừng dịch thừa làm dày hồ sơ.
Chứng chỉ nghề, chứng chỉ hành nghề. Với lao động kỹ thuật, chứng chỉ đào tạo nghề có thể thay vai trò của bằng đại học theo quy định. Dịch rõ tên chứng chỉ, cơ quan cấp, thời gian đào tạo.
Lý lịch tư pháp và giấy khám sức khoẻ nước ngoài
Phiếu lý lịch tư pháp hay giấy tương đương của mỗi nước có hình thức khác nhau: có nước cấp bản giấy có chữ ký, có nước cấp bản điện tử có mã xác minh, có nước chỉ cấp qua cảnh sát địa phương. Với hồ sơ tại Việt Nam, giấy này thường phải hợp pháp hoá (trừ khi được miễn) — nên trước khi xin, kiểm xem dạng giấy đó có hợp pháp hoá được không. Một bản in từ hệ thống trực tuyến không có chữ ký, con dấu có thể không qua được bước này.
Khi dịch, mọi yếu tố trên phiếu đều phải thể hiện: mã xác minh, mã QR (ghi chú), con dấu, chữ ký, dòng giải thích phạm vi tra cứu. Câu kết luận kiểu "không có tiền án" phải dịch đúng phạm vi mà nước cấp ghi — có phiếu chỉ xác nhận trong một vùng lãnh thổ hay một khoảng thời gian.
Giấy khám sức khoẻ làm ở nước ngoài có thuật ngữ y tế và kết luận theo mẫu của nước khám. Người dịch dịch đúng thuật ngữ và đúng câu kết luận, không diễn giải thêm. Nhiều doanh nghiệp chọn cho người lao động khám tại cơ sở y tế đủ điều kiện ở Việt Nam để giấy đã bằng tiếng Việt, đỡ một bước dịch và hợp pháp hoá — nên cân nhắc khi lên kế hoạch.
Danh mục soát chéo trước khi nộp
Hồ sơ lao động nước ngoài thường có giấy từ nhiều nước, nhiều ngôn ngữ, dịch bởi nhiều người. Soát chéo theo danh mục này trước khi nộp:
- Họ tên người lao động viết giống nhau trên mọi bản dịch, khớp hộ chiếu, kể cả thứ tự họ và tên.
- Ngày sinh, số hộ chiếu trên các giấy khớp nhau.
- Tên công ty nước ngoài nơi người lao động từng làm việc giữ nguyên tên gốc, không dịch nghĩa lung tung giữa các giấy.
- Chức danh trên thư kinh nghiệm khớp với chức danh trên hợp đồng, nếu có.
- Các con dấu hợp pháp hoá đều được dịch, kể cả dấu của cơ quan đại diện Việt Nam.
- Giấy có yêu cầu thời điểm cấp còn trong cửa sổ cho phép vào ngày nộp.
- Bản dịch nào cũng có lời chứng, dấu giáp lai với bản sao giấy gốc.
Doanh nghiệp tuyển nhiều người nước ngoài nên lập một bảng thuật ngữ nội bộ cho chức danh và tên phòng ban, để các bản dịch qua nhiều năm thống nhất với nhau và với hồ sơ đã nộp trước đó.
Doanh nghiệp làm việc với đơn vị dịch thế nào cho nhanh
Hồ sơ lao động nước ngoài thường gấp vì gắn với ngày bắt đầu làm việc. Điều giúp nhanh nhất không phải là ép người dịch làm gấp, mà là gửi đủ thông tin ngay từ đầu: ảnh chụp mọi giấy (kể cả mặt sau và các dấu hợp pháp hoá), bản chụp hộ chiếu, vị trí công việc dự kiến, tên công ty Việt Nam, và hạn nộp.
Với doanh nghiệp, việc chọn một đầu mối dịch cho cả bộ hồ sơ giúp tên người, tên công ty, chức danh được dịch thống nhất. Đơn vị dịch hiểu loại hồ sơ cũng sẽ báo trước những giấy có vấn đề — thư kinh nghiệm thiếu thời gian, phiếu lý lịch tư pháp sắp quá cửa sổ — trước khi bạn nộp.
Dịch Việt nhận dịch và chứng thực trọn bộ giấy tờ cho hồ sơ lao động nước ngoài. Bạn có thể gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký trên trang, kèm danh sách giấy và vị trí dự kiến; phần tư vấn về điều kiện cấp phép và thủ tục nộp vẫn cần làm việc với cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị tư vấn pháp lý.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ bằng tiếng Anh có phải dịch sang tiếng Việt không?
Thường có. Hồ sơ nộp cơ quan Việt Nam cần bản tiếng Việt, kể cả khi giấy gốc bằng tiếng Anh. Bản dịch cần được chứng thực theo quy định, và giấy gốc nước ngoài thường phải hợp pháp hoá trước khi dịch, trừ trường hợp được miễn.
Có dịch trước rồi mới hợp pháp hoá được không?
Với giấy nước ngoài dùng tại Việt Nam, cách làm thông thường là hợp pháp hoá giấy gốc trước, rồi dịch cả giấy và các con dấu hợp pháp hoá sang tiếng Việt. Dịch trước thì bản dịch thiếu phần dấu hợp pháp hoá và có thể bị từ chối khi chứng thực.
Người lao động đổi tên sau khi cấp bằng thì xử lý thế nào?
Bản dịch phải theo đúng tên trên bằng. Để chứng minh hai tên là một người, cần giấy tờ chứng minh việc đổi tên do cơ quan có thẩm quyền của nước đó cấp, cũng được hợp pháp hoá và dịch, rồi nộp kèm trong hồ sơ.
Gia hạn giấy phép lao động có phải dịch lại toàn bộ không?
Không nhất thiết. Hồ sơ gia hạn thường gồm ít giấy hơn hồ sơ cấp mới, nhưng giấy nào phải nộp mới (ví dụ giấy khám sức khoẻ) thì cần bản mới. Đọc danh mục hồ sơ gia hạn hiện hành và chỉ dịch giấy được yêu cầu.
Thư xác nhận kinh nghiệm viết bằng email có dùng được không?
Email thường không qua được bước hợp pháp hoá vì không có chữ ký, con dấu của tổ chức. Người lao động nên xin thư trên giấy có tiêu đề công ty, chữ ký người có thẩm quyền và thông tin liên hệ để xác minh, rồi mới hợp pháp hoá và dịch.
Bản dịch hồ sơ lao động có cần giữ lại sau khi được cấp phép không?
Nên giữ bản lưu cả giấy lẫn bản scan. Khi gia hạn, cấp lại hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra, doanh nghiệp có thể cần đối chiếu. Bản dịch cũ còn giúp các lần dịch sau giữ cách viết tên và chức danh thống nhất.
