Doanh nghiệp đặt dịch thường xuyên nên làm bốn việc: giao một đầu mối nội bộ duy nhất, phân loại tài liệu theo mức yêu cầu (có chứng thực, dịch thường, dịch tham khảo), dùng chung một bảng tên riêng cho mọi đơn, và ký một thoả thuận khung với nơi dịch về thời hạn, sửa lỗi, bảo mật, thanh toán. Thiếu bốn việc này, mỗi phòng ban tự đặt theo cách riêng và tên công ty xuất hiện năm kiểu trong năm bộ hồ sơ.
Bài này viết cho bộ phận hành chính, nhân sự, pháp chế ở doanh nghiệp vừa và nhỏ: những nơi không có phòng dịch thuật riêng nhưng mỗi tháng đều có giấy tờ phải dịch, từ hồ sơ nhân viên đi công tác, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đến hồ sơ gửi đối tác. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao cần một đầu mối
Khi mỗi phòng tự đặt dịch, ba vấn đề xuất hiện gần như chắc chắn. Thứ nhất, cách viết tên công ty, tên phòng ban, chức danh không thống nhất giữa các bản dịch, và đối tác hay cơ quan nước ngoài nhận được những giấy tờ như của nhiều công ty khác nhau. Thứ hai, không ai biết tổng chi phí dịch trong năm, nên không có cơ sở thương lượng. Thứ ba, giấy tờ cá nhân của nhân viên đi qua nhiều tay và nhiều kênh, khó kiểm soát bảo mật.
Một đầu mối nội bộ, thường là người ở bộ phận hành chính hoặc nhân sự, giải quyết cả ba. Người này nhận yêu cầu từ các phòng, kiểm đủ giấy, gửi nơi dịch theo một mẫu cố định, duyệt phần thông tin công ty trên bản nháp, theo dõi tiến độ và lưu bản dịch. Các phòng chỉ cần nói rõ mục đích và hạn.
Đầu mối không cần biết ngoại ngữ. Việc của họ là giữ quy trình và giữ bảng tên riêng. Phần nội dung chuyên môn, như hợp đồng hay tài liệu kỹ thuật, vẫn do phòng có chuyên môn soát.
Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh có thể có một người nhận yêu cầu tại chỗ, nhưng bảng tên riêng và thoả thuận với nơi dịch nên chỉ có một bản dùng chung.
Phân loại tài liệu trước khi đặt
Không phải tài liệu nào cũng cần cùng một mức. Phân loại ngay từ yêu cầu nội bộ giúp không trả tiền chứng thực cho thứ chỉ để đọc, và không gửi bản dịch thường cho nơi đòi bản có chứng thực.
| Nhóm | Ví dụ trong doanh nghiệp | Mức yêu cầu thường gặp |
|---|---|---|
| Hồ sơ nộp cơ quan | Hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài, hồ sơ thị thực công tác của nhân viên, giấy tờ pháp nhân nộp cơ quan nước ngoài | Có chứng thực; có thể kèm hợp pháp hoá lãnh sự; theo yêu cầu của cơ quan nhận |
| Hồ sơ gửi đối tác | Hồ sơ năng lực, hồ sơ dự thầu, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, báo cáo tài chính | Tuỳ đối tác; giấy pháp lý thường cần chứng thực, phần giới thiệu là dịch thường |
| Tài liệu vận hành | Quy trình nội bộ, sổ tay nhân viên, hướng dẫn an toàn, tài liệu đào tạo | Dịch thường, chú trọng thuật ngữ và nhất quán |
| Tài liệu tham khảo | Thư đối tác, biên bản họp, tài liệu kỹ thuật để đọc hiểu | Dịch thường, có thể dịch nhanh, không cần trình bày theo bố cục gốc |
Đầu mối nên ghi nhóm ngay trong yêu cầu gửi nơi dịch. Nơi dịch nhìn nhóm là biết cần quy trình nào, và báo giá đúng mức thay vì báo mặc định cho mức cao nhất.
Bảng tên riêng dùng chung: tài sản nhỏ mà giá trị lớn
Gồm những gì. Tên công ty và tên viết tắt bằng các ngôn ngữ đã dùng, tên chi nhánh, tên phòng ban, chức danh, địa chỉ trụ sở, tên sản phẩm chính, tên các dự án lớn. Mỗi mục một cách viết đã chốt.
Ai chốt. Lãnh đạo hoặc bộ phận pháp chế chốt tên công ty và địa chỉ theo giấy tờ pháp lý; bộ phận nhân sự chốt chức danh. Nơi dịch có thể đề xuất, nhưng doanh nghiệp quyết định.
Dùng thế nào. Gửi kèm mọi đơn dịch. Khi duyệt nháp, đầu mối soát phần thông tin công ty theo bảng, không cần đọc toàn văn.
Cập nhật ra sao. Khi có chức danh mới, chi nhánh mới, đổi địa chỉ, cập nhật bảng và báo nơi dịch. Ghi ngày cập nhật để biết bản dịch nào làm theo phiên bản nào.
Cái giá của việc không có. Đối tác thẩm định nhận hồ sơ năng lực ghi một tên, báo cáo tài chính ghi một tên khác, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi tên thứ ba. Mỗi lần như vậy là một câu hỏi phải trả lời bằng văn bản, và một chút uy tín bị trừ.
Hồ sơ nhân viên: hai chiều hay gặp
Chiều thứ nhất là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Hồ sơ xin giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp phép thường có bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ do nước ngoài cấp. Những giấy này thường phải hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) rồi mới dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Lịch hợp pháp hoá ở nước của người lao động thường là khâu dài nhất, nên doanh nghiệp cần nhắc người lao động làm từ trước khi sang.
Chiều thứ hai là nhân viên Việt Nam đi công tác, đào tạo hay làm việc ở nước ngoài. Hồ sơ thị thực thường cần xác nhận công tác, hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định cử đi, kèm giấy tờ cá nhân. Phần do công ty cấp nên có mẫu song ngữ sẵn hoặc bản dịch chuẩn theo bảng tên riêng, để mỗi lần chỉ thay thông tin cá nhân.
Thủ tục giấy phép lao động và thị thực thay đổi theo từng thời kỳ; danh mục giấy tờ, thời hạn và lệ phí cần kiểm trên cổng thông tin chính thức của cơ quan có thẩm quyền và cơ quan đại diện nước đến ở thời điểm nộp.
Với hồ sơ nhân viên, bảo mật không chỉ là chuyện giữa doanh nghiệp và nơi dịch. Giấy tờ là của người lao động; họ nên được biết giấy nào được gửi đi dịch, cho mục đích gì.
Thoả thuận khung với nơi dịch nên có gì
Không cần hợp đồng dày. Một thoả thuận vài trang, hoặc một báo giá khung có xác nhận hai bên, nên bao gồm:
- Phạm vi: các nhóm tài liệu, cặp ngôn ngữ, hình thức bản dịch thường gặp.
- Cách tính: theo nhóm tài liệu; cách tính bộ bổ sung; phụ phí gấp; phần lệ phí nhà nước tách riêng.
- Thời hạn chuẩn và thời hạn gấp cho từng nhóm, tính từ lúc nơi dịch nhận đủ thông tin.
- Vòng nháp và người duyệt: ai phía doanh nghiệp duyệt phần nào.
- Sửa lỗi: lỗi do người dịch sửa không tính thêm, kể cả in và chứng thực lại; lỗi do thay đổi thông tin sau duyệt thì tính theo cách đã thống nhất.
- Bảo mật: ai được tiếp cận tài liệu, người dịch cộng tác có cam kết bảo mật, không dùng công cụ dịch máy công cộng cho tài liệu mật nếu doanh nghiệp không đồng ý, thời hạn lưu và cách xoá.
- Thanh toán và chứng từ: theo đơn hay theo kỳ, chứng từ kế toán cần có.
- Lưu giữ và tái sử dụng: nơi dịch giữ bảng tên riêng và các bản dịch mẫu của doanh nghiệp để dùng lại cho đơn sau.
Điểm về công cụ dịch máy ngày càng quan trọng với tài liệu nội bộ. Doanh nghiệp nên nói rõ tài liệu nào được phép, tài liệu nào không, thay vì để nơi dịch tự quyết.
Lỗi doanh nghiệp hay mắc khi đặt dịch
Những lỗi dưới đây không nằm ở trình độ người dịch mà ở cách doanh nghiệp tổ chức việc đặt dịch. Mỗi lỗi đều có cách tránh rẻ.
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Gửi tài liệu bản cũ, chưa phải bản cuối | Dịch xong lại phải dịch phần thay đổi, tốn hai lần và dễ lẫn phiên bản | Chỉ gửi bản đã chốt; nếu buộc gửi sớm, ghi rõ phiên bản và ngày |
| Không nói nơi nhận, chỉ nói “dịch tiếng Anh” | Bản dịch đúng nghĩa nhưng sai hình thức, thiếu chứng thực hoặc thiếu cam đoan | Ghi nhóm tài liệu và nơi nhận trong mọi yêu cầu |
| Nhiều người duyệt nháp, mỗi người sửa một kiểu | Tên công ty, chức danh đổi qua đổi lại giữa các vòng | Phân rõ ai duyệt phần nào; đầu mối tổng hợp ghi chú |
| Gửi tài liệu qua tài khoản cá nhân của nhân viên | Mất dấu khi nhân viên nghỉ việc; khó xoá, khó kiểm soát | Dùng hộp thư chung của bộ phận cho mọi trao đổi với nơi dịch |
| Không lưu bản dịch đã làm | Lần sau dịch lại từ đầu, cách dịch không thống nhất với lần trước | Lưu bản scan và tệp dịch vào kho hồ sơ chung, đặt tên theo quy ước |
Lỗi đầu tiên hay gặp nhất với hồ sơ dự thầu và hợp đồng đang đàm phán, nơi văn bản còn đổi đến phút cuối. Với những tài liệu này, nên thoả thuận trước với nơi dịch cách xử lý phần thay đổi, thay vì gửi lại cả văn bản mỗi lần.
Luồng đặt dịch nội bộ mẫu
Một luồng đơn giản, áp dụng được cho doanh nghiệp vài chục đến vài trăm nhân sự:
- Phòng có nhu cầu gửi đầu mối: tài liệu, mục đích, nơi nhận, hạn, nhóm tài liệu.
- Đầu mối kiểm đủ trang, đủ giấy, kiểm giấy nước ngoài đã hợp pháp hoá chưa nếu cần.
- Đầu mối gửi nơi dịch kèm bảng tên riêng và đoạn yêu cầu của nơi nhận.
- Nơi dịch xác nhận thời hạn và chi phí theo thoả thuận khung.
- Bản nháp: đầu mối soát thông tin công ty, phòng chuyên môn soát nội dung chuyên ngành, người lao động soát thông tin cá nhân của mình.
- Nhận bản hoàn chỉnh, đầu mối kiểm số bộ, lời chứng, cách đóng ghép.
- Lưu bản scan vào kho hồ sơ của doanh nghiệp; cập nhật bảng tên riêng nếu có tên mới.
Sau vài tháng, đầu mối có thể nhìn lại: nhóm tài liệu nào đặt nhiều nhất, đơn nào hay phải sửa, sửa vì lỗi gì. Những con số nội bộ này là căn cứ tốt hơn mọi cảm nhận khi điều chỉnh thoả thuận hay quy trình. Nếu doanh nghiệp muốn trao đổi một thoả thuận khung, có thể gửi yêu cầu cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký, kèm danh sách nhóm tài liệu thường dịch.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ, mỗi tháng vài giấy có cần thoả thuận khung không?
Không cần văn bản dày, nhưng nên có một tin nhắn hoặc email chốt cách tính, thời hạn, sửa lỗi và bảo mật, cùng một bảng tên riêng. Như vậy mỗi lần đặt không phải thương lượng lại từ đầu.
Có nên để nhân viên tự đặt dịch giấy tờ cá nhân rồi công ty hoàn tiền?
Được với giấy tờ thuần cá nhân. Với giấy do công ty cấp như xác nhận công tác, hợp đồng, nên để đầu mối đặt để giữ cách viết tên công ty và chức danh thống nhất.
Báo cáo tài chính gửi đối tác nước ngoài có cần chứng thực không?
Tuỳ yêu cầu của đối tác và mục đích. Nhiều trường hợp đối tác chỉ cần bản dịch rõ ràng kèm báo cáo gốc, có trường hợp cần bản dịch có chứng thực hoặc bản do kiểm toán phát hành song ngữ. Hỏi đối tác trước khi đặt.
Tài liệu mật của công ty có nên gửi đi dịch không?
Nếu cần, chỉ gửi phần cần dịch, có cam kết bảo mật với nơi dịch, nói rõ không dùng công cụ dịch máy công cộng, và thống nhất thời hạn xoá. Với tài liệu mật cao, cân nhắc ký thoả thuận bảo mật riêng trước khi gửi.
Hồ sơ người lao động nước ngoài nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ danh mục giấy tờ theo quy định hiện hành của cơ quan cấp phép, đánh dấu giấy nào do nước ngoài cấp, nhắc người lao động hợp pháp hoá những giấy đó ở nước họ trước khi sang. Phần dịch sang tiếng Việt và chứng thực làm sau cùng.