Bản dịch cũ dùng lại được khi bốn điều cùng đúng: giấy gốc vẫn còn được nơi nhận mới chấp nhận, nơi nhận mới cần cùng ngôn ngữ và cùng hình thức bản dịch, cách viết tên trên bản dịch khớp hộ chiếu hiện tại, và bản giấy còn nguyên vẹn. Thiếu một điều, đặt dịch mới hoặc sửa thường rẻ hơn rủi ro bị trả hồ sơ.
Khi bản dịch vẫn dùng được mà bạn cần thêm bộ, có cách đặt thêm nhanh hơn dịch lại từ đầu. Bài này đi theo đúng hai câu hỏi đó: dùng lại hay làm mới, và nếu dùng lại thì nhân bản thế nào, đặt bao nhiêu bộ, cất giữ ra sao để lần sau còn dùng được.
Bốn câu hỏi trước khi dùng lại một bản dịch
Lấy bản dịch cũ ra, đặt cạnh hướng dẫn của nơi nhận mới và trả lời lần lượt. Một câu “không” là đủ để cân nhắc làm mới.
- Giấy gốc còn được chấp nhận không? Với giấy ghi nhận sự kiện đã xảy ra như khai sinh, bằng tốt nghiệp, thường còn. Với giấy phản ánh tình trạng tại một thời điểm như lý lịch tư pháp, xác nhận tình trạng hôn nhân, sao kê, kiểm yêu cầu về độ mới của nơi nhận trước.
- Nơi nhận mới cần cùng ngôn ngữ và cùng hình thức không? Bản dịch tiếng Anh có chứng thực Việt Nam dùng tốt cho trường ở Úc chưa chắc dùng được cho cơ quan ở Đức hay Nhật.
- Tên trên bản dịch khớp hộ chiếu hiện tại không? Hộ chiếu mới, hoặc bộ hồ sơ mới dùng cách viết khác, sẽ làm bản cũ lệch đối chiếu.
- Bản giấy còn nguyên không? Không tách trang, không sửa tay, không rách ở phần đóng ghép, dấu giáp lai còn liền.
Nếu cả bốn câu đều “có”, bản dịch cũ thường dùng lại được. Khi nơi nhận có yêu cầu riêng về độ mới của bản dịch, theo đúng yêu cầu đó; cách đáp ứng nhanh nhất thường là đặt thêm bộ có ngày chứng thực mới thay vì dịch lại.
Ba nhóm giấy tờ theo độ “bền” của bản dịch
Cách nhìn nhanh dưới đây giúp bạn ước lượng bản dịch nào giữ lại dùng được lâu, bản dịch nào gần như phải làm mới cho mỗi lần nộp.
| Nhóm | Ví dụ | Bản dịch dùng lại được? |
|---|---|---|
| Ghi nhận sự kiện đã xảy ra, không thay đổi | Khai sinh, bằng tốt nghiệp, bảng điểm đã hoàn tất, giấy chứng nhận kết hôn | Thường được, trừ khi nơi nhận đòi bản mới hoặc giấy gốc đã được cấp lại, cải chính |
| Phản ánh tình trạng tại thời điểm cấp | Lý lịch tư pháp, xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khoẻ, xác nhận đang công tác | Thường phải xin giấy mới và dịch mới khi giấy gốc quá thời hạn nơi nhận chấp nhận |
| Số liệu thay đổi liên tục | Sao kê ngân hàng, xác nhận số dư, bảng lương, báo cáo tài chính theo kỳ | Gần như luôn phải làm mới cho mỗi hồ sơ, theo kỳ mà nơi nhận yêu cầu |
Nhóm thứ hai hay gây nhầm nhất. Nhiều người giữ bản dịch lý lịch tư pháp từ hồ sơ trước để nộp tiếp, trong khi giấy gốc đã quá thời hạn mà nơi nhận chấp nhận. Kiểm thời hạn của giấy gốc trước, rồi mới nghĩ tới bản dịch.
Khi bản cũ “vẫn dùng được” mà vẫn nên làm mới
Giấy gốc đã cải chính hoặc cấp lại theo mẫu mới. Bản dịch phải theo giấy đang có hiệu lực. Nộp giấy gốc mẫu mới kèm bản dịch của mẫu cũ, cán bộ thấy hai thứ khác nhau về bố cục, số hiệu, ngày cấp và sẽ hỏi lại.
Bản cũ có lỗi mà lần trước chưa ai phát hiện. Được chấp nhận một lần không có nghĩa là không có lỗi; có thể lần trước cán bộ không đối chiếu kỹ phần đó. Trước khi dùng lại, rà tên, số, ngày như với bản mới nhận. Phát hiện sai thì sửa luôn.
Bản cũ dùng cách viết dễ gây nhầm. Ngày tháng viết dạng số như 03/04, tên trường tự dịch nghĩa thay vì dùng tên chính thức. Hồ sơ trước không ai hỏi, nhưng nơi nhận mới đối chiếu chéo nhiều giấy có thể vướng.
Bộ hồ sơ mới đã thống nhất thuật ngữ khác. Ví dụ doanh nghiệp đã chốt tên tiếng Anh chính thức của công ty, hoặc trường đã đổi tên tiếng Anh. Một bản cũ mang tên khác sẽ là điểm lệch duy nhất trong cả bộ.
Nơi nhận mới yêu cầu đóng ghép khác. Có nơi đòi bản dịch đóng cùng bản sao có chứng thực của giấy gốc, trong khi bản cũ chỉ đóng với bản photo, hoặc ngược lại. Kiểm cách đóng ghép trước khi quyết định dùng lại.
Hiểu lầm hay gặp khi dùng lại bản dịch
Những hiểu lầm dưới đây khiến nhiều người hoặc dịch lại không cần thiết, hoặc nộp bản dịch không còn dùng được.
| Hiểu lầm | Thực tế |
|---|---|
| Bản dịch cũ từng được chấp nhận thì chắc chắn dùng lại được | Nơi nhận mới có thể khác ngôn ngữ, khác yêu cầu về người dịch hoặc độ mới; được chấp nhận một lần không bảo đảm cho lần sau |
| Bản dịch còn mới thì giấy gốc cũ cũng dùng được | Nếu giấy gốc thuộc nhóm có thời hạn và đã quá hạn nơi nhận chấp nhận, bản dịch mới cũng không cứu được; phải xin giấy gốc mới |
| Bản dịch đã nộp một nơi thì không dùng lại nơi khác | Nếu nơi trước trả lại bản giấy, hoặc bạn còn bộ dư, có thể dùng nếu nơi mới chấp nhận cùng hình thức và ngôn ngữ |
| In lại từ bản scan là có thêm bản dịch công chứng | Bản in lại không có chữ ký và dấu gốc; muốn có bản có giá trị phải chứng thực bản sao hoặc làm bộ mới |
| Ngày chứng thực càng mới thì hồ sơ càng mạnh | Nơi nhận không đòi độ mới thì ngày chứng thực không làm hồ sơ mạnh hay yếu; điều được xét là nội dung giấy gốc |
Điểm chung của các hiểu lầm này là nhầm giữa ba thứ: giấy gốc, bản dịch và yêu cầu của nơi nhận. Tách ba thứ ra và hỏi từng câu riêng, phần lớn tình huống trở nên rõ ràng.
Đặt thêm bản thay vì dịch lại
Khi bản dịch vẫn dùng được nhưng bạn cần thêm bộ, có các cách sau, xếp từ nhanh đến kỹ:
- Chứng thực bản sao từ bản dịch đã chứng thực. Mang bản dịch đã chứng thực tới nơi có thẩm quyền chứng thực bản sao để làm bản sao có chứng thực. Hỏi nơi nhận có chấp nhận bản sao loại này không.
- Nhờ nơi dịch cũ in và chứng thực thêm bộ. Nếu nơi dịch còn lưu tệp và người dịch cũ còn làm việc, họ có thể in lại và làm thủ tục chứng thực cho bộ mới. Bộ này có ngày chứng thực mới.
- Dịch lại ở nơi khác dựa trên bản dịch cũ. Người dịch mới phải rà lại toàn bộ và chịu trách nhiệm như bản của chính mình; bản dịch cũ chỉ giúp giữ thống nhất cách viết.
Phương án thứ hai thường cho bản có ngày chứng thực mới, hữu ích khi nơi nhận hỏi độ mới của bản dịch. Muốn dùng được, bạn cần giữ thông tin của đơn cũ: nơi dịch, thời điểm, tệp scan bộ đã chứng thực. Đó là lý do bước lưu trữ đáng làm ngay khi nhận bản dịch.
Tính số bản cần đặt ngay từ đầu
Nhiều người đặt một bộ, nộp xong mới phát hiện cần thêm cho nơi khác, lại quay về đặt thêm. Tốt hơn là đếm trước. Liệt kê mọi nơi sẽ nộp trong vài tháng tới: cơ quan cấp thị thực, trường, nơi làm việc, ngân hàng, cơ quan đăng ký ở nước đến. Mỗi nơi giữ lại bản dịch hay chỉ xem rồi trả?
Nơi giữ lại cần một bộ riêng. Nơi chỉ xem rồi trả có thể dùng chung bộ, miễn lịch nộp không trùng nhau. Cộng thêm một bộ dự phòng cho giấy quan trọng nhất là thói quen tốt, vì đặt thêm một bộ cùng lúc thường rẻ và nhanh hơn đặt riêng sau này.
Với giấy thuộc nhóm thay đổi theo thời gian, đừng đặt dư quá nhiều: bộ dư có thể hết hạn trước khi dùng tới. Hãy đặt đúng số cho đợt nộp gần nhất.
Cũng nhớ rằng một số nơi nhận chấp nhận bản scan khi nộp trực tuyến và chỉ xem bản giấy khi phỏng vấn hoặc nhập học. Khi đó một bộ giấy là đủ cho nhiều lần nộp trực tuyến.
Ví dụ giả định: một gia đình chuẩn bị cho con đi du học cần nộp bản dịch học bạ và bằng cho trường, cho cơ quan cấp thị thực, và giữ một bộ để xuất trình khi nhập học. Trường giữ lại bộ nộp, cơ quan thị thực nhận bản scan, nơi nhập học chỉ xem bản giấy. Ở đây hai bộ giấy là đủ: một bộ nộp trường, một bộ mang theo, còn bản scan dùng cho hồ sơ trực tuyến.
Lưu giữ bản dịch để lần sau dùng lại được
Cách bạn cất bản dịch quyết định lần sau có dùng lại được không. Một số việc nên làm ngay khi nhận:
- Scan màu toàn bộ bộ bản dịch đã chứng thực, kể cả trang lời chứng, lưu ở nơi riêng có mật khẩu.
- Ghi lại nơi dịch, ngày chứng thực, số chứng thực nếu có, ngôn ngữ, nơi đã nộp.
- Cất bản giấy trong bìa nhựa phẳng, không gấp, không bấm thêm ghim, không tách trang.
- Không viết, đánh dấu, dán giấy nhớ lên bản dịch; ghi chú để trên bìa đựng.
- Ghi kèm hạn sử dụng của giấy gốc nếu thuộc nhóm có thời hạn, để biết khi nào phải làm mới.
Khi cần thêm bản hay cần làm mới cho hồ sơ khác, bạn chỉ cần gửi thông tin này kèm yêu cầu cho Dịch Việt trong mẫu đăng ký; nếu giấy gốc không đổi và yêu cầu của nơi nhận cho phép, việc đặt thêm bộ nhẹ hơn nhiều so với dịch lại.
Câu hỏi thường gặp
Nơi dịch cũ đã ngừng hoạt động thì đặt thêm bản thế nào?
Bạn có thể chứng thực bản sao từ bộ bản dịch đã chứng thực còn giữ, nếu nơi nhận chấp nhận. Nếu cần bộ mới có chữ ký người dịch, nhờ nơi dịch khác rà lại và dịch trên cơ sở bản cũ; người dịch mới chịu trách nhiệm với bản của mình.
Bản dịch bằng tốt nghiệp làm năm trước có dùng lại được không?
Thường được, vì bằng tốt nghiệp không thay đổi, trừ khi nơi nhận mới có yêu cầu riêng về độ mới, ngôn ngữ hay người dịch. Kiểm bản dịch cũ còn nguyên vẹn, cách viết tên khớp hộ chiếu hiện tại.
Bản sao chứng thực từ bản dịch có giá trị như bản dịch gốc không?
Theo quy định về chứng thực, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Tuy vậy, nơi nhận ở nước ngoài có thể có yêu cầu riêng; hỏi trước khi dùng loại bản này.
Mất bản dịch đã chứng thực thì làm sao?
Nếu còn bản scan và thông tin nơi dịch, liên hệ nơi dịch để in và chứng thực lại bộ mới. Nếu không còn, phải dịch lại từ giấy gốc. Bản in từ tệp scan không thay được bản đã chứng thực.
Giấy gốc được cấp lại theo mẫu mới thì bản dịch cũ còn dùng được không?
Nên dịch theo giấy đang dùng trong hồ sơ. Nếu bạn nộp giấy gốc mẫu mới kèm bản dịch của mẫu cũ, cán bộ sẽ thấy hai thứ không khớp nhau về hình thức, số hiệu, ngày cấp, và có thể yêu cầu bổ sung.