Bản dịch không vẽ lại con dấu và không chèn ảnh chữ ký. Người dịch ghi nhận chúng bằng mô tả trong ngoặc vuông, đặt đúng vị trí như trên bản gốc: [Seal: People’s Committee of … Ward], [Signature], [Embossed seal over photo]. Chữ trên con dấu được dịch nếu đọc được; chữ viết tay được dịch như chữ in; chỗ không đọc được ghi [illegible], không đoán.
Phần dấu và chữ ký là chỗ cán bộ lãnh sự, cơ quan di trú và người làm hợp pháp hoá đọc kỹ nhất, vì nó cho biết ai cấp giấy và với thẩm quyền nào. Bài này liệt kê các loại dấu trên giấy tờ Việt Nam, cách dịch các ký hiệu chức danh như TM., KT., TL., TUQ., cách xử lý chữ viết tay, gạch xoá, sửa chữa, và các dấu phát sinh sau như dấu chứng thực bản sao, dấu hợp pháp hoá.
Các loại dấu trên giấy tờ Việt Nam và cách ghi trong bản dịch
Giấy hộ tịch, nhân thân thường mang nhiều loại dấu khác nhau. Mỗi loại có chức năng riêng, và bản dịch nên gọi đúng tên để người đọc hiểu.
| Loại dấu | Cách ghi thường dùng | Chức năng cần giữ |
|---|---|---|
| Dấu tròn của cơ quan | [Seal: … (tên cơ quan)] | Xác định cơ quan cấp |
| Dấu chức danh, dấu tên người ký | [Stamp: … (chức danh, họ tên)] | Xác định người ký |
| Dấu giáp lai (đóng chồng mép các trang) | [Overlapping seal across pages] | Chứng minh các trang thuộc cùng một văn bản |
| Dấu treo (đóng lên phụ lục, trang đầu) | [Seal affixed on … page] | Gắn phụ lục với văn bản chính |
| Dấu nổi (đè lên ảnh) | [Embossed seal over photo] | Chống thay ảnh |
| Dấu “Sao y bản chính”, “Bản sao” | [Stamp: Certified true copy] / [Stamp: Copy] | Cho biết đây là bản sao, không phải bản chính |
| Dấu ngày tiếp nhận, số đến | [Stamp: Received … (ngày, số)] | Thường có trên bản sao đã qua cơ quan |
| Dấu của cơ quan nước ngoài | [Seal in … language: …] | Dịch nếu đọc được ngôn ngữ đó, nếu không thì mô tả |
Chữ trên dấu tròn thường có hai vòng: vòng ngoài ghi tên cơ quan cấp trên hoặc địa danh, vòng trong hay ở giữa ghi tên cơ quan. Bản dịch nên chép cả hai phần, ví dụ [Seal: People’s Committee of … Commune, … Province]. Dấu mờ một phần thì dịch phần đọc được và ghi [partly illegible] cho phần còn lại.
Dịch ký hiệu chức danh: TM., KT., TL., TUQ., Q.
Dòng ký hiệu trước chức danh cho biết người ký đang ký với tư cách gì. Đây là thông tin về thẩm quyền, không phải chi tiết hình thức.
| Ký hiệu | Nghĩa | Cách dịch thường dùng |
|---|---|---|
| TM. | Thay mặt tập thể (ví dụ thay mặt Uỷ ban nhân dân) | On behalf of |
| KT. | Ký thay người đứng đầu (thường là cấp phó ký thay) | For / Signed for |
| TL. | Thừa lệnh người đứng đầu | By order of |
| TUQ. | Thừa uỷ quyền người đứng đầu | By authorization of |
| Q. | Quyền (giữ chức vụ tạm thời) | Acting |
| (Đã ký) trên bản sao | Bản gốc đã được ký | (Signed) |
Ví dụ hay gặp ở cuối giấy hộ tịch: “TM. UỶ BAN NHÂN DÂN / KT. CHỦ TỊCH / PHÓ CHỦ TỊCH”, dịch thành On behalf of the People’s Committee / For the Chairperson / Vice Chairperson, rồi đến [Signature and seal] và họ tên người ký. Dịch gọn thành “Vice Chairperson” là làm mất chuỗi thẩm quyền, mà khâu hợp pháp hoá lãnh sự lại đối chiếu chính chuỗi này với mẫu chữ ký, con dấu đã đăng ký.
Chữ ký và tên người ký: ghi nhận, không tái tạo
Chữ ký là dấu hiệu nhận dạng cá nhân, không có “nội dung” để dịch. Bản dịch ghi [Signature] ở đúng vị trí. Nếu chữ ký có kèm họ tên viết tay hay in bên dưới, phần họ tên được chép như mọi tên riêng khác, theo cùng cách viết đã chọn cho hồ sơ. Không vẽ chữ ký, không dùng phông chữ viết tay để mô phỏng, không chèn ảnh chụp chữ ký vào bản dịch: những việc đó làm người đọc khó phân biệt đâu là bản gốc, đâu là bản dịch.
Trên bản sao hoặc trích lục, nơi chữ ký gốc không được sao lại, văn bản thường ghi “(Đã ký)”. Bản dịch ghi (Signed). Đây là khác biệt quan trọng: một bản dịch ghi [Signature] cho một bản sao chỉ có chữ “Đã ký” là mô tả sai hình thức bản gốc.
Giấy có chữ ký của nhiều người (giấy kết hôn có chữ ký hai vợ chồng, tờ khai có chữ ký người khai và cán bộ tiếp nhận) phải ghi nhận từng chữ ký với nhãn tương ứng: [Signature of wife], [Signature of husband]. Ô chữ ký để trống trên bản gốc cũng nên ghi nhận là [blank] nếu đó là thông tin có ý nghĩa, ví dụ ô dành cho người làm chứng nhưng không ai ký.
Chữ viết tay: đọc trong ngữ cảnh, không đoán khi thiếu căn cứ
Giấy hộ tịch cũ thường là mẫu in với các ô điền tay. Người dịch phải đọc được chữ viết tay tiếng Việt của nhiều thế hệ cán bộ: chữ nghiêng, chữ viết tắt, dấu thanh đặt lệch, chữ số 1 và 7, 4 và 9 dễ lẫn. Kinh nghiệm cho thấy cách đọc tốt nhất là đọc trong ngữ cảnh: đối chiếu với các ô khác trên cùng giấy, với giấy tờ khác của cùng người, với danh sách địa danh của tỉnh đó.
Tuy vậy, ngữ cảnh chỉ giúp xác nhận, không cho phép bịa. Nếu một chữ trong tên hay một chữ số trong ngày sinh vẫn không chắc sau khi đối chiếu, bản dịch ghi [illegible] tại đúng chỗ, và người dịch báo cho khách. Lựa chọn khác, thường tốt hơn, là xin bản trích lục mới in máy từ cơ quan đang lưu sổ hộ tịch rồi dịch bản đó.
Một số nơi nhận muốn bản dịch đánh dấu phần nào trên bản gốc là chữ viết tay, ví dụ [handwritten] trước nội dung điền tay. Việc này không bắt buộc ở mọi nơi, nhưng hữu ích với giấy có cả chữ in và chữ viết tay bổ sung về sau, như ghi chú cải chính. Người đọc nhìn vào là biết dòng nào thuộc mẫu gốc, dòng nào được thêm.
Ảnh, phôi giấy và các yếu tố chống giả
Giấy tờ nhân thân và hộ tịch thường có các yếu tố mà bản dịch không thể sao lại nhưng phải ghi nhận: ảnh dán có dấu nổi hoặc dấu mực đè một góc, hoa văn chìm, số sê-ri in sẵn trên phôi giấy, mã vạch, mã QR. Bản dịch ghi [Photo] kèm mô tả dấu đè nếu có, chép nguyên số sê-ri, và ghi [Barcode], [QR code] ở đúng vị trí. Hoa văn trang trí, viền, quốc huy in chìm thường chỉ cần một ghi nhận ngắn như [National emblem] ở đầu trang.
Mục đích của những ghi nhận này là giúp người đọc hình dung đúng tờ giấy gốc mà không cần nhìn thấy nó, và giúp người đối chiếu tìm ra từng yếu tố khi cầm hai bản cạnh nhau. Một bản dịch bỏ qua ảnh hay số sê-ri không sai về ngôn ngữ, nhưng kém hơn ở chỗ người đối chiếu không chắc bản dịch được làm từ đúng tờ giấy nào.
Không nên chèn ảnh chụp chân dung, chữ ký hay con dấu của bản gốc vào bản dịch, kể cả khi khách đề nghị cho “giống bản gốc”. Bản dịch là văn bản riêng, đi kèm bản gốc hoặc bản sao. Cơ quan nhận cần nhìn thấy ngay đâu là giấy do Nhà nước cấp, đâu là bản dịch; trộn lẫn hai thứ làm mất ranh giới đó và có thể khiến bản dịch bị từ chối.
Gạch xoá, sửa chữa, ghi chú bên lề: bản dịch không “làm sạch”
Giấy gốc có chỗ gạch xoá, viết đè, tẩy xoá là chuyện có thật, nhất là giấy cũ. Trong thực hành hộ tịch, chỗ sửa trên giấy chỉ có giá trị khi có xác nhận của người có thẩm quyền, thường là chữ ký và dấu đóng cạnh chỗ sửa. Bản dịch phản ánh đúng hiện trạng đó: phần bị gạch ghi [crossed out: …] nếu còn đọc được, phần viết thay ghi bình thường, và dấu xác nhận cạnh đó ghi [Seal and initials next to correction].
Người dịch tuyệt đối không “làm sạch” bản dịch bằng cách chỉ dịch nội dung sau sửa và bỏ dấu vết sửa. Bản dịch sạch sẽ của một bản gốc có tẩy xoá là bản dịch không trung thực, và nếu nơi nhận so với bản gốc, chính bản dịch sẽ bị nghi ngờ trước.
Nếu chỗ sửa không có xác nhận, giấy đó có thể bị nơi nhận từ chối dù bản dịch đúng. Đây không phải việc người dịch khắc phục được. Bạn nên xin bản trích lục mới từ sổ hộ tịch, hoặc làm thủ tục cải chính nếu nội dung sai, trước khi dịch. Ghi chú bên lề hợp lệ (ghi chú cải chính, bổ sung, xác định cha mẹ con) thì dịch đầy đủ, đặt ở vị trí tương ứng.
Dấu chứng thực, dấu hợp pháp hoá và dấu nước ngoài trên cùng một tờ
Một tờ giấy khai sinh đi qua đủ khâu có thể mang nhiều lớp dấu: dấu của cơ quan cấp, lời chứng chứng thực bản sao (“Chứng thực bản sao đúng với bản chính”, số chứng thực, quyển số, ngày, người ký, dấu), rồi dấu chứng nhận lãnh sự của Việt Nam, rồi dấu hợp pháp hoá của cơ quan đại diện nước ngoài. Bản dịch ghi nhận đủ các lớp có trên bản sẽ nộp, theo thứ tự và vị trí.
Lời chứng chứng thực bản sao thường dịch là Certified true copy of the original, kèm Certification No. …, Book No. … và ngày. Dấu chứng nhận, hợp pháp hoá lãnh sự thường có nội dung in sẵn bằng hai ngôn ngữ; phần đã có tiếng Anh vẫn nên được ghi nhận, phần tiếng Việt hay ngôn ngữ khác thì dịch.
Với giấy nước ngoài dịch sang tiếng Việt, dấu có thể bằng chữ Hán, chữ Hàn, chữ Nhật, chữ Ả Rập. Người dịch đọc được thì dịch; không đọc được thì mô tả trung thực, ví dụ [Dấu tròn màu đỏ, chữ nước ngoài không dịch được], và báo khách để tìm người đọc được ngôn ngữ đó. Dịch Việt khi nhận hồ sơ nhiều ngôn ngữ luôn hỏi trước bản gốc có những dấu bằng ngôn ngữ nào, để giao đúng người.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch có cần màu đỏ hay ký hiệu hình tròn để mô phỏng con dấu không?
Không. Bản dịch chỉ cần ghi nhận bằng chữ trong ngoặc vuông ở đúng vị trí, kèm nội dung chữ trên dấu. Mô phỏng hình dấu dễ khiến người đọc lẫn bản dịch với bản gốc, và một số nơi nhận coi đó là dấu hiệu không chuyên nghiệp.
Dấu giáp lai trên bản dịch nhiều trang là dấu của ai?
Dấu giáp lai trên bản gốc thuộc cơ quan cấp và được ghi nhận trong bản dịch. Còn bản dịch nhiều trang khi được chứng thực chữ ký người dịch thường được đóng dấu giáp lai riêng của nơi chứng thực, để các trang bản dịch không bị tách. Hai loại dấu này khác nhau và không thay thế nhau.
Chữ trên con dấu bị mờ một nửa có ảnh hưởng tới bản dịch không?
Bản dịch ghi phần đọc được và đánh dấu phần không đọc được. Bản dịch không bị coi là sai vì điều đó, nhưng nơi nhận có thể nghi ngờ giấy gốc nếu dấu quá mờ. Khi dấu mờ đến mức không xác định được cơ quan cấp, nên xin bản sao mới.
Có cần dịch chữ “Mẫu số …” hay số hiệu mẫu ở góc giấy không?
Nên dịch hoặc chép lại, vì đó là một phần nội dung của tờ giấy và giúp nơi nhận biết giấy được lập theo mẫu chính thức nào. Thường chỉ cần chép nguyên ký hiệu và dịch chữ “Mẫu”, ví dụ Form No. kèm ký hiệu.
Bản dịch ghi [illegible] nhiều chỗ thì có bị từ chối không?
Có thể, nếu các chỗ không đọc được rơi vào thông tin cốt lõi như họ tên, ngày sinh, số đăng ký. Khi đó vấn đề nằm ở bản gốc chứ không ở bản dịch. Giải pháp là xin bản trích lục mới hoặc bản sao rõ hơn rồi dịch lại, không phải yêu cầu người dịch đoán cho đủ.
Chữ ký của người nước ngoài trên giấy kết hôn Việt Nam ghi thế nào?
Giống mọi chữ ký khác: ghi [Signature] kèm nhãn của người ký, và chép họ tên theo cách viết trên hộ chiếu nếu họ tên được in hoặc viết dưới chữ ký. Không phiên âm lại tên đó sang tiếng Việt và không mô tả hình dáng chữ ký.