Dịch bằng đại học và bảng điểm sang tiếng Anh: tên ngành, tín chỉ, hạng tốt nghiệp

Dịch bằng đại học và bảng điểm sang tiếng Anh cần giữ đúng bốn thông tin mà người xét hồ sơ sau đại học đọc đầu tiên: loại văn bằng (cử nhân, kỹ sư, kiến trúc sư, bác sĩ…), ngành đào tạo, hình thức đào tạo nếu có ghi, và hạng tốt nghiệp. Bảng điểm giữ nguyên mã môn, số tín chỉ, thang điểm của trường, không quy đổi.

Trước khi gửi dịch, hãy hỏi phòng đào tạo trường mình: nhiều trường đại học Việt Nam đã cấp bằng song ngữ và bảng điểm tiếng Anh chính thức. Bản do trường phát hành thường được ưu tiên hơn mọi bản dịch.

Phần dưới giải thích cách dịch từng thông tin, các thuật ngữ dễ dịch sai và ranh giới giữa việc của người dịch với việc của tổ chức đánh giá bằng cấp.

Bản tiếng Anh do trường cấp hay bản dịch

Hồ sơ thạc sĩ, tiến sĩ ở nước ngoài thường đòi bảng điểm chính thức (official transcript). Với trường Việt Nam, "chính thức" có hai cách hiểu: bảng điểm tiếng Anh do phòng đào tạo cấp có dấu và chữ ký, hoặc bảng điểm tiếng Việt kèm bản dịch có chứng thực. Nhiều trường nước ngoài nhận cả hai, nhưng một số chương trình và tổ chức đánh giá bằng cấp đòi bảng điểm gửi thẳng từ trường trong phong bì niêm phong.

Vì vậy thứ tự hợp lý là: hỏi trường mình có cấp bảng điểm tiếng Anh không; nếu có, dùng bản đó và chỉ dịch phần trường không cấp bằng tiếng Anh (ví dụ quyết định công nhận tốt nghiệp, phụ lục văn bằng). Nếu trường chỉ cấp tiếng Việt, khi đó mới dịch cả bộ.

Một lưu ý thực tế: bảng điểm tiếng Anh do trường cấp đôi khi dịch tên môn khác với bằng song ngữ của chính trường, hoặc khác với tên trên trang web. Khi dịch bổ sung các giấy khác, người dịch nên dùng đúng cách gọi trên bảng điểm tiếng Anh của trường để cả bộ hồ sơ khớp nhau, dù có thể không phải cách dịch hay nhất.

Tên văn bằng và tên ngành: dịch đúng danh xưng, không nâng cấp

Mỗi loại văn bằng có tên gọi riêng trong hệ thống giáo dục Việt Nam. Bản dịch giữ đúng danh xưng đó; việc xác định văn bằng tương đương bậc nào ở nước nhận là việc của nơi nhận.

Tên ngành có thể khác cách gọi quốc tế, ví dụ "Quản trị kinh doanh" khá rõ, nhưng một số ngành đặc thù Việt Nam không có ngành tương ứng. Khi đó người dịch dịch sát nghĩa từng chữ và để tên tiếng Việt không dấu trong ngoặc. Tuyệt đối không đổi tên ngành cho "đúng ngành" của chương trình bạn định nộp; hội đồng xét tuyển đọc bảng điểm để tự đánh giá mức liên quan.

Hình thức đào tạo: không được bỏ đi

Bằng và bảng điểm của một số khoá ghi hình thức đào tạo: chính quy, vừa làm vừa học, đào tạo từ xa, liên thông, văn bằng hai. Đây là thông tin thật của văn bằng và bản dịch phải dịch đủ. Cách dịch thông dụng là full-time cho chính quy, part-time / in-service cho vừa làm vừa học, distance learning cho từ xa, bridging program hoặc articulation program cho liên thông.

Có người muốn bỏ dòng này đi vì sợ bị đánh giá thấp. Đó là sửa nội dung giấy tờ, không phải dịch. Hơn nữa, người xét hồ sơ có thể đối chiếu với bản gốc hoặc xác minh với trường, và khi phát hiện bản dịch thiếu một dòng có trên bản gốc, cái giá phải trả lớn hơn nhiều so với dòng chữ đó.

Với văn bằng liên thông, bảng điểm thường có phần môn được công nhận hoặc chuyển điểm từ bậc trước. Bản dịch giữ nguyên ký hiệu của trường (ví dụ chữ viết tắt "miễn", "bảo lưu", "công nhận") và giải thích trong chú thích người dịch. Người đọc cần biết những tín chỉ đó đến từ đâu để tính đúng khối lượng học.

Tín chỉ, thang điểm và điểm chữ trên bảng điểm

Tín chỉ và đơn vị học trình. Bảng điểm khoá cũ có thể ghi "đơn vị học trình" thay cho tín chỉ. Dịch là credit cho tín chỉ và study unit cho đơn vị học trình, kèm chú thích; đừng gộp chung thành "credit" vì hai đơn vị không tương đương nhau.

Giữ đủ các cột điểm. Nhiều trường in cả điểm hệ 10, điểm chữ (A, B+, B…) và điểm hệ 4 cho từng môn. Bản dịch giữ đủ các cột như bản gốc, không lược cột nào.

Điểm trung bình tích luỹ lấy đúng như bảng. Nếu bảng ghi GPA 3,12/4 thì bản dịch ghi 3.12/4.00, đổi dấu thập phân, không làm tròn lại.

Thang điểm của trường đưa vào chú thích. Mặt sau bảng điểm thường in bảng quy đổi của trường; dịch cả phần này. Nếu không có, người dịch chỉ ghi thang đo (0–10, 0–4) chứ không tự viết bảng quy đổi.

Môn không tính vào điểm trung bình. Giáo dục thể chất, quốc phòng thường ghi riêng hoặc có ký hiệu. Giữ nguyên ký hiệu và chú thích ý nghĩa, để người đọc hiểu vì sao các môn này không cộng vào GPA.

Hạng tốt nghiệp: một thang dịch, giữ thứ bậc

Hạng tốt nghiệp in trên bằng là thông tin được đọc kỹ nhất. Thang dịch phải giữ đúng thứ bậc và đủ chỗ cho hạng cao nhất.

Không có cách dịch nào là duy nhất đúng, và các trường Việt Nam tự dịch cũng không hoàn toàn giống nhau. Điều quan trọng là: một thang cho cả bộ, kèm từ gốc trong ngoặc ở lần đầu, và không đẩy "Khá" lên "Very Good". Hạng tốt nghiệp trong hệ thống Anh (First-Class Honours, Upper Second…) là một hệ khác; dùng tên đó cho văn bằng Việt Nam là gán một sự tương đương mà người dịch không có thẩm quyền xác định.

Ngưỡng điểm của từng hạng do quy chế đào tạo và quy chế từng trường quy định, và đã thay đổi qua các thời kỳ. Bản dịch không nên tự ghi ngưỡng; nếu mặt sau bằng hoặc bảng điểm in ngưỡng thì dịch đúng phần in đó.

Trình bày bản dịch bảng điểm nhiều trang cho dễ đối chiếu

Bảng điểm đại học bốn, năm năm có thể dài vài trang với hàng chục môn. Người xét hồ sơ thường đặt bản gốc và bản dịch cạnh nhau, dò từng dòng. Vì vậy bản dịch nên giữ đúng thứ tự môn, thứ tự học kỳ và cách ngắt trang như bản gốc, để dòng thứ mười hai ở bản gốc cũng là dòng thứ mười hai ở bản dịch. Bản dịch "sắp xếp lại cho gọn" theo nhóm môn có thể dễ đọc hơn nhưng khó đối chiếu hơn nhiều.

Mã môn học giữ nguyên, không dịch, vì đó là khoá để tra cứu với trường. Tên môn dịch một lần rồi lập thành bảng đối chiếu: môn "Kinh tế vi mô 1" và "Kinh tế vi mô 2" phải là Microeconomics 1 và Microeconomics 2, không phải một chỗ "Microeconomics I", chỗ khác "Micro-economics 2". Những môn lý luận chính trị bắt buộc trong chương trình đại học Việt Nam dịch sát tên môn, không lược đi, vì chúng có tín chỉ và nằm trong tổng khối lượng học.

Cuối bản dịch, phần tổng hợp gồm tổng số tín chỉ tích luỹ, điểm trung bình tích luỹ, xếp loại, ngày cấp, người ký và con dấu. Đây là phần được đọc kỹ nhất sau tên văn bằng, nên đáng được đọc soát hai lần.

Các giấy đi kèm bằng đại học trong hồ sơ sau đại học

Ngoài bằng và bảng điểm, hồ sơ thạc sĩ, tiến sĩ hay gặp những giấy dưới đây. Mỗi giấy có một điểm dịch riêng.

• Quyết định công nhận tốt nghiệp: văn bản hành chính, dịch đủ số quyết định, ngày ký, căn cứ, danh sách kèm theo nếu nộp trang có tên bạn.
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời: ghi rõ thời hạn hiệu lực in trên giấy; hết hạn thì phải nộp bằng chính thức.
• Phụ lục văn bằng (nếu trường cấp): dịch như bảng điểm, giữ bố cục.
• Xác nhận xếp hạng trong khoá (ví dụ đứng thứ mấy trong ngành): chỉ dịch khi do trường cấp; không tự tính.
• Tóm tắt khoá luận, đồ án: là văn bản của bạn; nếu trường nhận nộp bản dịch thì dịch sát, không viết lại cho hay hơn.
• Mô tả môn học (course description): một số chương trình, nhất là khi xét miễn môn hay chuyển tín chỉ, đòi đề cương môn học. Đây là phần dịch dài, nên hỏi trước cần mấy môn.

Nếu bạn nộp nhiều chương trình, hãy gom yêu cầu của tất cả vào một danh sách trước khi dịch; Dịch Việt thường gặp khách dịch bằng và bảng điểm trước, sau đó mới biết chương trình thứ hai đòi đề cương môn học.

Ranh giới giữa người dịch và tổ chức đánh giá bằng cấp

Ở nhiều nước, việc xác định văn bằng Việt Nam tương đương bậc nào, GPA quy đổi là bao nhiêu, do tổ chức đánh giá bằng cấp hoặc do chính trường nhận làm. Họ có cơ sở dữ liệu về hệ thống giáo dục từng nước và công thức riêng. Người dịch không làm thay việc đó. Bản dịch tốt là bản mà tổ chức đánh giá đọc vào hiểu đúng ngay, không phải đoán.

Điều này giải thích vì sao một số cách "làm đẹp" bị phản tác dụng: ghi thêm GPA thang 4 tự tính, đổi tên văn bằng sang tên của nước nhận, dịch hạng tốt nghiệp theo hệ Anh. Mỗi thứ đó tạo ra một con số hoặc một tên gọi mà tổ chức đánh giá phải đối chiếu lại với bản gốc, và nếu lệch, họ sẽ hỏi hoặc trả hồ sơ.

Việc của người dịch là trung thực, đầy đủ, nhất quán và có chú thích ở chỗ hệ thống Việt Nam khác thói quen của người đọc. Phần đánh giá giá trị để lại cho người có thẩm quyền đánh giá.

Câu hỏi thường gặp

Bằng song ngữ của trường có cần dịch lại không?

Thường không cần dịch phần đã có tiếng Anh. Tuy nhiên nếu nơi nhận đòi bản dịch có chứng thực cho mọi giấy không hoàn toàn bằng tiếng Anh, bạn có thể phải dịch phần còn lại như con dấu, chữ ký, dòng ghi chú tiếng Việt. Hãy hỏi nơi nhận cụ thể.

Tên trường đại học nên dịch thế nào cho đúng?

Dùng đúng tên tiếng Anh chính thức mà trường công bố, thường in trên bằng song ngữ hoặc trang chủ của trường. Không tự dịch lại dù thấy có cách hay hơn, vì người xét hồ sơ sẽ tra tên đó trong danh sách của họ.

Bảng điểm có môn học lại, học cải thiện thì dịch thế nào?

Dịch đúng như bảng điểm thể hiện: nếu bảng ghi cả lần học đầu và lần học lại thì dịch cả hai, kèm ký hiệu của trường. Không lược bỏ lần thi trượt. Nếu trường chỉ in điểm cao nhất thì bản dịch cũng chỉ có điểm đó.

Bằng kỹ sư 5 năm có được dịch là Master không?

Không. Bản dịch giữ đúng danh xưng Engineer's Degree. Một số nước có thể đánh giá văn bằng kỹ sư dài hạn ở mức cao hơn cử nhân, nhưng đó là kết luận của cơ quan đánh giá nước nhận, không phải của người dịch.

Có nên dịch cả đề cương môn học ngay từ đầu không?

Chỉ khi chương trình yêu cầu, thường để xét miễn môn hoặc kiểm tra mức phù hợp của ngành. Đề cương dài và tốn công dịch, nên hãy hỏi chương trình cần những môn nào, độ dài bao nhiêu. Một số trường chỉ cần đề cương các môn chuyên ngành chính.

Khoá luận tốt nghiệp có cần dịch cả bài không?

Hiếm khi. Hồ sơ thường chỉ cần tên đề tài trong bảng điểm và đôi khi một bản tóm tắt. Nếu chương trình nghiên cứu đòi mẫu bài viết, họ thường muốn bài viết trực tiếp bằng ngôn ngữ của họ, không phải bản dịch.