Phiếu lý lịch tư pháp thường được dịch sang tiếng Anh là Judicial Record Certificate, kèm số phiếu: No. 1 hoặc No. 2. Một số nơi nhận gọi chung là Criminal Record Certificate hay police certificate; bản dịch nên giữ tên sát bản gốc, có thể thêm tên quen thuộc của nơi nhận trong ngoặc. Điểm quyết định chất lượng bản dịch là câu kết luận về án tích: dịch “không có án tích” thành No criminal record là đúng, còn dịch thành “chưa từng bị kết án” là sai nghĩa pháp lý.
Phiếu này có mặt trong hầu hết hồ sơ visa lao động, định cư, nhận con nuôi, một số hồ sơ du học và xin việc ở nước ngoài. Bài dưới giải thích khác biệt giữa hai loại phiếu dưới góc người dịch, cách dịch các mục và cụm từ đặc thù, cùng những lỗi khiến cơ quan nước ngoài nghi ngờ bản dịch. Nội dung về thủ tục xin phiếu, nơi cấp và thời hạn giải quyết thay đổi theo quy định; bạn nên kiểm tại cơ quan cấp phiếu hiện hành.
Phiếu số 1 và phiếu số 2 khác nhau ra sao khi dịch
Hai loại phiếu khác nhau về nội dung, và vì thế khác nhau về rủi ro dịch. Phiếu số 1 ghi các án tích chưa được xoá; án tích đã được xoá không được ghi. Phiếu này cũng có thể ghi thông tin về việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp khi người yêu cầu đề nghị. Phiếu số 2 ghi đầy đủ hơn, gồm cả án tích đã được xoá và nhiều thông tin về bản án, và có thêm thông tin nhân thân như họ tên cha, mẹ, vợ hoặc chồng.
Nhiều cơ quan nước ngoài, nhất là trong hồ sơ định cư và lao động dài hạn, yêu cầu loại phiếu có thông tin đầy đủ nhất. Bạn cần đọc đúng yêu cầu của nơi nhận trước khi xin phiếu, vì dịch sai loại phiếu thì bản dịch đúng mấy cũng vô ích.
Với người dịch, phiếu số 2 nhiều thông tin hơn nên nhiều điểm cần chính xác hơn: tên toà án, số bản án, ngày tuyên án, tội danh, hình phạt, tình trạng thi hành án, ngày xoá án tích. Một phiếu “sạch” chỉ có vài dòng; một phiếu có ghi án tích đòi hỏi người dịch hiểu thuật ngữ tố tụng hình sự ở mức đủ để không đổi nghĩa.
Thuật ngữ trên phiếu lý lịch tư pháp và cách dịch
Bảng dưới là các cụm hay gặp và cách dịch thông dụng. Khi nơi nhận có thuật ngữ chuẩn riêng, ưu tiên thuật ngữ của nơi nhận.
| Trên phiếu | Cách dịch thường dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phiếu lý lịch tư pháp số 1 / số 2 | Judicial Record Certificate No. 1 / No. 2 | Có thể thêm “(Criminal Record Certificate)” nếu nơi nhận gọi vậy |
| Án tích: Không có án tích | Criminal record: None / No criminal record | Không dịch thành “never convicted” |
| Đã được xoá án tích | Criminal record expunged / Conviction expunged | Giữ ngày xoá án tích nếu phiếu có ghi |
| Bản án số … ngày … của Toà án nhân dân … | Judgment No. … dated … of the People’s Court of … | Chép nguyên ký hiệu số |
| Tội danh, điều khoản áp dụng | Offence, applicable article and clause | Dịch tên tội sát, không diễn giải |
| Hình phạt chính / hình phạt bổ sung | Principal penalty / Additional penalty | Cặp thuật ngữ này phải giữ nguyên cấu trúc |
| Án treo, thời gian thử thách | Suspended sentence, probation period | Không nhầm với “parole” |
| Tình trạng thi hành án | Status of sentence enforcement | Dịch đủ chi tiết đã chấp hành phần nào |
| Thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp | Information on prohibition from holding positions, establishing or managing enterprises | Kể cả khi phiếu ghi “Không bị cấm” |
Cặp “án treo” và “parole” là ví dụ điển hình của bẫy tương đương giả. Án treo là hình phạt tù nhưng cho hưởng thử thách thay vì chấp hành; parole trong hệ thống thông luật thường chỉ việc tha tù có điều kiện sau khi đã chấp hành một phần. Dịch lẫn hai khái niệm làm thay đổi bức tranh về người được cấp phiếu.
Vì sao “không có án tích” không phải là “chưa từng bị kết án”
Trong pháp luật hình sự Việt Nam, người bị kết án có thể được xoá án tích khi đáp ứng điều kiện luật định, và khi đó họ được coi như chưa bị kết án. Phiếu số 1 chỉ ghi án tích chưa xoá. Vậy câu “không có án tích” trên phiếu số 1 có nghĩa: tại thời điểm cấp, người này không mang án tích chưa được xoá. Nó không khẳng định người đó chưa từng bị đưa ra xét xử.
Bản dịch No criminal record giữ được đúng nghĩa đó. Bản dịch Has never been convicted nói nhiều hơn những gì cơ quan cấp phiếu xác nhận. Nếu sau này nơi nhận đối chiếu với nguồn khác, hoặc người đó phải khai lịch sử pháp lý trên tờ khai visa, sự khác biệt giữa bản dịch và thực tế có thể bị coi là khai không trung thực, dù lỗi nằm ở người dịch.
Câu hỏi tờ khai visa nhiều nước hỏi rộng hơn phiếu lý lịch tư pháp, ví dụ “bạn đã từng bị bắt, bị buộc tội hay bị kết án ở bất kỳ đâu chưa”. Phiếu và bản dịch không thay được câu trả lời trung thực của chính bạn trên tờ khai. Nếu không chắc nên khai thế nào, đó là câu hỏi cho luật sư di trú, không phải cho người dịch.
Thông tin nhân thân trên phiếu: tên, ngày sinh, nơi sinh, cư trú
Phần đầu phiếu ghi họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số giấy tờ tuỳ thân, và với phiếu số 2 là họ tên cha, mẹ, vợ hoặc chồng. Những thông tin này phải khớp với hộ chiếu và giấy khai sinh trong cùng hồ sơ. Phiếu được cấp theo thông tin bạn khai trong tờ khai yêu cầu, nên nếu khai thiếu chữ đệm hay sai nơi sinh, sai sót đi thẳng lên phiếu.
Nơi cư trú trên phiếu cấp gần đây thường theo tên đơn vị hành chính mới sau sắp xếp năm 2025, trong khi nơi sinh có thể vẫn ghi theo tên cũ như giấy khai sinh. Hai cách gọi cùng xuất hiện trên một phiếu là bình thường. Bản dịch giữ nguyên cả hai, không đồng bộ hoá.
Một lưu ý cho người từng có nhiều giấy tờ tuỳ thân: phiếu có thể ghi số căn cước mới, trong khi giấy tờ khác trong hồ sơ ghi số chứng minh nhân dân cũ. Bản dịch chép đúng số trên phiếu. Nếu nơi nhận cần đối chiếu số cũ và mới, bạn chuẩn bị giấy tờ xác nhận riêng thay vì yêu cầu người dịch ghi thêm.
Những yêu cầu đặc thù của nơi nhận cần biết trước khi dịch
Độ “mới” của phiếu. Nhiều cơ quan nước ngoài chỉ nhận phiếu cấp trong một khoảng thời gian gần với ngày nộp. Bạn nên tính lùi thời gian dịch, chứng thực, hợp pháp hoá trước khi xin phiếu, tránh xin quá sớm.
Ngôn ngữ và người dịch được công nhận. Một số nước chỉ nhận bản dịch của người dịch có chứng nhận hành nghề tại nước họ, hoặc bản dịch kèm xác nhận của cơ quan đại diện. Khi đó bản dịch làm tại Việt Nam có thể chỉ dùng để tham khảo.
Hợp pháp hoá lãnh sự. Phần lớn hồ sơ lao động, định cư yêu cầu hợp pháp hoá phiếu gốc. Nếu dấu hợp pháp hoá có trước khi dịch, bản dịch phải dịch cả dấu và chữ ký đó.
Phiếu có ghi án tích. Nơi nhận có thể yêu cầu nộp kèm bản án, quyết định xoá án tích hoặc giấy xác nhận đã chấp hành xong hình phạt. Những văn bản này cũng phải được dịch, thống nhất thuật ngữ với bản dịch phiếu.
Phiếu của người từng cư trú ở nước ngoài. Nhiều nước yêu cầu phiếu tương đương từ mọi nước bạn từng sống quá một thời gian nhất định. Mỗi phiếu là một giấy riêng, dịch riêng, có thể cần hợp pháp hoá theo quy định của nước cấp.
Phần cuối phiếu: người ký, con dấu, mã kiểm tra và phiếu dạng điện tử
Phần cuối phiếu ghi nơi cấp, ngày cấp, chức danh người ký và con dấu của cơ quan cấp phiếu. Như mọi giấy tờ công, dạng “KT.” hay “TL.” trước chức danh cho biết người ký ký thay hay thừa lệnh người đứng đầu; bản dịch giữ nguyên quan hệ đó (For, By order of) thay vì chỉ ghi chức danh trơn. Khâu hợp pháp hoá lãnh sự đối chiếu chính chữ ký và con dấu này với mẫu đã đăng ký, nên bản dịch ghi lệch chức danh có thể làm người đọc hiểu nhầm thẩm quyền.
Phiếu cấp gần đây có thể có mã QR hoặc mã số để tra cứu tính xác thực, và người yêu cầu có thể nhận phiếu dưới dạng điện tử qua kênh trực tuyến tuỳ quy định từng thời kỳ. Bản dịch ghi nhận mã QR ở đúng vị trí bằng ghi chú như [QR code] và chép nguyên chuỗi mã số nếu có, không cố “dịch” nội dung mã. Nếu bạn định nộp phiếu điện tử hoặc bản in từ phiếu điện tử, hãy hỏi nơi nhận trước xem họ có chấp nhận hình thức đó không, và khâu hợp pháp hoá áp dụng thế nào.
Số phiếu, ký hiệu và ngày cấp là ba dữ liệu nơi nhận dùng để đối chiếu khi cần xác minh. Người dịch chép từng ký tự, kể cả dấu gạch chéo và chữ viết tắt, rồi soát lại với bản gốc. Một chữ số sai ở đây không làm bản dịch “khó hiểu”, nhưng làm việc xác minh thất bại.
Quy trình dịch phiếu lý lịch tư pháp không phải làm lại
Thứ tự dưới đây tránh được tình huống phổ biến nhất: dịch xong mới biết phiếu sai loại, hoặc đã quá hạn.
- Đọc hướng dẫn nơi nhận để biết cần phiếu số 1 hay số 2, ngôn ngữ dịch, yêu cầu chứng thực và hợp pháp hoá, và giới hạn thời gian cấp phiếu.
- Khai tờ khai yêu cầu cấp phiếu với họ tên, ngày sinh, nơi sinh khớp giấy khai sinh và hộ chiếu.
- Khi nhận phiếu, soát ngay thông tin nhân thân; sai thì đề nghị cơ quan cấp đính chính trước khi dịch.
- Làm hợp pháp hoá phiếu gốc trước nếu nơi nhận yêu cầu dịch cả dấu hợp pháp hoá.
- Gửi bản scan rõ và ảnh hộ chiếu cho người dịch; nêu rõ nơi nhận và mục đích để người dịch chọn thuật ngữ phù hợp.
- Soát bản dịch: tên phiếu, số phiếu, câu kết luận về án tích, thông tin nhân thân, chức danh người ký.
Dịch Việt nhận dịch phiếu lý lịch tư pháp cùng các giấy nhân thân khác trong một bộ, để tên người và địa danh được viết thống nhất. Bạn chỉ cần gửi yêu cầu kèm thông tin nơi nhận trong mẫu đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu lý lịch tư pháp có thể xin bằng tiếng Anh luôn không?
Phiếu do cơ quan Việt Nam cấp bằng tiếng Việt theo mẫu. Vì vậy hồ sơ nộp ở nước ngoài gần như luôn cần bản dịch kèm theo. Hình thức chứng nhận bản dịch, chứng thực chữ ký người dịch hay xác nhận khác, tuỳ yêu cầu của nơi nhận.
Án tích đã xoá có hiện trên bản dịch phiếu số 2 không?
Nếu phiếu số 2 gốc ghi án tích đã được xoá, bản dịch phải dịch đầy đủ, kèm thông tin xoá án tích như ngày xoá nếu có. Người dịch không được lược bớt thông tin trên phiếu, kể cả khi khách đề nghị. Bản dịch lược bỏ là bản dịch sai và có thể bị coi là gian dối hồ sơ.
Có nên thêm chữ “police clearance” vào tên phiếu trong bản dịch không?
Có thể thêm trong ngoặc sau tên dịch sát, nếu nơi nhận dùng tên đó trong danh mục giấy tờ, để cán bộ dễ nhận ra. Không nên thay hẳn tên gốc bằng tên đó, vì phiếu Việt Nam không do cơ quan cảnh sát nước nhận cấp, và tên dịch cần phản ánh đúng giấy.
Phiếu ghi “Không bị cấm đảm nhiệm chức vụ” có phải dịch không?
Có. Mọi dòng thông tin trên phiếu đều phải được dịch, kể cả dòng có nội dung phủ định. Dòng này thường xuất hiện khi người yêu cầu đề nghị cấp thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, và có ý nghĩa với hồ sơ đầu tư hoặc quản lý doanh nghiệp ở nước ngoài.
Tên trên phiếu thiếu chữ đệm so với hộ chiếu thì làm thế nào?
Bản dịch vẫn ghi đúng tên trên phiếu. Cách xử lý là đề nghị cơ quan cấp phiếu cấp lại với thông tin đầy đủ, hoặc chuẩn bị giấy tờ xác nhận hai cách viết là một người nếu nơi nhận chấp nhận. Sửa tên trong bản dịch cho khớp hộ chiếu là làm sai bản dịch.
Người nước ngoài cần dịch phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam sang tiếng mẹ đẻ thì sao?
Nguyên tắc dịch giống hệt: giữ tên phiếu sát nghĩa, câu kết luận về án tích, ký hiệu số và chức danh người ký. Tên của người nước ngoài trên phiếu ghi theo hộ chiếu; bản dịch giữ đúng cách viết đó, không phiên âm lại.
