Chọn nơi dịch thuật giấy tờ nên dựa vào những thứ kiểm được trước khi đặt: họ có hỏi bạn nộp cho ai không, người dịch có đủ điều kiện để bản dịch được chứng thực không, có vòng bản nháp và khâu rà soát không, báo giá có tách dòng không, có cam kết sửa lỗi và bảo mật bằng chữ không. Lời quảng cáo, số năm thành lập hay lời hứa “nhanh nhất” không nằm trong danh sách đó.
Chín tiêu chí dưới đây đều kiểm được bằng một hai câu hỏi qua tin nhắn hoặc email. Bạn không cần hiểu nghề dịch để đánh giá; chỉ cần để ý cách nơi dịch trả lời. Cách Dịch Việt tiếp nhận yêu cầu cũng được thiết kế để trả lời được cả chín câu này.
Ba tiêu chí về cách họ tiếp nhận yêu cầu
1. Họ hỏi bạn nộp cho ai. Nơi dịch làm nghề nghiêm túc hỏi ngay: nộp cơ quan nào, nước nào, có yêu cầu về người dịch hay cam đoan không, có cần chứng nhận lãnh sự không. Nơi báo ngay một con số “dịch công chứng” mà không hỏi gì là đang báo cho một sản phẩm chung chung, có thể không khớp với thứ bạn cần.
2. Họ đọc kỹ ảnh bạn gửi. Dấu hiệu tốt là họ chỉ ra trang thiếu mặt sau, con dấu mờ, phần viết tay khó đọc, hoặc hỏi giấy có phụ lục không. Điều đó cho thấy có người thật sự đã nhìn bộ giấy của bạn trước khi nhận việc.
3. Họ nói rõ điều họ không làm được. Ví dụ: ngôn ngữ này hiện chưa có người dịch đủ điều kiện để chứng thực; giấy nước ngoài này cần hợp pháp hoá trước rồi mới chứng thực được bản dịch; hạn này không kịp đi lãnh sự. Một câu “không” có lý do đáng tin hơn mười câu “được hết”.
Cách kiểm. Gửi một yêu cầu ngắn kèm ảnh giấy tờ và nơi nhận, rồi xem câu trả lời đầu tiên có câu hỏi ngược lại nào không. Không có câu hỏi nào cả thường là dấu hiệu chưa ai đọc kỹ.
Ba tiêu chí về người dịch và quy trình
Đây là phần quyết định chất lượng bản dịch, nhưng lại ít được hỏi nhất vì khách ngại hỏi chuyện “nội bộ”.
| Tiêu chí | Câu hỏi nên đặt | Câu trả lời đáng tin |
|---|---|---|
| 4. Người dịch đủ điều kiện cho cặp ngôn ngữ của bạn | Bản dịch sẽ do người dịch nào ký, có đủ điều kiện để chứng thực chữ ký với thứ tiếng này không? | Trả lời rõ là có, kèm nơi sẽ thực hiện chứng thực; hoặc nói thẳng là chưa có và đề xuất hướng khác |
| 5. Có khâu rà soát độc lập | Ngoài người dịch, có ai soát lại tên, số, ngày trước khi in không? | Có người thứ hai soát, hoặc có quy trình kiểm tra cụ thể; không chỉ “người dịch tự kiểm” |
| 6. Có vòng bản nháp cho khách | Khách có được xem bản nháp trước khi in và chứng thực không? | Có, kèm ngày gửi nháp; khuyến khích bạn duyệt phần tên riêng |
Tiêu chí số 6 quan trọng vì nó chuyển một phần quyền kiểm soát sang bạn, người duy nhất biết chắc cách viết tên mình, tên công ty mình. Nơi dịch từ chối gửi nháp, hoặc nói “không cần xem đâu”, là đang tự gánh một rủi ro mà cuối cùng bạn mới là người chịu.
Về điều kiện người dịch, theo quy định về chứng thực, người dịch phải đáp ứng yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và đăng ký làm cộng tác viên với nơi thực hiện chứng thực. Bạn không cần kiểm bằng cấp của họ; chỉ cần câu trả lời rõ ràng về việc bản dịch sẽ được ký và chứng thực ở đâu.
Ba tiêu chí về cam kết bằng chữ
7. Báo giá tách dòng. Phần dịch, phần chứng thực, số bộ, phần lãnh sự nếu có, phần giao nhận nên tách riêng. Báo giá tách dòng cho thấy nơi dịch hiểu mình đang bán gì, và giúp bạn quyết định bớt phần nào nếu cần.
8. Điều kiện sửa lỗi. Lỗi do người dịch thì sửa, in lại và chứng thực lại không tính thêm; lỗi do thông tin bạn đổi sau khi đã duyệt nháp thì tính phần in và chứng thực. Câu này nên có trước khi bạn đồng ý, không phải lúc đang tranh luận.
9. Bảo mật và lưu giữ. Giấy tờ được lưu ở đâu, ai xem, giữ bao lâu, xoá khi nào. Với hồ sơ có sao kê ngân hàng hay bệnh án, đây là tiêu chí ngang hàng với chất lượng dịch.
Ba cam kết này không cần hợp đồng dày. Một tin nhắn hoặc email xác nhận phạm vi, số bộ, ngày giao, điều kiện sửa và cách xử lý tệp là đủ để hai bên đối chiếu khi cần. Điều quan trọng là có chữ, không chỉ nói miệng qua điện thoại.
Những tín hiệu nên dừng lại
Gặp một trong những điều sau, bạn nên hỏi kỹ hoặc chọn nơi khác, dù giá có hấp dẫn đến đâu:
- Hứa kết quả nằm ngoài tay nơi dịch: “bảo đảm đậu visa”, “chắc chắn được trường chấp nhận”.
- Đề nghị “làm đẹp” hồ sơ: nâng xếp loại, thêm chức danh, sửa ngày tháng, bỏ bớt ghi chú bất lợi trên giấy gốc. Đây là làm sai lệch giấy tờ, hậu quả rơi vào người nộp.
- Nhận làm bản dịch cho giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hoá mà không nhắc gì về bước này, khi nơi nhận ở Việt Nam đòi bản có chứng thực.
- Không nói được bản dịch sẽ được chứng thực ở đâu, bởi ai.
- Đòi bạn gửi toàn bộ giấy tờ cá nhân, kể cả những giấy không cần dịch, “để lưu hồ sơ”.
- Đăng giấy tờ thật của khách khác lên mạng làm mẫu quảng cáo, dù đã che một phần.
Tín hiệu thứ hai nghiêm trọng nhất. Với hồ sơ thị thực, định cư, bản dịch sai sự thật có thể bị coi là khai báo không trung thực, hậu quả kéo dài hơn nhiều so với một lần bị từ chối vì hồ sơ yếu.
Tiêu chí nào nặng ký hơn với từng loại hồ sơ
Chín tiêu chí đều cần, nhưng tuỳ loại hồ sơ, có hai ba tiêu chí đáng hỏi kỹ hơn cả. Bảng dưới giúp bạn biết nên dồn câu hỏi vào đâu.
| Loại hồ sơ | Tiêu chí nên hỏi kỹ | Lý do |
|---|---|---|
| Du học | Hỏi nơi nhận (1), bản nháp (6) | Mỗi trường, mỗi nước có yêu cầu riêng về bản dịch; tên trường, tên ngành, thang điểm phải thống nhất giữa bằng và bảng điểm |
| Thị thực, định cư | Hỏi nơi nhận (1), nói rõ điều không làm được (3) | Có nước chỉ chấp nhận người dịch của họ hoặc cam đoan theo mẫu riêng; nơi dịch phải nói thẳng khi bản dịch làm ở Việt Nam không dùng được |
| Giấy tờ nước ngoài nộp cơ quan Việt Nam | Người dịch đủ điều kiện (4), nói rõ điều không làm được (3) | Giấy chưa hợp pháp hoá sẽ vướng ở bước chứng thực; ngôn ngữ ít phổ biến khó tìm người dịch đủ điều kiện |
| Hồ sơ doanh nghiệp | Rà soát (5), bảo mật (9) | Số liệu tài chính, tên pháp nhân, chức danh cần soát kỹ; dữ liệu kinh doanh và nhân sự cần cam kết bảo mật |
| Y khoa, kỹ thuật | Người dịch (4), rà soát (5) | Cần người có nền tảng chuyên môn; sai một thuật ngữ có thể đổi nghĩa cả đoạn |
Con số trong ngoặc là số thứ tự tiêu chí ở các mục trên. Khi thời gian hỏi han có hạn, dồn câu hỏi vào hai tiêu chí nặng ký nhất của loại hồ sơ mình là cách tiết kiệm mà vẫn an toàn.
Giá rẻ, giá cao và giá hợp lý
Giá không phải tiêu chí trong danh sách chín điều, nhưng tất nhiên ai cũng xem giá. Cách nhìn hợp lý là so giá sau khi đã chắc hai nơi đang báo cho cùng một phạm vi: cùng hình thức bản dịch, cùng số bộ, cùng thời hạn, cùng có hay không có bước lãnh sự.
Khi phạm vi đã giống nhau mà giá vẫn chênh nhiều, hãy hỏi phần chênh nằm ở đâu. Thường câu trả lời là khâu rà soát, vòng bản nháp, hoặc độ khó của giấy gốc mà một nơi đã tính, nơi kia chưa nhìn kỹ. Một báo giá thấp vì bỏ khâu rà soát không rẻ hơn nếu bạn phải trả thêm một lần in và chứng thực lại.
Ngược lại, giá cao không tự động có nghĩa là tốt. Giá cao đi kèm câu trả lời mơ hồ cho các tiêu chí 4 đến 6 không đáng tin hơn giá vừa phải đi kèm câu trả lời rõ ràng.
Một mẹo nhỏ: với bộ hồ sơ lớn, đặt thử một giấy ngắn trước để xem cách nơi dịch làm việc, từ câu hỏi đầu tiên đến bản nháp và cách họ phản hồi ghi chú. Mười phút quan sát cho bạn nhiều thông tin hơn mọi lời giới thiệu.
Kịch bản hỏi nhanh qua tin nhắn
Nếu muốn kiểm cả chín tiêu chí trong một lần trao đổi, bạn có thể gửi kèm yêu cầu đầu tiên một đoạn hỏi theo thứ tự sau:
- Hồ sơ này nộp cho [nơi nhận], yêu cầu bản dịch như đoạn đính kèm. Nơi dịch thấy cần hình thức bản dịch nào?
- Bản dịch do người dịch nào ký, chứng thực ở đâu, có đủ điều kiện với thứ tiếng này không?
- Có khâu soát lại trước khi in không? Khách có được duyệt bản nháp không, ngày nào có nháp?
- Xin báo giá tách dòng: dịch, chứng thực, số bộ, giao nhận, lãnh sự nếu có.
- Nếu bản dịch có lỗi do người dịch, việc sửa và chứng thực lại xử lý thế nào?
- Tệp giấy tờ được lưu ở đâu, giữ bao lâu, có xoá theo yêu cầu không?
Nơi trả lời đủ sáu câu, rõ ràng, trong một hai lần nhắn là nơi đáng để bạn giao bộ giấy tờ. Nếu bạn muốn gửi đúng đoạn hỏi này cho Dịch Việt, hãy dán vào mẫu đăng ký cùng ảnh giấy tờ.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng dịch thuật có tự chứng thực bản dịch được không?
Văn phòng dịch thuật tư nhân tổ chức việc dịch và thường làm thủ tục thay khách, nhưng việc chứng thực chữ ký người dịch do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện theo quy định. Hỏi rõ bản dịch của bạn sẽ được chứng thực ở đâu.
Có nên chọn nơi dịch gần nơi nộp hồ sơ không?
Gần thì tiện nhận bản giấy và mang bản chính tới khi cần đối chiếu, nhưng không bắt buộc. Phần dịch và duyệt nháp làm từ xa được. Tiêu chí về người dịch, rà soát và cam kết quan trọng hơn khoảng cách.
Làm sao biết người dịch có thật sự giỏi thứ tiếng đó?
Bạn khó tự đánh giá nếu không biết tiếng. Cách thực tế là xem bản nháp: tên, số, ngày có chính xác không, trình bày có bám bố cục giấy gốc không, có ghi chú hợp lý cho phần khó không. Với văn bản chuyên ngành, nhờ người trong ngành đọc thử một đoạn.
Đánh giá trên mạng có đáng tin để chọn nơi dịch không?
Chỉ nên là một nguồn tham khảo. Đánh giá thường nói về thái độ và tốc độ, ít khi nói về độ chính xác. Chín tiêu chí kiểm được trực tiếp qua trao đổi cho bạn thông tin sát với bộ hồ sơ của mình hơn.
Đổi nơi dịch giữa chừng có được không?
Được, nhưng cần nhận lại toàn bộ tệp bạn đã gửi và đề nghị nơi cũ xoá bản lưu. Bản nháp của nơi cũ chỉ để tham khảo; người dịch mới sẽ phải dịch hoặc rà lại và chịu trách nhiệm với bản của mình.