Một báo giá dịch thuật giấy tờ rõ ràng thường có năm dòng: phần dịch, phần chứng thực chữ ký người dịch, phần bản sao hoặc bản bổ sung, phần dịch vụ lãnh sự nếu có, và phần giao nhận. Kèm theo phải có lịch trả bản nháp, lịch trả bản hoàn chỉnh và điều kiện sửa bản dịch.
Bài này không bàn cách nơi dịch tính đơn giá. Nó giúp bạn, người đặt dịch, đọc một báo giá đã nhận: dòng nào nên có, dòng nào nên hỏi lại, và khi nào hai báo giá trông chênh nhau thật ra là đang báo cho hai thứ khác nhau. Mọi con số trong bài chỉ là ví dụ giả định.
Năm phần của một báo giá giấy tờ
Không phải đơn nào cũng có đủ năm phần, nhưng một báo giá rõ ràng sẽ cho bạn thấy phần nào có, phần nào không, thay vì gộp thành một con số.
| Phần | Gồm những gì | Câu hỏi nên đặt |
|---|---|---|
| Dịch | Dịch, rà soát, trình bày bản dịch theo bố cục giấy tờ gốc | Tính theo trang giấy tờ hay theo khối lượng chữ? Trang ít chữ có tính như trang dày không? |
| Chứng thực | Chứng thực chữ ký người dịch, đóng ghép, dấu giáp lai | Giá đã gồm chứng thực chưa? Mỗi bộ chứng thực bao nhiêu bản? |
| Bản bổ sung | In và chứng thực thêm bộ, hoặc chứng thực bản sao từ bản dịch | Bộ thứ hai trở đi tính thế nào? Sau này đặt thêm có giữ cách tính không? |
| Lãnh sự | Nộp chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện nếu nhờ làm thay | Đã gồm lệ phí nhà nước chưa hay chỉ là phí dịch vụ? Ai chịu rủi ro nếu bị trả? |
| Giao nhận | Gửi bản dịch qua bưu điện, chuyển phát, nhận gửi bản chính | Có mã theo dõi không? Gửi đi nước ngoài tính riêng không? |
Khi so hai nơi, đặt báo giá cạnh nhau theo đúng năm dòng này. Rất nhiều lần “nơi rẻ hơn” chỉ đơn giản là chưa tính chứng thực hoặc mới báo cho một bộ, trong khi bạn cần ba bộ.
Những yếu tố làm phần dịch nặng hay nhẹ
Mật độ chữ, không phải số tờ. Một tấm bằng tốt nghiệp một trang có vài chục chữ; một trang bảng điểm có hàng trăm dòng môn học, mã môn, số tín chỉ. Cùng là “một trang” nhưng khối lượng khác hẳn, và báo giá hợp lý phải phản ánh điều đó.
Cặp ngôn ngữ. Ngôn ngữ ít người dịch đạt chuẩn để chứng thực thường khó sắp người hơn, kéo theo giá và thời gian khác với cặp Anh – Việt phổ biến.
Độ khó của bản gốc. Chữ viết tay, giấy mờ, bảng biểu phức tạp, nhiều con dấu chồng nhau đòi thêm công đọc và trình bày.
Chuyên ngành. Hồ sơ bệnh án, báo cáo tài chính, bản án, tiêu chuẩn kỹ thuật cần người dịch có nền tảng chuyên môn và thời gian tra thuật ngữ.
Trình bày theo bố cục gốc. Giấy tờ hành chính cần bản dịch giữ bố cục để cán bộ đối chiếu dễ: bảng ra bảng, dấu đúng vị trí. Việc dàn trang này là công thật, nhất là với bảng điểm nhiều cột.
Thời gian giao. Đơn gấp phải sắp xếp lại lịch người dịch và người rà soát, thường có phụ phí. Báo giá nên ghi rõ phần này tách khỏi giá dịch thường.
Những dòng nên có mà hay bị thiếu
Lịch giao bản nháp. Nhiều báo giá chỉ ghi “trả sau X ngày”, không nói khi nào có bản nháp. Không có bản nháp nghĩa là bạn chỉ thấy bản dịch khi nó đã được chứng thực, mọi sửa đổi lúc đó đều tốn kém hơn. Hãy hỏi rõ ngày gửi nháp.
Điều kiện sửa. Báo giá nên nói rõ: sửa lỗi do người dịch gây ra thì miễn phí, kể cả in lại và chứng thực lại; sửa do khách đổi thông tin sau khi đã duyệt nháp thì tính thế nào. Câu này tránh được phần lớn tranh cãi sau này.
Phạm vi chứng thực. “Giá đã gồm công chứng” có thể hiểu là một bộ hay mọi bộ. Hỏi số bộ có chứng thực đã gồm trong giá.
Lệ phí nhà nước tách khỏi phí dịch vụ. Với chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá, lệ phí do cơ quan nhà nước thu theo quy định, còn phí dịch vụ là công đi nộp, theo dõi, nhận lại. Hai khoản nên tách dòng để bạn biết khoản nào cố định, khoản nào thương lượng được.
Bảo mật và lưu giữ. Bên dịch giữ bản scan của bạn bao lâu, xoá thế nào. Đây không phải chi phí nhưng là một phần của dịch vụ, đáng có một dòng.
Đọc một báo giá mẫu
Ví dụ giả định một gia đình đặt dịch hồ sơ du học sang tiếng Anh, cần ba bộ có chứng thực. Ở đây ký hiệu bằng chữ cái thay cho số tiền để bạn tập trung vào cấu trúc.
| Dòng trong báo giá | Ví dụ giả định | Nhận xét khi đọc |
|---|---|---|
| Dịch bảng điểm 3 trang, bằng 1 trang, học bạ 6 trang | Đơn giá theo trang × số trang = A | Học bạ nhiều trang ít chữ: hỏi có tính khác trang dày không |
| Chứng thực chữ ký người dịch, bộ thứ nhất | B | Kiểm có gồm đóng ghép, giáp lai |
| In và chứng thực bộ thứ hai, thứ ba | 2 × C | C thường thấp hơn A + B vì không dịch lại |
| Phụ phí giao gấp | Không có | Hạn nộp còn xa, không cần trả thêm |
| Gửi bản dịch qua chuyển phát | D | Hỏi mã theo dõi, ai chịu khi thất lạc |
| Tổng | A + B + 2C + D | Một con số tổng là đủ khi từng dòng đã rõ |
Nếu bạn nhận được một báo giá chỉ có dòng “Tổng”, không có nghĩa nơi đó kém, nhưng bạn nên hỏi tách dòng trước khi đồng ý. Tách dòng giúp bạn quyết định có cần bộ thứ ba không, có tự đi nộp lãnh sự để bớt phí dịch vụ không.
Thay đổi giữa chừng: khi nào báo giá đổi theo
Một báo giá đã chốt chỉ đúng với phạm vi đã chốt. Bảng dưới liệt kê những thay đổi hay gặp sau khi đặt dịch và ảnh hưởng thường thấy, để bạn biết trước điều gì nên báo sớm.
| Thay đổi | Ảnh hưởng thường thấy | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Gửi thêm trang, thêm giấy | Cộng thêm phần dịch và chứng thực của phần mới | Gửi một lần đủ; nếu phát sinh, xin báo giá bổ sung bằng chữ |
| Thêm bộ có chứng thực | Cộng phần in và chứng thực bộ thêm, không dịch lại | Đặt cùng lúc với bộ đầu nếu đã biết cần |
| Đổi ngôn ngữ đích | Gần như một đơn mới | Xác nhận ngôn ngữ với nơi nhận trước khi đặt |
| Đổi cách viết tên sau khi đã duyệt nháp | Sửa, in lại, có thể chứng thực lại | Chốt chính tả trước vòng nháp |
| Rút ngắn hạn giao | Có thể phát sinh phụ phí gấp | Báo ngay khi lịch thay đổi, không chờ sát ngày |
| Nơi nhận đổi yêu cầu hình thức | Bổ sung cam đoan, đổi người dịch hoặc dịch lại | Gửi nguyên văn yêu cầu mới để nơi dịch đánh giá |
Nguyên tắc chung: thay đổi càng sớm càng rẻ. Một thay đổi báo trước vòng nháp thường chỉ là chỉnh tệp; cùng thay đổi đó báo sau khi đã chứng thực là cả một vòng in, ký và thủ tục.
Dấu hiệu một báo giá đáng hỏi lại
Không phải dấu hiệu nào cũng là xấu, nhưng nếu gặp, đừng đồng ý trước khi được giải thích:
- Cam kết kết quả mà nơi dịch không kiểm soát được, như “bảo đảm đậu visa” hay “chắc chắn được chấp nhận”. Bên dịch chỉ chịu trách nhiệm về bản dịch, không quyết định thay cơ quan xét hồ sơ.
- Không hỏi bạn nộp cho ai mà vẫn báo ngay một con số trọn gói cho “dịch công chứng”.
- Không có vòng duyệt nháp, hoặc nói rằng khách không cần xem trước.
- Gộp lệ phí nhà nước vào phí dịch vụ, không giải thích được khoản nào là khoản nào.
- Đề nghị “chỉnh” nội dung cho đẹp hơn bản gốc, như sửa xếp loại, thêm môn học, đổi ngày. Đây là làm sai lệch giấy tờ, không phải dịch vụ.
- Yêu cầu trả đủ trước mà không có bất kỳ xác nhận bằng văn bản nào về phạm vi công việc.
Ngược lại, một nơi hỏi kỹ bạn nộp ở đâu, có cần lãnh sự không, có mấy người trong hồ sơ, thường là nơi đang cố báo đúng, dù báo giá đến chậm hơn vài giờ.
Thương lượng hợp lý: bớt chi phí mà không bớt chất lượng
Cách giảm chi phí hiệu quả nhất không nằm ở mặc cả đơn giá mà ở việc đặt đúng thứ mình cần. Hỏi nơi nhận cần mấy bộ có dấu đỏ, đừng đặt dư “cho chắc”. Hỏi xem giấy nào chỉ cần bản dịch thường, giấy nào bắt buộc chứng thực; có hồ sơ chỉ yêu cầu chứng thực cho văn bằng, còn thư giới thiệu thì không.
Gom đơn cũng giúp. Một gia đình làm hồ sơ cho hai con cùng lúc, hoặc một doanh nghiệp gom hồ sơ của nhiều nhân viên, giúp nơi dịch sắp người và giữ thuật ngữ thống nhất. Đặt sớm, bỏ phụ phí gấp, là khoản tiết kiệm thật nhất mà ít người tận dụng.
Nếu bạn có sẵn bản dịch cũ đúng nội dung (ví dụ bằng đại học đã dịch khi xin việc), hãy gửi kèm. Người dịch vẫn phải rà và chịu trách nhiệm với bản mới, nhưng công việc nhẹ hơn và cách dịch thống nhất với hồ sơ cũ của bạn.
Điều không nên làm là chọn nơi bỏ bước rà soát hay bỏ vòng nháp để rẻ hơn. Chi phí làm lại một bộ hồ sơ bị trả, cộng thời gian chờ hẹn mới, thường lớn hơn khoản chênh. Nếu muốn nhận báo giá tách dòng cho bộ giấy tờ cụ thể, bạn có thể gửi ảnh chụp cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao hai nơi báo giá chênh nhau nhiều cho cùng bộ giấy tờ?
Thường vì phạm vi khác nhau: một nơi đã gồm chứng thực và nhiều bộ, nơi kia mới báo phần dịch một bộ; hoặc một nơi đếm trang giấy tờ, nơi kia đếm theo khối lượng chữ. Đặt hai báo giá theo cùng các dòng rồi mới so.
Báo giá có thay đổi sau khi đã đồng ý không?
Có thể, nếu phạm vi thay đổi: bạn gửi thêm trang, đổi ngôn ngữ, thêm bộ, hoặc chuyển sang giao gấp. Báo giá tốt nên ghi rõ trường hợp nào phát sinh để bạn biết trước. Nếu không có gì thay đổi, con số đã chốt nên được giữ.
Có nên trả trước toàn bộ khi đặt dịch?
Tuỳ thoả thuận. Cách phổ biến là đặt cọc một phần khi xác nhận và trả phần còn lại khi nhận bản dịch. Dù trả thế nào, nên có xác nhận bằng chữ về phạm vi, số bộ và thời hạn để đối chiếu khi cần.
Lệ phí chứng nhận lãnh sự có nằm trong giá dịch không?
Thường là không, trừ khi báo giá ghi rõ. Lệ phí do cơ quan nhà nước hoặc cơ quan đại diện nước ngoài thu theo quy định của họ, có thể thay đổi. Hãy hỏi nơi dịch tách riêng lệ phí và phí dịch vụ làm thay.
Sửa bản dịch sau khi đã chứng thực có mất thêm tiền không?
Nếu lỗi do người dịch, nơi làm việc tử tế sẽ sửa, in lại và chứng thực lại mà không tính thêm. Nếu do khách đổi thông tin sau khi đã duyệt nháp, thường sẽ tính phí in và chứng thực lại. Nên thống nhất điều này từ đầu.
Báo giá qua tin nhắn có đủ làm căn cứ không?
Đủ để đối chiếu nếu ghi rõ loại giấy tờ, số trang, số bộ, hình thức chứng thực, thời hạn và tổng chi phí. Hãy lưu lại tin nhắn đó. Với đơn lớn của doanh nghiệp, nên có báo giá hoặc hợp đồng dịch vụ bằng văn bản.
