Khi đang ở nước ngoài, bạn vẫn đặt dịch giấy tờ Việt Nam được: gửi ảnh chụp để dịch và duyệt nháp hoàn toàn từ xa, còn những bước cần giấy thật như chứng thực hay chứng nhận lãnh sự thì nhờ người thân tại Việt Nam giữ bản chính và làm thay, rồi gửi bản dịch qua chuyển phát quốc tế.
Quyết định quan trọng hơn cả là nên dịch ở Việt Nam hay dịch ở nước bạn đang sống. Câu trả lời phụ thuộc nơi nhận chấp nhận bản dịch của ai và bản chính đang nằm ở đâu. Chọn sai, bạn có thể trả tiền dịch hai lần và mất vài tuần chuyển phát qua lại.
Dịch ở Việt Nam hay dịch ở nước sở tại
Không có đáp án chung. Bảng dưới so sánh hai hướng ở góc thực hành để bạn cân nhắc theo hồ sơ của mình.
| Tiêu chí | Dịch ở Việt Nam | Dịch ở nước sở tại |
|---|---|---|
| Nơi nhận chấp nhận | Khi nơi nhận chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam, có chứng thực hoặc kèm cam đoan | Khi nơi nhận chỉ chấp nhận người dịch được nước họ công nhận |
| Bản chính cần ở đâu | Thường cần bản chính hoặc bản sao có chứng thực ở Việt Nam cho bước chứng thực, lãnh sự | Bản chính đã hợp pháp hoá theo yêu cầu, mang hoặc gửi sang nước sở tại |
| Người dịch hiểu giấy tờ Việt Nam | Quen mẫu giấy, con dấu, thuật ngữ hành chính Việt Nam | Tuỳ người dịch; cặp Việt – ngôn ngữ đó ở một số nước ít người làm |
| Bước lãnh sự | Dễ làm cùng lúc với dịch nếu giấy tờ còn ở Việt Nam | Phải hoàn tất ở Việt Nam trước khi mang giấy sang |
| Chuyển phát | Gửi bản dịch ra nước ngoài, có thời gian và rủi ro thất lạc | Không cần gửi bản dịch qua biên giới |
Nếu nơi nhận chấp nhận cả hai, yếu tố quyết định thường là bản chính đang ở đâu. Giấy tờ còn ở nhà tại Việt Nam thì dịch ở Việt Nam thường gọn hơn; giấy tờ đã mang theo sang nước ngoài và đã hợp pháp hoá đầy đủ thì dịch tại chỗ có thể nhanh hơn.
Quy trình đặt dịch từ xa khi dịch ở Việt Nam
Đây là trình tự cho trường hợp phổ biến: bạn ở nước ngoài, giấy tờ gốc ở Việt Nam hoặc bạn có ảnh chụp, nơi nhận chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam.
- Đọc yêu cầu bản dịch của nơi nhận, chụp nguyên văn đoạn yêu cầu.
- Gửi ảnh chụp giấy tờ, đoạn yêu cầu, tờ chính tả tên riêng và hạn nộp qua kênh riêng cho nơi dịch.
- Nhận báo giá tách dòng, xác nhận số bộ và cách nhận.
- Duyệt bản nháp từ xa, phản hồi bằng chữ.
- Người thân tại Việt Nam mang bản chính hoặc bản sao có chứng thực tới nơi dịch nếu bước chứng thực cần đối chiếu, hoặc gửi qua đường bảo đảm.
- Nếu cần chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá: người thân hoặc nơi dịch làm thay theo quy định về người được nộp hộ, kèm giấy tờ cần thiết.
- Nhận bản scan bản dịch hoàn chỉnh để kiểm trước, rồi nhận bản giấy qua chuyển phát quốc tế hoặc qua người thân mang sang.
Bước 5 và 6 phụ thuộc vào việc có người tin cậy ở Việt Nam. Nếu không có, hỏi nơi dịch về cách nhận bản chính qua đường bảo đảm và trả lại sau khi xong, kèm biên nhận ở cả hai chiều.
Một lưu ý về giờ giấc: các bước có giấy thật đều diễn ra trong giờ hành chính ở Việt Nam. Nếu bạn ở châu Âu hay Bắc Mỹ, khung đó rơi vào đêm hoặc sáng sớm của bạn. Thống nhất trước rằng người thân có quyền quyết định những việc nhỏ tại chỗ, như ký nhận, còn việc liên quan nội dung bản dịch thì chờ bạn duyệt.
Nhờ người thân: chuẩn bị gì để họ không phải gọi bạn mười lần
Người thân nhận làm thay thường không quen thủ tục, và chênh lệch múi giờ khiến mỗi lần hỏi lại mất cả ngày. Chuẩn bị một gói hướng dẫn trước khi giao việc sẽ tiết kiệm cho cả hai bên.
Gói này gồm: danh sách giấy tờ bản chính cần mang, đặt trong một phong bì có ghi bên ngoài; thông tin liên lạc của nơi dịch và người phụ trách đơn; số bộ cần nhận; việc cần kiểm khi nhận bản dịch, như đếm số trang, nhìn lời chứng, nhìn dấu giáp lai. Nếu có bước nộp lãnh sự, ghi rõ nơi nộp và giấy tờ tuỳ thân người nộp cần mang.
Với một số thủ tục, người làm thay cần giấy uỷ quyền hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ, tuỳ quy định của nơi tiếp nhận. Bạn ở nước ngoài có thể lập giấy uỷ quyền và chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc theo hình thức khác mà nơi tiếp nhận chấp nhận; hãy kiểm yêu cầu cụ thể trước, vì thủ tục và thẩm quyền có thể thay đổi.
Thống nhất kênh liên lạc ba bên giữa bạn, người thân và nơi dịch, ví dụ một cuộc trò chuyện chung chỉ để trao đổi việc này. Mọi quyết định về nội dung bản dịch, như cách viết tên, vẫn do bạn duyệt; người thân chỉ lo phần giấy tờ thật.
Gửi bản dịch và bản chính qua biên giới
Chọn dịch vụ có theo dõi. Giấy tờ có dấu đỏ và bản chính rất khó thay thế. Chọn dịch vụ chuyển phát quốc tế có mã theo dõi, có ký nhận, ghi đúng địa chỉ theo chuẩn của nước nhận.
Đóng gói phẳng, chống ẩm. Đặt bản dịch trong bìa cứng hoặc túi nhựa phẳng, không gấp, rồi mới cho vào phong bì. Bản dịch bị gấp nhiều nếp hay ố nước vẫn hợp lệ về pháp lý nhưng dễ gây nghi ngại khi nộp.
Tách bản chính và bản dịch nếu không cần đi cùng. Nếu nơi nhận chỉ cần bản dịch kèm bản sao, giữ bản chính ở Việt Nam. Bớt một thứ đi qua biên giới là bớt một rủi ro.
Khai báo nội dung trung thực. Khai đúng là giấy tờ cá nhân, không có giá trị thương mại. Tránh khai mơ hồ dễ bị giữ lại kiểm tra.
Nhận bản scan trước. Kiểm bản scan khi bản giấy còn đang trên đường. Nếu có lỗi, bạn báo sửa ngay và có thể đổi kế hoạch gửi.
Tính thời gian chuyển phát vào lịch. Chuyển phát quốc tế có thể chậm vì hải quan, ngày lễ ở hai nước. Đừng để ngày nhận dự kiến sát hạn nộp.
Nếu dịch ở nước sở tại: lưu ý riêng với giấy tờ tiếng Việt
Khi nơi nhận chỉ chấp nhận người dịch của nước họ, bạn sẽ đặt dịch tại chỗ. Ở nhiều nước, số người dịch được công nhận cho cặp tiếng Việt không nhiều, lịch có thể kín, nên liên hệ sớm.
Người dịch ở nước sở tại có thể không quen mẫu giấy tờ Việt Nam: không biết vì sao khai sinh có “quyển số”, không phân biệt được trích lục với bản sao, hay đọc nhầm con dấu đỏ chồng lên chữ ký. Bạn giúp họ bằng cách gửi kèm tờ chính tả tên riêng, giải thích ngắn về loại giấy, và nếu có, bản dịch tham khảo làm ở Việt Nam trước đó để họ đối chiếu cách hiểu thuật ngữ.
Nhớ rằng giấy tờ Việt Nam mang sang thường phải được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá theo yêu cầu của nước đó trước khi dịch. Tem, dấu của các bước này cũng là nội dung cần dịch. Nếu bước này chưa làm, việc dịch tại chỗ có thể phải chờ, và bạn lại cần người ở Việt Nam hỗ trợ.
Chiều ngược lại: giấy tờ nước ngoài cần dùng ở Việt Nam
Nhiều người ở nước ngoài cần dùng giấy tờ do nước sở tại cấp cho việc ở Việt Nam: giấy kết hôn đăng ký ở nước ngoài để ghi chú vào sổ hộ tịch, bằng cấp để xin việc ở Việt Nam, giấy chứng tử của người thân để làm thủ tục thừa kế. Chiều này có thứ tự riêng.
Thông thường, giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hoá lãnh sự để dùng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Sau đó mới dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam. Mang giấy chưa hợp pháp hoá về Việt Nam rồi mới tìm cách dịch là vướng ngay ở bước chứng thực.
Vì vậy, khi còn ở nước sở tại, hãy làm xong phần hợp pháp hoá theo quy trình của nước đó và cơ quan đại diện Việt Nam ở đó. Bản dịch tiếng Việt có thể đặt từ xa song song: gửi ảnh chụp để dịch và duyệt nháp trước, khi giấy đã hợp pháp hoá về tới Việt Nam thì chỉ còn bước in, ký và chứng thực.
Kiểm danh sách nước được miễn hợp pháp hoá và yêu cầu hiện hành tại cơ quan có thẩm quyền về lãnh sự, vì quy định này có thể thay đổi theo điều ước mới.
Danh mục kiểm tra trước khi đặt dịch từ xa
Trước khi bấm gửi yêu cầu từ nước ngoài, soát nhanh các điểm sau:
- Đã biết nơi nhận chấp nhận bản dịch làm ở đâu, do ai dịch.
- Đã biết bản chính đang ở đâu, ai giữ, có cần mang tới nơi dịch không.
- Đã có người tin cậy ở Việt Nam và gói hướng dẫn cho họ, nếu cần.
- Đã kiểm thời hạn của giấy gốc thuộc nhóm có thời hạn, như lý lịch tư pháp.
- Đã có tờ chính tả tên riêng theo hộ chiếu hiện tại.
- Đã tính thời gian chuyển phát và dự phòng vào lịch nộp.
- Đã chọn kênh gửi giấy tờ riêng, không qua nhóm đông người.
Nếu bạn đang ở nước ngoài và cần dịch giấy tờ Việt Nam cho hồ sơ bên đó, hãy gửi ảnh giấy tờ và đoạn yêu cầu của nơi nhận cho Dịch Việt qua mẫu đăng ký; việc đầu tiên sẽ là cùng bạn xác định nên dịch ở Việt Nam hay ở nước sở tại.
Câu hỏi thường gặp
Ở nước ngoài có chứng thực bản dịch giấy tờ Việt Nam được không?
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện một số việc chứng thực theo pháp luật Việt Nam; hãy hỏi cơ quan đại diện nơi bạn ở về việc chứng thực chữ ký người dịch và người dịch đủ điều kiện. Nếu nơi nhận ở nước sở tại, hình thức xác nhận bản dịch của chính nước đó thường phù hợp hơn.
Có cần gửi bản chính về Việt Nam để dịch không?
Để dịch thì không, ảnh chụp là đủ. Bản chính chỉ cần khi bước chứng thực hoặc chứng nhận lãnh sự đòi đối chiếu. Nếu giấy gốc đang ở Việt Nam, nhờ người thân mang tới là gọn nhất; tránh gửi bản chính qua lại biên giới khi không cần.
Người thân có làm thay thủ tục lãnh sự cho mình được không?
Nhiều thủ tục cho phép người khác nộp hộ, có khi cần giấy uỷ quyền hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ. Quy định cụ thể tuỳ cơ quan tiếp nhận và có thể thay đổi, nên kiểm trước trên cổng thông tin chính thức của cơ quan đó.
Bản dịch gửi qua chuyển phát bị thất lạc thì sao?
Nếu nơi dịch còn lưu tệp và người dịch còn làm việc, có thể in và chứng thực lại bộ mới. Bản chính bị thất lạc thì phải xin cấp lại hoặc xin bản sao từ sổ gốc. Vì vậy nên tách bản chính và bản dịch khi gửi.
Đang ở nước ngoài có duyệt bản nháp kịp không với chênh lệch múi giờ?
Được, nếu thống nhất trước khung giờ trả lời và phản hồi bằng chữ. Gửi đủ thông tin chính tả ngay từ đầu giúp bản nháp ít phải sửa, rút ngắn số vòng trao đổi qua lại giữa hai múi giờ.
Giấy kết hôn đăng ký ở nước ngoài muốn dùng ở Việt Nam thì bắt đầu từ đâu?
Thường bắt đầu bằng việc hợp pháp hoá lãnh sự giấy đó theo quy trình của nước cấp và cơ quan đại diện Việt Nam, trừ trường hợp được miễn. Sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực tại Việt Nam, rồi nộp cơ quan hộ tịch có thẩm quyền.