Trong tố tụng tại Toà án Việt Nam, tiếng nói và chữ viết dùng là tiếng Việt; tài liệu, chứng cứ bằng tiếng nước ngoài nộp cho toà phải kèm bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự. Ở trọng tài thương mại, ngôn ngữ do các bên thoả thuận với tranh chấp có yếu tố nước ngoài, và hội đồng trọng tài có thể yêu cầu dịch tài liệu sang ngôn ngữ trọng tài. Trong cả hai trường hợp, bản dịch chứng cứ phải trung thành tuyệt đối, kể cả với những chỗ sai, mơ hồ, khó nghe trong bản gốc.
Bài này dành cho doanh nghiệp và luật sư cần dịch một khối lượng chứng cứ lớn: email trao đổi, tin nhắn, hoá đơn, đơn hàng, biên bản giao hàng. Cách dịch chứng cứ khác hẳn cách dịch hợp đồng để ký: mục tiêu không phải văn bản đẹp, mà là văn bản để bên kia, toà và trọng tài kiểm được.
Sáu nguyên tắc riêng của bản dịch chứng cứ
Giữ nguyên lỗi của bản gốc. Email viết sai chính tả, sai ngữ pháp, nhầm số: bản dịch không sửa. Có thể đánh dấu [sic] hoặc ghi chú người dịch ở chỗ sai rõ ràng, để người đọc biết lỗi nằm ở bản gốc chứ không phải ở bản dịch.
Không diễn giải ý định. Câu "ok, để xem" có thể là đồng ý hay chỉ là trì hoãn; người dịch dịch đúng câu chữ, không chọn cách hiểu có lợi cho bên thuê dịch. Diễn giải là việc của luật sư và hội đồng xét xử.
Không chọn lọc trong một tài liệu. Khi đã dịch một email, dịch cả email, kể cả câu bất lợi cho bên thuê dịch. Việc chọn tài liệu nào nộp là của luật sư; còn đã nộp thì bản dịch tài liệu đó phải đầy đủ, nếu không chính bản dịch sẽ thành điểm yếu khi bên kia đối chiếu.
Dịch mọi thứ có nghĩa trên trang. Tiêu đề email, người gửi, người nhận, thời gian, chữ ký điện tử, dòng "đã chuyển tiếp", ghi chú bên lề, chữ trong ảnh đính kèm nếu ảnh là một phần chứng cứ.
Ghi chú tách bạch. Mọi giải thích của người dịch (từ lóng, viết tắt, chữ không đọc được) đặt trong ngoặc vuông hoặc chú thích, ghi rõ là ghi chú người dịch.
Đánh số để đối chiếu. Bản dịch mang cùng số chứng cứ, cùng số trang với bản gốc, để bên kia và toà đặt hai bản cạnh nhau mà không phải dò.
Từng loại chứng cứ và chỗ hay dịch sai
Mỗi loại chứng cứ có điểm cần giữ riêng. Bảng dưới đây gom các trường hợp hay gặp trong tranh chấp thương mại có yếu tố nước ngoài.
| Loại chứng cứ | Phải giữ | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Chuỗi email | Thứ tự thư, người gửi, người nhận, CC, thời gian kèm múi giờ, phần trích thư cũ | Dịch mỗi thư một lần nhưng bỏ phần trích lặp mà không ghi chú, làm mất dấu vết ai đã đọc gì |
| Tin nhắn ứng dụng (WeChat, Zalo, WhatsApp, LINE…) | Tên hiển thị, thời gian, biểu tượng cảm xúc có ý nghĩa, tin nhắn thoại đã được chép lại | Bỏ biểu tượng, gộp nhiều tin thành một câu cho dễ đọc |
| Hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng | Số chứng từ, mã hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tiền tệ, điều kiện giao hàng | Chuyển đổi đơn vị hoặc tiền tệ trong bản dịch thay vì giữ nguyên |
| Hợp đồng và phụ lục | Toàn văn, kể cả phần ký, dấu | Dùng lại bản dịch "để ký" từ trước mà không đối chiếu với bản đã ký thật |
| Biên bản kiểm tra, giám định | Kết luận, phương pháp, số liệu đo | Dịch kết luận nhưng bỏ phần mô tả phương pháp, làm chứng cứ yếu đi |
| Ảnh chụp màn hình | Nội dung chữ có trong ảnh, mô tả vị trí | Không ghi chú phần bị cắt khỏi ảnh, khiến bên kia phản bác là chứng cứ không đầy đủ |
Biểu tượng cảm xúc nghe như chuyện nhỏ, nhưng trong tranh chấp về việc có đồng ý hay không, một biểu tượng "giơ ngón cái" sau đề nghị giá có thể được tranh luận. Bản dịch nên mô tả nó trong ngoặc vuông, không bỏ đi.
Dịch toàn bộ hay chỉ dịch phần liên quan
Một vụ tranh chấp có thể có hàng nghìn trang email. Dịch toàn bộ tốn thời gian và chi phí, nhưng dịch chọn lọc tạo rủi ro bên kia cho rằng phần không dịch chứa thông tin bất lợi bị giấu đi. Không có quy tắc chung; quyết định này thuộc luật sư phụ trách vụ việc, dựa trên yêu cầu của toà án hoặc hội đồng trọng tài và chiến lược tố tụng.
Một cách làm phổ biến là chia ba lớp. Lớp thứ nhất là tài liệu cốt lõi (hợp đồng, phụ lục, thư thông báo vi phạm, thư chấm dứt) dịch toàn văn có chứng thực. Lớp thứ hai là chuỗi trao đổi liên quan trực tiếp đến điểm tranh chấp, dịch toàn văn từng chuỗi, không cắt giữa chuỗi. Lớp thứ ba là tài liệu nền (các đơn hàng thông thường, thư chào hỏi), có thể lập bảng tóm tắt và chỉ dịch khi bên kia hoặc toà yêu cầu.
Khi dịch trích, bản dịch phải ghi rõ trang nào, đoạn nào được dịch và đánh dấu chỗ lược bỏ bằng ký hiệu thống nhất, ví dụ [...] kèm ghi chú. Không bao giờ ghép các đoạn rời rạc thành một văn bản liền mạch như thể đó là nguyên văn.
Với khối tài liệu lớn, nên có thêm một bảng chỉ mục đi kèm bản dịch: mã chứng cứ, ngày, người gửi, người nhận, ngôn ngữ gốc, số trang, đã dịch toàn văn hay trích, có chứng thực hay không. Bảng này giúp luật sư, toà án và hội đồng trọng tài tìm nhanh, và giúp chính bên mình kiểm xem có tài liệu nào nộp mà chưa có bản dịch.
Quy trình dịch một bộ chứng cứ lớn
Quy trình dưới đây giúp bộ chứng cứ được dịch nhất quán, kiểm được, và thay đổi được khi luật sư bổ sung tài liệu giữa chừng.
- Nhận danh mục chứng cứ từ luật sư, mỗi tài liệu một mã số; người dịch không tự đánh số lại.
- Lập bảng thuật ngữ vụ việc: tên các bên, tên người, tên sản phẩm, mã hàng, thuật ngữ kỹ thuật, các từ viết tắt nội bộ.
- Dịch theo chuỗi, không theo người dịch tự chia trang, để một chuỗi email do một người dịch và giữ giọng nhất quán.
- Đối chiếu độc lập: người thứ hai kiểm số liệu, tên, thời gian và các câu then chốt mà luật sư đánh dấu.
- Xử lý câu hỏi: gom chỗ không chắc (từ lóng, viết tắt) thành danh sách hỏi luật sư hoặc khách, không tự đoán.
- Hoàn thiện hình thức: cùng mã, cùng số trang với bản gốc; làm thủ tục chứng thực theo yêu cầu của toà án, hoặc theo yêu cầu của hội đồng trọng tài.
Bảo mật là điều kiện tiên quyết ở loại việc này: chứng cứ chứa bí mật kinh doanh và dữ liệu cá nhân. Thoả thuận bảo mật, giới hạn số người tiếp cận và cách bàn giao, lưu trữ, xoá tài liệu sau khi xong nên được thống nhất trước khi gửi tài liệu.
Chứng cứ trộn nhiều ngôn ngữ và tin nhắn tiếng Việt không dấu
Trao đổi thực tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài hiếm khi chỉ một ngôn ngữ. Một chuỗi email có thể bắt đầu bằng tiếng Anh, chen câu tiếng Việt giữa các nhân viên với nhau, rồi có ảnh chụp hoá đơn tiếng Trung. Bản dịch cần cho người đọc biết câu nào vốn được viết bằng ngôn ngữ nào, ví dụ bằng chú thích "[nguyên văn tiếng Anh]" hoặc chữ nghiêng, vì đôi khi việc một bên viết bằng ngôn ngữ mà bên kia không đọc được là một tình tiết đáng kể.
Tin nhắn tiếng Việt không dấu là một khó khăn riêng khi phải dịch sang tiếng nước ngoài cho trọng tài quốc tế. "Ban" có thể là bán, bàn, bạn, bận; "da giao" có thể là đã giao hay đá giao; "chua" có thể là chưa hay chua. Ngữ cảnh thường đủ để chọn, nhưng ở những câu then chốt (ví dụ "hang da giao chua" có phải là câu hỏi "hàng đã giao chưa" hay không), người dịch nên ghi chú cách đọc đã chọn và lý do, thay vì lặng lẽ thêm dấu.
Tương tự, từ lóng, viết tắt kiểu "ok e", "đc", "ko" cần được dịch đúng mức trang trọng của bản gốc. Biến một tin nhắn vội vàng thành câu văn trang trọng có thể làm người đọc hiểu sai mức độ cam kết của người gửi. Bảng thuật ngữ vụ việc nên có thêm một mục cho các viết tắt và từ lóng này, để mọi người dịch xử lý giống nhau.
Khi bên kia phản đối bản dịch
Trong tranh chấp, bản dịch có thể bị bên kia phản đối: họ cho rằng một từ được dịch thiên lệch, hoặc một đoạn bị dịch thiếu. Bản dịch làm đúng nguyên tắc từ đầu sẽ chịu được việc soi này, vì mọi lựa chọn đều có dấu vết: ghi chú người dịch, bảng thuật ngữ, ký hiệu lược bỏ.
Khi có phản đối, thường gặp ba hướng xử lý: hai bên thống nhất một cách dịch cho từ đang tranh cãi; nơi giải quyết tranh chấp chỉ định hoặc chấp nhận một người dịch độc lập; hoặc giữ cả hai cách dịch và để hội đồng xét xử, hội đồng trọng tài đánh giá. Người dịch ban đầu có thể được yêu cầu giải thích lựa chọn của mình, nên bảng thuật ngữ và ghi chú là tài sản, không phải giấy nháp.
Dịch Việt nhận dịch chứng cứ cho luật sư và doanh nghiệp theo đúng nguyên tắc trên. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ, gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký kèm số lượng tài liệu, ngôn ngữ, nơi nộp (toà án hay trọng tài) để được tư vấn cách chia lớp phù hợp; việc chọn tài liệu nào làm chứng cứ vẫn là quyết định của luật sư phụ trách.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch chứng cứ nộp trọng tài có cần chứng thực như nộp toà án không?
Không nhất thiết. Trọng tài thương mại linh hoạt hơn, yêu cầu về bản dịch thường do quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài, thoả thuận các bên và hội đồng trọng tài quyết định. Nhiều vụ chấp nhận bản dịch có cam đoan của người dịch. Hỏi luật sư hoặc thư ký vụ việc.
Tin nhắn thoại tiếng nước ngoài dịch thế nào để làm chứng cứ?
Thường cần hai bước: chép lại nguyên văn bằng ngôn ngữ gốc, rồi dịch bản chép đó. Bản chép ghi rõ thời điểm, người nói, những đoạn nghe không rõ. Việc chứng minh tin nhắn thoại là thật và chưa bị chỉnh sửa là câu hỏi giám định riêng, không phải việc của người dịch.
Người dịch có thể là nhân viên của công ty đang tranh chấp không?
Về kỹ thuật có thể, nhưng bên kia dễ phản đối vì người dịch có quan hệ lợi ích. Với tài liệu cốt lõi, nên dùng người dịch độc lập có thể ký cam đoan và làm thủ tục chứng thực. Nhân viên có thể hỗ trợ giải thích thuật ngữ nội bộ.
Có nên dịch cả phần chữ ký tự động và thông báo bảo mật cuối email không?
Phần chữ ký tự động nên dịch vì chứa chức danh, công ty, có thể liên quan đến thẩm quyền của người gửi. Thông báo bảo mật dài lặp lại ở mọi thư có thể dịch một lần và ghi chú áp dụng cho các thư sau, nếu luật sư đồng ý.
Bản dịch chứng cứ làm trước khi khởi kiện có dùng lại được không?
Dùng lại được nếu nó đáp ứng yêu cầu hình thức của nơi nộp và đã được đối chiếu với bản gốc cuối cùng. Thường phải bổ sung số chứng cứ theo danh mục chính thức và làm thủ tục chứng thực nếu chưa làm. Nên giữ bản mềm và bảng thuật ngữ từ đầu.
