Đặt dịch thuật giấy tờ online là gửi ảnh chụp hoặc bản scan giấy tờ qua mạng để nơi dịch báo giá, dịch, gửi bạn duyệt bản nháp, rồi mới in, ký và chứng thực. Phần lớn công việc làm được từ xa; chỉ có hai việc thường cần giấy thật: đối chiếu bản gốc khi chứng thực (với một số loại giấy tờ) và nhận bản dịch có dấu đỏ.
Bảy bước dưới đây đi theo đúng thứ tự một hồ sơ chạy qua: biết nơi nhận muốn gì, gửi đủ trang, đọc báo giá, duyệt nháp, chứng thực, đối chiếu khi nhận, cất giữ. Bỏ một bước thường không làm chậm ngay, nhưng làm hồ sơ bị trả về vài tuần sau, lúc sửa đã tốn gấp đôi.
Bài viết theo góc người đặt dịch: bạn cần chuẩn bị gì, hỏi gì, kiểm gì. Cách Dịch Việt nhận và xử lý một yêu cầu online cũng đi theo đúng trình tự này.
Trước khi gửi: biết nơi nhận muốn bản dịch kiểu gì
Câu hỏi đầu tiên không phải “dịch ở đâu” mà là “bản dịch này nộp cho ai”. Cùng một tấm bằng tốt nghiệp, nộp cho trường ở Úc, cho cơ quan lao động ở Đức hay cho công ty Nhật trong khu công nghiệp tại Bắc Ninh là ba yêu cầu khác nhau: ngôn ngữ đích, có cần chứng thực chữ ký người dịch hay không, có phải đi hợp pháp hoá lãnh sự hay không, và nơi nhận có chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam hay không.
Thông tin này nằm trong hướng dẫn nộp hồ sơ của nơi nhận: trang hướng dẫn visa, thư mời nhập học, danh mục giấy tờ của phòng nhân sự. Nên chụp lại đúng đoạn yêu cầu về bản dịch và gửi kèm khi đặt dịch. Người nhận yêu cầu đọc được nguyên văn sẽ phát hiện những chi tiết bạn dễ bỏ qua, như “bản dịch phải kèm cam đoan của người dịch bằng tiếng Anh” hay “bản dịch phải được làm bởi người dịch được công nhận tại nước sở tại”.
Nếu nơi nhận chỉ ghi chung chung “bản dịch công chứng”, hãy hỏi lại họ một câu ngắn: bản dịch có xác nhận của cơ quan Việt Nam là đủ, hay cần thêm chứng nhận lãnh sự. Một email hỏi trước rẻ hơn rất nhiều so với một bộ bản dịch làm lại.
Cuối cùng, ghi rõ hạn nộp thật. Hạn nộp quyết định có kịp đi thêm bước lãnh sự hay không, có cần dịch gấp hay không, và nên nhận bản dịch tận tay hay qua bưu điện.
Bảy bước đặt dịch online
Trình tự dưới đây áp dụng cho giấy tờ cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp thông thường. Với giấy tờ cần hợp pháp hoá, bước 5 kéo dài thêm theo lịch của cơ quan lãnh sự.
- Gửi yêu cầu kèm ảnh giấy tờ. Mỗi trang một ảnh hoặc một tệp PDF gộp, đủ cả mặt sau, đủ bốn góc, con dấu và chữ ký đọc được. Ghi ngôn ngữ đích, nơi nhận, số bản cần, hạn cần có.
- Nhận báo giá và lịch trả. Báo giá nên tách phần dịch, phần chứng thực, phần sao thêm bản, phần gửi trả; ghi rõ ngày giao bản nháp và ngày giao bản hoàn chỉnh.
- Xác nhận và gửi thông tin chính tả. Gửi ảnh trang hộ chiếu có ảnh (hoặc gõ lại họ tên không dấu đúng như hộ chiếu), tên trường, tên công ty bằng tiếng nước ngoài nếu đã có cách viết chính thức.
- Duyệt bản nháp. Đọc tên người, ngày tháng, số hiệu giấy tờ, địa danh. Phản hồi bằng chữ, ghi rõ trang và dòng cần sửa.
- In, ký và chứng thực. Bản dịch hoàn chỉnh được in, người dịch ký, rồi làm thủ tục chứng thực chữ ký người dịch nếu bạn cần. Một số trường hợp nơi chứng thực đòi xem bản chính; khi đó bạn gửi bản chính qua đường bảo đảm hoặc mang tới.
- Nhận và đối chiếu. Nhận bản dịch tận nơi, qua bưu điện, hoặc nhận bản scan trước để kiểm ngay. Đối chiếu lại một lượt trước khi nộp.
- Lưu trữ. Giữ bản scan màu của bộ bản dịch đã chứng thực. Lần sau cần thêm bản, việc đặt sao thêm nhanh hơn dịch lại từ đầu.
Bước 4 là bước khách hay bỏ qua vì nghĩ “bên dịch làm nghề, chắc đúng”. Người dịch giỏi vẫn không biết bạn muốn viết tên mình là “Nguyen Thi Thu Ha” hay “Nguyen Thi Thuha” trên hồ sơ cũ; chỉ bạn mới biết.
Những thông tin nên ghi ngay trong yêu cầu đầu tiên
Một yêu cầu đủ thông tin giúp báo giá sát và tránh hỏi qua hỏi lại vài vòng. Bạn có thể soạn sẵn theo khung sau rồi dán vào mẫu đăng ký:
- Loại giấy tờ và số trang: ví dụ “bảng điểm đại học 3 trang, bằng tốt nghiệp 1 trang có mặt sau”.
- Ngôn ngữ nguồn và đích: “Việt sang Anh”, “Trung phồn thể sang Việt”. Với tiếng Trung, ghi rõ phồn hay giản thể nơi nhận dùng.
- Nơi nhận và mục đích: “nộp visa du học Úc”, “nộp sở lao động ở Đài Loan”, “nộp toà án tại Việt Nam”.
- Hình thức bản dịch: bản dịch thường, có chứng thực chữ ký người dịch, có cần đi chứng nhận lãnh sự hay không.
- Số bản: bao nhiêu bộ có dấu đỏ, có cần thêm bản mềm không.
- Hạn nộp và cách nhận: ngày cần trong tay, nhận ở đâu, có ai nhận thay không.
- Chính tả bắt buộc: họ tên theo hộ chiếu, tên tiếng Anh của trường hay công ty nếu đã dùng trong hồ sơ trước.
Phần “chính tả bắt buộc” thường quyết định hồ sơ có trơn tru không. Cơ quan nước ngoài đối chiếu chéo nhiều giấy tờ; chỉ cần tên công ty trên hợp đồng lao động dịch khác tên công ty trên bảng lương là nhân viên xét hồ sơ phải hỏi lại.
Việc nào làm online được, việc nào cần giấy thật
Không phải mọi bước đều thay được bằng ảnh chụp. Bảng dưới giúp bạn biết trước lúc nào phải gửi hoặc mang bản chính, để không bị động khi hồ sơ đã chạy nửa đường.
| Công việc | Làm online được? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Báo giá, tư vấn hình thức bản dịch | Được | Ảnh chụp rõ là đủ để đếm trang và đánh giá độ khó |
| Dịch và duyệt bản nháp | Được | Bản nháp gửi dạng PDF hoặc tệp văn bản để bạn ghi chú |
| Bản dịch thường không chứng thực | Được | Có thể nhận bản mềm, tự in nếu nơi nhận chấp nhận |
| Chứng thực chữ ký người dịch | Một phần | Người dịch ký trước người thực hiện chứng thực; tuỳ loại giấy tờ và nơi chứng thực, có thể cần đối chiếu bản chính hoặc bản sao có chứng thực |
| Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá | Hiếm khi | Thường cần nộp giấy tờ thật tại cơ quan có thẩm quyền; kiểm hình thức nộp hiện hành |
| Nhận bản dịch có dấu đỏ | Không | Nhận tận tay hoặc qua bưu điện; bản scan chỉ để kiểm trước |
Điểm cần nhớ: bản scan của bản dịch đã chứng thực không phải là bản dịch đã chứng thực. Nơi nhận yêu cầu bản có dấu đỏ thì phải nộp đúng bản giấy đó, không in lại từ tệp được.
Vì sao nên xin bản nháp trước khi chứng thực
Sau khi đã ký và chứng thực, bản dịch gần như đóng băng: sửa một chữ thường phải in lại trang, ký lại và chứng thực lại. Trong khi đó sửa bản nháp chỉ mất vài phút. Đó là lý do quy trình tử tế luôn có một vòng duyệt nháp, kể cả khi khách không đòi.
Khi duyệt, bạn không cần giỏi ngoại ngữ; việc của bạn là soát những thứ chỉ bạn biết chắc, trước hết là họ tên, ngày tháng và số giấy tờ. Hãy hẹn trước khung giờ nhận nháp và đọc ngay khi nhận: bản nháp đang chờ duyệt là bản dịch chưa thể đi chứng thực, mỗi ngày chậm duyệt là một ngày lùi lịch giao.
Phản hồi bằng chữ, ghi rõ trang và dòng, thay vì gọi điện nói miệng. Ghi chú bằng chữ giữ được dấu vết: nếu sau này có tranh cãi “ai bảo sửa”, cả hai bên đều nhìn lại được.
Nếu bạn đang ở nước ngoài hoặc bận, có thể nhờ người thân duyệt, nhưng nên đưa họ danh sách những điểm cần soát. Người duyệt không có danh sách thường chỉ lướt và gật.
Ba cách nhận bản dịch và khi nào chọn cách nào
Nhận tận nơi. Phù hợp khi bạn cần nộp ngay trong ngày, hoặc muốn tự đối chiếu bản dịch với bản chính tại chỗ. Bạn kiểm số trang, dấu giáp lai, lời chứng và ký nhận một lần là xong.
Nhận qua bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát. Phù hợp khi ở tỉnh khác hoặc ở nước ngoài. Nên chọn dịch vụ có mã theo dõi, ghi rõ người nhận và số điện thoại liên lạc, và yêu cầu gửi kèm bản scan màu trước khi gửi giấy để bạn kiểm sớm. Bản dịch có chứng thực khó làm lại nhanh, nên đừng gửi theo đường không theo dõi được.
Nhận bản mềm. Chỉ dùng khi nơi nhận chấp nhận bản dịch điện tử hoặc bản tự in, như một số hồ sơ xin học bổng nộp trực tuyến. Hỏi nơi nhận xem họ cần tệp PDF có chữ ký của người dịch hay chỉ cần nội dung dịch. Nếu hồ sơ online yêu cầu tải lên “bản dịch có chứng thực”, thường bạn tải lên bản scan màu của bản giấy có dấu, và vẫn phải giữ bản giấy để xuất trình khi được yêu cầu.
Kết hợp. Cách an toàn nhất cho hồ sơ quan trọng là nhận bản scan để kiểm và nộp online trước, rồi nhận bản giấy để nộp hoặc xuất trình sau. Hai thứ phải là cùng một bộ, không phải hai lần in khác nhau.
Lỗi hay gặp khi đặt dịch online và cách tránh
Phần lớn sự cố của đơn dịch online không nằm ở trình độ người dịch mà ở khâu trao đổi thông tin.
| Lỗi hay gặp | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Ảnh chụp thiếu mặt sau hoặc cắt mất góc | Bản dịch thiếu ghi chú, con dấu, số vào sổ ở mặt sau | Chụp đủ hai mặt, để lộ viền giấy ở cả bốn cạnh |
| Không nói nơi nhận | Dịch đúng nghĩa nhưng sai hình thức, thiếu cam đoan hoặc thiếu chứng thực | Gửi kèm đoạn yêu cầu của nơi nhận |
| Không gửi chính tả họ tên | Tên trên bản dịch lệch hộ chiếu | Gửi ảnh trang hộ chiếu hoặc gõ lại họ tên không dấu |
| Bỏ qua bản nháp | Phát hiện sai sau khi đã chứng thực | Luôn yêu cầu và đọc bản nháp |
| Đặt sát hạn nộp | Không kịp sửa, không kịp đi lãnh sự | Đặt sớm, cộng thêm thời gian dự phòng cho bước lãnh sự và chuyển phát |
| Gửi giấy tờ qua kênh công khai | Lộ thông tin cá nhân | Gửi qua kênh riêng, không đăng vào nhóm chat đông người |
Nếu bạn muốn Dịch Việt xem trước bộ giấy tờ và tư vấn hình thức bản dịch phù hợp với nơi nhận, hãy gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký kèm ảnh chụp các trang.
Câu hỏi thường gặp
Gửi ảnh chụp bằng điện thoại có được không hay bắt buộc phải scan?
Ảnh chụp bằng điện thoại dùng được nếu đủ sáng, không lóa, không nghiêng, đọc rõ con dấu và chữ viết tay. Máy scan cho kết quả đều hơn nhưng không bắt buộc. Điều quan trọng là đủ trang, đủ mặt sau và không cắt mất mép giấy.
Có cần gửi bản chính cho nơi dịch không?
Để dịch thì không, ảnh chụp là đủ. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực chỉ cần khi làm thủ tục chứng thực chữ ký người dịch đối với một số loại giấy tờ, hoặc khi phải đi chứng nhận lãnh sự. Hỏi trước để chuẩn bị đúng thời điểm.
Đặt dịch online thì ai chịu trách nhiệm nếu bản dịch sai?
Người dịch chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch. Tuy nhiên những thông tin bạn đã duyệt trên bản nháp, như cách viết tên hay tên công ty, là phần bạn xác nhận. Giữ lại tin nhắn trao đổi để hai bên đối chiếu khi cần sửa.
Có nên đặt dịch qua nhóm mạng xã hội không?
Nên tránh đăng giấy tờ vào nhóm đông người hay bình luận công khai. Nếu liên hệ qua mạng xã hội, hãy chuyển sang kênh nhắn riêng hoặc email, chỉ gửi đúng các trang cần dịch, và xoá tệp sau khi xong việc.
Ở nước ngoài có đặt dịch giấy tờ Việt Nam được không?
Được. Phần dịch và duyệt nháp làm hoàn toàn từ xa. Khó khăn nằm ở bước chứng thực và lãnh sự nếu cần bản chính; khi đó bạn có thể nhờ người thân ở Việt Nam mang giấy tờ tới hoặc gửi bản chính qua đường bảo đảm.
Bản dịch xong có được giữ bản mềm để in thêm sau không?
Bạn nên giữ bản scan màu để tham khảo và đặt thêm bản. Nhưng bản in lại từ tệp không có giá trị như bản có chữ ký và dấu đỏ. Khi cần thêm bản có xác nhận, hãy đặt sao thêm hoặc chứng thực bản sao theo quy định.